Como o trabalho híbrido mudou a gestão de impressão

Essa mudança não se resume simplesmente a permitir que os funcionários imprimam de casa. Trata-se de gerenciar os fluxos de trabalho de impressão e documentos entre escritórios, usuários remotos, serviços em nuvem e ambientes de TI em constante mudança, sem adicionar complexidade desnecessária para as equipes de TI. 

O que o trabalho híbrido revelou nos sistemas de impressão tradicionais

Os ambientes tradicionais de impressão costumavam ser projetados com base em uma configuração relativamente previsível: os usuários trabalhavam em escritórios; os servidores de impressão ficavam instalados no local, e os dispositivos eram gerenciados em locais definidos. O trabalho híbrido rompeu com esse modelo.

Atualmente, os funcionários trabalham em escritórios, em casa e em outros locais. As organizações operam em locais distribuídos, mudam de escritório, consolidam instalações e dependem cada vez mais de serviços em nuvem. Ao mesmo tempo, os requisitos de segurança tornaram-se mais rigorosos, e espera-se que as equipes de TI gerenciem mais infraestrutura com menos processos manuais. 

Um ambiente de impressão que depende fortemente de uma infraestrutura fixa e de um gerenciamento específico para cada local pode se tornar difícil de adaptar.

Isso não significa necessariamente que a impressão tradicional deixe de funcionar. O problema é que a infraestrutura pode exigir mais gerenciamento, mais intervenções e mais soluções alternativas à medida que a organização se transforma.

De que forma a infraestrutura em nuvem transformou o gerenciamento de impressão?

A infraestrutura em nuvem tornou possível abordar o gerenciamento de impressão sem partir do princípio de que todas as partes do ambiente precisam permanecer no local.

As organizações agora podem escolher diferentes modelos de implantação, dependendo de sua infraestrutura e de suas necessidades. OMyQ X oferece suporte a ambientes locais e de nuvem privada, incluindo a implantação em infraestruturas de nuvem como Microsoft Azure , enquanto MyQ Roger oferece uma abordagem de nuvem pública e SaaS projetada para ambientes de trabalho na nuvem, móveis, remotos e híbridos.

A conectividade com a nuvem também muda a forma como os usuários interagem com os documentos. As integrações com serviços de armazenamento em nuvem permitem que os usuários acessem e imprimam documentos a partir de serviços como o OneDrive, o Google Drive e o SharePoint, enquanto a digitalização pode enviar documentos diretamente para destinos na nuvem.

Para as equipes de TI, a grande mudança é a flexibilidade. A infraestrutura de impressão não precisa mais ser projetada exclusivamente em torno de um único escritório físico ou ambiente de servidor local. 

Como a segurança na impressão mudou para as equipes híbridas?

O trabalho híbrido ampliou o número de locais, dispositivos, redes e serviços envolvidos nos fluxos de trabalho de documentos. Isso faz com que a segurança seja algo que precise ser considerado em todo o fluxo de trabalho, em vez de ser adicionada como uma camada separada em torno da impressora.

A autenticação, a liberação segura de impressão, a criptografia, os controles de acesso e a transferência segura de documentos tornam-se importantes quando os usuários e os dispositivos estão distribuídos.

MyQ Roger, por exemplo, utiliza uma arquitetura de nuvem pública com recursos de segurança que incluem TLS 1.3, criptografia de ponta a ponta das tarefas, controle de acesso, autenticação de dois fatores e métodos de autenticação configuráveis.

MyQ também considera a segurança como parte integrante do projeto de seu fluxo de trabalho de impressão, abrangendo áreas que vão desde a autenticação, passando pela impressão e digitalização, até a entrega e o armazenamento. Sua abordagem de segurança inclui testes regulares de penetração e avaliações de vulnerabilidade.

Em ambientes híbridos, o objetivo é claro: os usuários precisam ter acesso aos fluxos de trabalho de impressão e de documentos sem criar brechas de segurança desnecessárias entre o escritório, a nuvem e o local de trabalho remoto.

Por que a flexibilidade do hardware é mais importante no trabalho híbrido?

Escritórios diferentes podem utilizar dispositivos diferentes. As aquisições podem trazer novas frotas. O hardware pode ser substituído em momentos diferentes em cada região. Mudanças e consolidações de escritórios também podem alterar quais dispositivos estão disponíveis em cada local.

Isso torna a flexibilidade entre os fabricantes de hardware cada vez mais importante.

Uma plataforma centralizada de gerenciamento de impressão deve ser capaz de manter um gerenciamento consistente em todos os dispositivos compatíveis, em vez de exigir que cada local siga uma abordagem completamente diferente.

MyQ O X e o MyQ Roger são soluções multifabricante, compatíveis com uma ampla gama de fabricantes de impressoras e multifuncionais. MyQ O X, por exemplo, ampliou sua compatibilidade de hardware com dispositivos Brother em 2026, ampliando ainda mais suas capacidades multifabricante.

Para organizações que operam frotas distribuídas, essa flexibilidade pode facilitar o gerenciamento de mudanças sem que cada decisão relacionada ao hardware se torne uma decisão de gerenciamento de impressão.

Como os funcionários esperam imprimir em um ambiente híbrido?

Os funcionários em regime híbrido não interagem necessariamente com a impressão a partir do mesmo local ou da mesma maneira todos os dias.

Um usuário pode preparar um documento em casa, trabalhar no escritório no dia seguinte e acessar o documento a partir de um dispositivo ou local diferente. Isso torna a mobilidade segura na impressão e a interação simples do usuário mais importantes do que fluxos de trabalho baseados em uma única estação de trabalho fixa. 

MyQ oferece suporte a diferentes abordagens para a mobilidade de impressão. MyQ Desktop Client oferece recursos que incluem identificação do usuário, criptografia de trabalhos de impressão, contabilidade de trabalhos, provisionamento automático de impressoras, spooling de clientes e impressão alternativa.

MyQ Roger amplia esse modelo para a nuvem pública com impressão móvel, acesso a documentos na nuvem, autenticação segura de dispositivos e fluxos de trabalho de documentos projetados para ambientes de trabalho distribuídos.

A expectativa está mudando de “enviar um documento para esta impressora” para “oferecer uma maneira segura e prática de concluir essa tarefa relacionada ao documento, independentemente de onde eu esteja trabalhando”.

Como a “ MyQ ” está reagindo a essa mudança?

A evolução do portfólio de produtos da MyQreflete as diferentes formas como as organizações estão abordando os ambientes híbridos e em nuvem.

MyQ X: flexibilidade em ambiente local e em nuvem privada

MyQ O X foi projetado para organizações que precisam de gerenciamento de impressão em ambientes locais, de nuvem privada ou híbridos. Ele pode ser implantado em infraestruturas de nuvem, incluindo Azure, mantendo conexões com impressoras locais e outros recursos locais. MyQ O X também é compatível com o Universal Print do Microsoft , proporcionando uma conexão em nuvem entre o MyQ X e os dispositivos dos usuários finais.

Essa abordagem permite que as organizações modernizem sua infraestrutura sem partir do princípio de que todas as partes de seu ambiente de impressão precisam ser migradas para uma nuvem pública de uma só vez.

MyQ Roger: projetado para a nuvem

MyQ Roger adota uma abordagem arquitetônica diferente. Trata-se de uma plataforma SaaS em nuvem pública e multilocatária, projetada para ambientes de trabalho que priorizam a nuvem, remotos e híbridos. Sua arquitetura elimina a necessidade de servidores de impressão locais e inclui gerenciamento centralizado pela web, fluxos de trabalho móveis, integrações com a nuvem e controles de segurança.

Essa distinção é importante porque a adoção da nuvem não se dá da mesma forma para todas as organizações. Algumas precisam de controle sobre sua própria infraestrutura e de um modelo de implantação híbrido. Outras preferem um serviço totalmente hospedado na nuvem.

Suporte a vários fornecedores

O ambiente de hardware é outro aspecto dessa flexibilidade.

MyQ A solução é compatível com as principais marcas de impressoras, incluindo Brother, Canon, Epson, Fujifilm, HP, Katun, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, UTAX, e Xerox. 

Isso dá às organizações mais liberdade para gerenciar frotas diversificadas, mantendo, ao mesmo tempo, uma abordagem comum de gerenciamento de impressão.

Investimento em nuvem e segurança 

A tendência de migração para o gerenciamento de impressão na nuvem também se reflete na arquitetura do MyQ Roger . A plataforma funciona como um serviço de nuvem pública e inclui fluxos de trabalho de documentos na nuvem, acesso móvel, gerenciamento centralizado, transferência de dados criptografada, criptografia de tarefas de ponta a ponta, autenticação de dois fatores e controles de acesso granulares.

O resultado não é uma definição única do ambiente de trabalho híbrido. Trata-se de um conjunto de opções que oferece às organizações diferentes alternativas de implantação, dependendo de como sua infraestrutura, seus requisitos de segurança e seus ambientes de trabalho estão evoluindo. 

O que isso significa para as organizações que estão planejando seu próximo ambiente de impressão? 

A questão já não se resume simplesmente a saber se uma organização consegue gerenciar suas impressoras remotamente. As equipes de TI precisam levar em consideração como a infraestrutura de impressão se integra aos serviços em nuvem, como os usuários se autenticam e acessam documentos, como a segurança é mantida em ambientes distribuídos e com que facilidade a plataforma pode se adaptar à medida que escritórios, dispositivos e padrões de trabalho mudam.

A arquitetura adequada dependerá da organização. Alguns ambientes continuarão a exigir uma infraestrutura local ou híbrida. Outros se beneficiarão de uma abordagem baseada em nuvem pública.

O que mudou foi a expectativa de que a gestão de impressão deva ser capaz de se adaptar tanto à tecnologia quanto ao ambiente de trabalho em que está inserida.

O trabalho híbrido não eliminou a impressão. Ele mudou onde, como e em que condições a impressão precisa funcionar.