Prosperando com um parque de impressoras de vários fornecedores

Em um mundo ideal, os representantes de vendas de equipamentos de escritório ficariam mais felizes se fizessem a substituição completa de todo o parque de impressoras multifuncionais de seus clientes - e da solução de gerenciamento de impressão - tudo de um único fornecedor ou OEM. Pelo menos no papel, essa seria a solução mais simples e limpa. E, de acordo com os analistas, é isso que tanto as empresas quanto os fornecedores de soluções de gerenciamento de impressão preferem fazer. 

Mas muitas vezes isso não acontece. Vivemos em um mundo abaixo do ideal, onde as restrições orçamentárias e a disponibilidade limitada de hardware moldam as escolhas e a infraestrutura de TI - e isso inclui as impressoras multifuncionais (MFPs) e seu software de gerenciamento.  

Vamos falar sobre essas impressoras multifuncionais

Embora muitas organizações tenham uma frota mista de multifuncionais, não está claro exatamente quão comuns são essas frotas de vários fornecedores. Cálculos de bastidores colocam o número em torno de 40% - e ele pode ser muito, muito maior.

Grande parte dessa mistura é atribuída à forma como os parques de impressoras são construídos ao longo do tempo. " A maioria das organizações evolui organicamente e, consequentemente, um parque típico é composto por impressoras e multifuncionais provenientes de vários fornecedores", disse Sharon McNee, gerente de pesquisa da IDC Europa. "Esse hardware foi adquirido por vários métodos e em contratos que duram diferentes períodos, resultando na coexistência de dispositivos antigos e novos."

Além disso, a escassez global de chips semicondutores também abalou o setor de impressoras. Os fabricantes foram forçados a alocar seu suprimento limitado entre as linhas de produtos, modelos específicos não estavam disponíveis e os preços em geral aumentaram. " Foi uma oportunidade inesperada de criar um ambiente de frota mista com base na disponibilidade de dispositivos de diferentes fabricantes", afirmou Louella Fernandes, diretora da consultoria Quocirca.

Não é que as empresas ou os fornecedores estejam tentando criar diversidade em seus parques de impressoras. " Eles estão se esforçando para racionalizar os parques de impressão, reduzindo o número total de marcas e modelos, mas, mesmo depois desse exercício, a maioria dos parques de impressão ainda contará com hardware de pelo menos dois fornecedores", acrescentou McNee. "Acrescente a isso o fato de que nenhum fornecedor de impressão pode fornecer todos os tipos de hardware necessários e você terá uma situação em que uma frota completamente homogênea é algo muito raro."

Os problemas da frota mista vão além do hardware

Ter um parque de impressoras diversificado é mais do que uma mistura de hardware. " Um ambiente de frota mista geralmente requer uma colcha de retalhos de software e drivers de várias marcas e dispositivos - e não se esqueça dos desafios de administração de TI, das vulnerabilidades de segurança, dos consumíveis e do maior impacto ambiental", explicou Fernandes, da Quocirca. Há também forças sociais que as empresas precisam enfrentar. " A mudança para o trabalho remoto e uma força de trabalho distribuída está criando mais desafios no gerenciamento de uma infraestrutura de impressão de vários fornecedores", disse ela.  

Pelos números, uma pesquisa da Quocirca descobriu que a maioria (61%) das empresas pesquisadas tinha uma configuração de impressão unitária - um parque padronizado com uma solução de impressão de gerenciamento único. No entanto, (31%) das empresas tinham um parque de impressoras de vários fornecedores com uma única solução de impressão. Além disso, uma pequena parte das empresas (8%) tinha uma mistura operacional de mais de um fornecedor de soluções de impressão. 

Independentemente de ser diretamente fornecida pelo OEM ou de ser uma solução independente e independente de marca, uma solução de impressão gerenciada precisa ser eficaz para lidar com pelo menos duas ou mais marcas de impressoras. " O objetivo aqui é atenuar a diversidade de hardware com uma plataforma central de gerenciamento de impressão que possa suportar um ambiente de vários fornecedores com uma experiência de usuário consistente, independentemente do dispositivo ou da marca", disse Fernandes.

Problemas do dia a dia com uma frota de vários fornecedores

Em muitos casos, o surgimento de uma frota de vários fornecedores é geralmente ad hoc, o resultado planejado não estratégico da realidade comercial e econômica. Dito isso, a operação de uma frota de vários fornecedores tem seu próprio conjunto específico de desafios que podem ser caracterizados como benefícios, custos e impactos.  

Do lado positivo, há três benefícios principais apontados por Fernandes. Pode economizar despesas, pois pode ser simplesmente muito caro para uma empresa mudar para uma única marca de OEM. Alguns dispositivos especializados de impressão e digitalização podem não estar disponíveis no fornecedor principal da empresa. Em terceiro lugar, a diversidade de marcas pode evitar que uma empresa fique excessivamente vinculada a um único fornecedor. 

Embora a maioria desses benefícios - planejados ou não - seja financeira, muitos dos custos operacionais recaem diretamente sobre os administradores de sistemas. Esses custos podem ser decorrentes de cargas de trabalho adicionais ou orçamentos de manutenção mais altos, pois eles lidam com as demandas concorrentes dos usuários finais e de diversos hardwares. Do ponto de vista contábil, esses custos são relativamente muito mais fáceis de contabilizar. Alguns dos impactos mais importantes - e difíceis de calcular - de uma frota de vários fornecedores são as limitações na forma como uma organização e seu pessoal podem criar fluxos de trabalho eficazes com seus documentos impressos e digitalizados.

Aqui estão as principais áreas problemáticas identificadas pelos analistas e especialistas técnicos MyQ :

Dispositivos e drivers incompatíveis - Fazer com que as impressoras de vários OEMs se comuniquem entre si em uma única rede da empresa é o maior desafio. A resposta geralmente requer experimentação de tentativa e erro com vários drivers de impressão universais. Os tipos específicos de drivers também podem variar de acordo com a combinação específica de OEMs no parque de impressoras. " A implementação de um driver de impressão universal e de um mecanismo de liberação pode contornar problemas de compatibilidade e administração relacionados a diferentes níveis de segurança em várias configurações de driver", explicou McNee, da IDC.  

Experiência de usuário confusa - O processo de login e fluxo de trabalho pode variar significativamente entre os dispositivos. Cada OEM tem uma interface de exibição de MFP exclusiva e uma sequência operacional para ações de cópia, impressão, fax e digitalização devido às suas plataformas operacionais proprietárias. Isso pode dificultar ou impedir que as pessoas automatizem e sincronizem os fluxos de trabalho entre as MFPs. "Operar dispositivos em uma frota mista pode ser uma experiência muito confusa, pois os funcionários geralmente precisam aprender a entender e interagir com mais de uma interface de usuário única. Saber qual dispositivo usar para diferentes tipos de trabalhos de impressão também é uma curva de aprendizado acentuada que exige orientação inicial e contínua", acrescentou McNee.

Gerenciamento prático necessário - Uma combinação de OEMs pode fazer com que os administradores de sistemas precisem ter acesso prático direto a MFPs individuais para instalar drivers, calcular o uso de consumíveis e fornecer a manutenção necessária. "A integração pode ser complicada. Pode haver facilmente uma falta de controle, a menos que exista um sistema de relatórios centralizado", apontou Fernandes, da Quocirca.

Mobilidade limitada do usuário final - A força de trabalho móvel e híbrida de hoje espera operar sem estar presa à mesa do escritório e à MFP e usar uma solução simplificada e segura em seus smartphones. Os diferentes recursos de MFP entre os OEMs tornam as opções de mobilidade limitadas e inconsistentes quando uma organização tem frotas de vários fornecedores. 

Aumento dos riscos de segurança - Manter a segurança do sistema é mais difícil quando há um número maior de atualizações e patches. Além disso, a instalação de centenas de drivers de impressora individuais aumenta a probabilidade de os administradores de sistema usarem indevidamente o spooler de impressão da Microsoft para trocar drivers e criar uma situação de pesadelo de impressão. 

As frotas de vários fornecedores têm uma solução com o MyQ X 

O objetivo final em um ambiente de vários fornecedores é garantir uma experiência de usuário perfeita que permaneça consistente em todos os dispositivos e marcas, independentemente de quaisquer variações ou diferenças. É nesse ponto que MyQ tem crescido em seu papel de principal solução independente de gerenciamento de impressão. A mais nova versão do MyQ X traz uma série de benefícios que são especialmente valiosos para aqueles com um portfólio de impressoras misto ou legado - e esses benefícios se acumulam em todo o espectro para revendedores, administradores de TI, gerenciamento e usuários finais. Aqui estão algumas das vantagens MyQ :  

• Instalação flexível e rápida - A descoberta automática de impressoras facilita a instalação MyQ X em um parque de fornecedores mistos. Também é eficiente e seguro. MyQ não exige que os administradores instalem centenas de drivers de impressora individuais. 
• Ponto único de gerenciamento - Obtenha supervisão sobre todas as MFPs conectadas - operação diária, manutenção proativa, uso de consumíveis e contas de usuário - a partir de uma única interface de usuário para os administradores do sistema. Isso economiza tempo, reduz o tempo de inatividade do equipamento e diminui os custos. 
• Experiência de usuário unificada - MyQ X funciona como uma solução unificadora que permite aos usuários realizar tarefas diárias com facilidade, independentemente da marca ou do modelo de sua MFP. Com uma interface única e fácil de usar, os usuários podem navegar por uma ampla gama de MFPs de vários fornecedores sem nenhuma dificuldade.
• Automação e digitalização do fluxo de trabalho - Livre-se de tarefas repetitivas com os fluxos de trabalho personalizados e automatizados do MyQ X. Os administradores podem criar facilmente fluxos de trabalho personalizados para tarefas diárias de cópia, fax e digitalização, como salvar automaticamente as digitalizações em destinos predefinidos. Isso libera tempo e reduz a necessidade de entrada manual na MFP.
• Acesso fácil e impressão segura - Comece a trabalhar mais rapidamente. MyQ X permite autenticação rápida e conveniente por meio de PIN, senha, cartão e login por código QR via smartphone. Além de simplificar o login e a experiência do usuário, a segurança dos usuários finais também é aprimorada graças à impressão pull. 
• Impressão móvel para todos - MyQ X Mobile Client permite que os usuários alterem trabalhos de impressão, configurações e tenham uma impressão pull segura em seus próprios smartphones enquanto estiverem longe de sua mesa ou da MFP - mesmo para impressoras sem um terminal incorporado.
• Veja antes de imprimir - O recurso de visualização de impressão economiza papel e reduz a confusão, oferecendo aos usuários uma visualização prévia no terminal incorporado da MFP ou em seus smartphones.
• Planejamento avançado de desastres - Não se preocupe com períodos de inatividade que perturbem os processos de impressão, cópia e contabilidade. O Desktop Client doMyQ X e o recurso de spooling do dispositivo, combinados com a análise de trabalhos locais, impressão de fallback e login off-line, mantêm as operações em andamento durante interrupções não planejadas da rede.   
• Experiência de impressão universal MS aprimorada - Obtenha uma experiência de impressão remota e segura graças à integração entre o serviço Universal Print da Microsoft e o MyQ X Universal Print Connector. A integração permite a impressão pull segura juntamente com recursos de impressão remota de qualquer local, mesmo em redes Zero Trust - um grande benefício para impressoras legadas que não suportam nativamente o MS Universal Print.

Para obter mais informações sobre como sua frota de vários fornecedores pode funcionar melhor com o MyQ X, entre em contato conosco!

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