5 coisas que não sabe que estão a acontecer no seu local de trabalho
11/08/2020
Diga-me se isto lhe soa familiar - vai para a sala de cópias e, como já lá estão duas pessoas, decide relaxar e juntar-se à conversa, ou pelo menos passar algum tempo sem pensar no que deveria estar a fazer.
Ou, na sua parte do edifício, andar ou campus, tem uma impressora/copiadora/scanner partilhados (chamamos-lhes impressoras multifunções ou MFPs) e, mais vezes do que se consegue lembrar, teve de vasculhar a pilha de trabalhos de impressão que estão no tabuleiro de reciclagem para encontrar o seu documento.
Ou o que quer que tenha imprimido desapareceu e tem de voltar à sua secretária e reenviar o trabalho, desta vez correndo como um lunático de volta ao MFD antes que alguém lá chegue.
Estes MFPs, impressoras, scanners, fotocopiadoras, fazem todos parte do serviço de impressão gerido (MPS) da sua empresa, escola ou escritório e as organizações com visão de futuro utilizam uma solução de software que simplifica e optimiza tudo isto.
1. Cada dispositivo é seu
Agora, imagine que não tem tempo para falar sobre os seus planos para o fim de semana e que precisa de entregar um documento ao seu chefe para que ele possa fechar um contrato importante. Se espreitar para a sala de fotocópias e vir as mesmas duas pessoas a conversar casualmente e a máquina a trabalhar, vai até à máquina menos utilizada. Faz o login na máquina e imprime o documento a tempo de o entregar ao seu chefe para a reunião.
Com as soluções de software MPS, todos os dispositivos do seu escritório ficam disponíveis e não tem de esperar na fila para fazer o seu trabalho - rapidamente.
2. Segurança total dos documentos
Com a impressão pull, não só pode aceder a todos os MFD, como os seus documentos ficam nas suas mãos. Carregue no control-P e relaxe (não é necessário correr pelo corredor para chegar àquele documento confidencial). Com as soluções MPS, o trabalho é enviado através da sua rede para o servidor e permanece lá até que se desloque fisicamente à impressora e "puxe" o trabalho para qualquer MFD a que se dirija. Basta iniciar sessão com o seu cartão de identificação, PIN ou dispositivo móvel, e a máquina retira o trabalho do servidor e entrega-o em segurança nas suas mãos.
Agora tem a possibilidade de utilizar qualquer impressora, fotocopiadora ou scanner na sua rede MPS com confiança e eliminou um dos pequenos aborrecimentos que podem tornar um dia bom num dia mau - e poupou tempo e dinheiro no processo.
3. Feito por medida para si
Então, lembra-se daquela impressora pouco conhecida a que teve de ir porque a sala de cópias tinha uma fila de pessoas? Não utiliza essa impressora com muita frequência e, quando se aproxima dela, sente um certo receio porque o pequeno painel da máquina é completamente diferente do grande painel da sala de cópias. Cada impressora, scanner e fotocopiadora tem um pequeno "painel" diferente (mais conhecido como interface do utilizador ou IU). Quantas vezes precisou de ajustar a cor ou o tamanho numa nova IU e teve de experimentar e errar durante quatro ou cinco cópias antes de finalmente acertar? Com uma solução MPS, o pequeno painel de cada MFP transforma-se numa IU do tamanho de um tablet que é personalizada de acordo com as suas necessidades específicas.
Se é um professor de arte e precisa de ter a capacidade de imprimir a cores ou em vários tamanhos e formatos, então uma solução MPS pode fornecer-lhe estas funções numa interface fácil de operar (pense em aplicações de apontar e clicar). Sem confusão, e todos os dispositivos, independentemente do modelo e da marca, comportar-se-ão sempre da mesma forma - de acordo com as suas necessidades.
4. Digitalizar, não encravar
O chefe precisa desse documento... mas está do outro lado do campus, noutro andar ou noutro país, no seu escritório satélite... não se preocupe. Com as soluções MPS, pode ir ao MFP, imprimir o documento, assiná-lo e digitalizá-lo para o seu chefe no escritório de Singapura (você está em Barcelona), e ele pode imprimi-lo a cores. Ou então, tem todas as fotografias das suas férias na sua unidade USB e, como não pode utilizar os recursos da empresa para as imprimir, basta ligá-las e enviá-las para a sua pasta de férias do Google Drive. Melhor ainda, se for professor e precisar de entregar um guia de estudo aos seus alunos de ciências... digitalize-o e coloque uma cópia nas pastas de rede da escola deles e faça a sua parte - e a parte da sua escola - na redução da sua pegada de carbono.
A funcionalidade de digitalização para correio eletrónico, nuvem e pastas de rede das soluções de software MPS pode transformar a forma como pensa a distribuição da informação.
5. Passar a "não ter condutor"
Já alguma vez foi para a sua estação de trabalho, secretária ou escritório e "controlou-P", foi à impressora e não estava lá? Sabes que carregaste no "enter". Não o vê no caixote da reciclagem, não está ninguém por perto, não pode ter desaparecido sozinho. Então, regressa à secretária para voltar a imprimir e apercebe-se de que as suas impressoras desapareceram. Os nomes dessas impressoras estão todos ligados através de controladores e agora precisa que um técnico de TI as venha reinstalar, mas já toda a gente foi para casa. Com a impressão sem controlador, pode enviar as suas tarefas para um e-mail designado no servidor e, em seguida, ir à impressora para as recuperar.
A impressão sem condutor, móvel e para convidados significa que não precisa de se preocupar nunca mais com a execução de tarefas de rotina no seu MPS.
O que levar
A sua organização tem provavelmente um MPS, ou pelo menos uma rede de impressoras, scanners e fotocopiadoras, e a maioria não está a seguir, otimizar ou utilizar todo o seu potencial. Uma solução, como a MyQ Solution, faz exatamente isso. De facto, 90% das empresas não sabem quanto gastam em impressões e fotocópias, os departamentos de TI gastam até 20% do seu tempo a tratar dos seus MPS e 65% dos documentos impressos são atirados para o caixote da reciclagem.
As organizações com visão de futuro compreendem que a otimização dos fluxos de trabalho aumenta os lucros, torna os funcionários mais felizes e alivia as responsabilidades já sobrecarregadas dos departamentos de TI. Compreendem que são os pormenores que fazem a diferença e os colocam à frente da concorrência.
A monitorização da utilização de impressoras é um elemento essencial nos departamentos de TI de todas as grandes empresas. O software de gestão de impressão que uma organização utiliza deve facilitar ao máximo a criação de relatórios de impressão exactos.
Dicas MyQ
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