Gestão de impressão acessível para PMEs

Mesmo com a lenta perda de popularidade do texto em papel, os estudos de mercado da IDC estimam que, até 2025, continuarão a ser impressas 4,4 milhões de páginas por minuto a nível mundial. Independentemente de se tratar de uma grande corporação ou de uma empresa mais pequena, as pessoas continuarão a recorrer às impressoras para criar notas publicadas e os seus documentos contabilísticos.

No que diz respeito à forma, as pequenas e médias empresas (PME) que não querem investir em infra-estruturas de TI dispendiosas têm agora a opção de colocar a sua segurança e impressão nas mãos de uma solução de nuvem flexível. Depois, há a questão de onde, uma vez que uma força de trabalho móvel e híbrida testa os limites da rede de escritório tradicional.

Controlar as impressoras

Quando uma empresa pretende ter o controlo da sua impressão, coloca frequentemente a gestão dos trabalhos de impressão nas mãos de uma solução de impressão. Este software assegura o bom funcionamento do processamento de documentos em impressoras (multifunções), simplifica o seu controlo, protege os trabalhos de impressão e ajuda a contabilizar os custos e a manutenção. Estas soluções de impressão no local requerem frequentemente um investimento num servidor de impressão e numa infraestrutura de TI mais robusta. Este facto pode fazer com que as PME hesitem em saber se vale a pena investir num sistema deste tipo.

No entanto, a adoção de uma abordagem ad hoc à impressão pode conduzir a outros custos significativos. Estes podem assumir a forma de fugas de dados de impressoras inseguras ou de horas de trabalho perdidas gastas pelos utilizadores a configurar tediosamente, por exemplo, parâmetros de impressão e digitalização, em vez de realizarem actividades mais produtivas. A resposta para um processamento de documentos seguro, flexível e económico reside nas tecnologias de nuvem (e não só) para as pequenas empresas.

Movimento móvel para a nuvem!

A popularidade da nuvem continua a aumentar e não é de admirar. Permite às empresas transferir processos de trabalho e dados para os servidores de terceiros, poupando-lhes dores de cabeça e custos no departamento de TI. Com a migração para a nuvem, eliminam alguns dos custos da infraestrutura de impressão e podem subscrever a gestão de impressão como um serviço. E à medida que as modalidades de trabalho híbridas - com pessoas dentro e fora do escritório - se tornam cada vez mais comuns, é mais fácil compreender a lógica de um escritório digital onde se pode "desempacotar" o escritório e colaborar com os colegas num instante. Tudo o que precisa é de uma ligação à Internet.

É aqui que entra MyQ Roger, o assistente digital inteligente do local de trabalho. Trata-se de um SaaS (software como um serviço) que utiliza o seu dispositivo móvel como plataforma. Como uma aplicação intuitiva para dispositivos móveis e painéis de controlo de impressoras, fornece aos utilizadores impressão e digitalização flexíveis, mas sem a necessidade de infra-estruturas e servidores locais. Funciona a 100% na nuvem pública e pode ligar-se diretamente ao seu armazenamento na nuvem.

É móvel e sem interrupções 

Então, como poderia ser um processo de tratamento de documentos baseado na nuvem numa PME?

Imagine um pequeno fabricante de bens de consumo com recolha diária. O back office prepara as guias de remessa necessárias durante a tarde, que o motorista imprime na manhã seguinte na impressora do armazém. O motorista entrega as mercadorias ao cliente, que assina a nota de entrega. Normalmente, o motorista guardaria isto numa pasta algures e entregaria tudo no escritório à tarde. Mas agora, ele pode abrir a aplicação MyQ Roger , desencadear uma ação de digitalização pré-definida com um clique, capturar o documento com o seu telemóvel e guardá-lo numa pasta online específica, por exemplo, o OneDrive da empresa. A partir daí, o departamento de contabilidade recebe uma notificação automática (pode ser facilmente configurada com o Power Automate) do novo ficheiro e pode processá-lo de imediato.

Isto é apenas o começo. O fabricante também pode utilizar MyQ Roger para digitalizar a fatura de um fornecedor quando recebe mercadorias. O reconhecimento ótico de caracteres(OCR) da aplicação pode converter o texto em PDF pesquisável e guardá-lo numa pasta na nuvem. O departamento de contabilidade pode simplesmente copiar a informação do PDF para o sistema de contabilidade. Os representantes de vendas também podem enviar documentos em papel digitalizados (recibos ou encomendas confirmadas) para o armazenamento na nuvem da empresa durante uma viagem de negócios. É ainda possível procurar um termo específico no ficheiro digitalizado, no armazenamento na nuvem ou diretamente na aplicação móvel.

A impressão também não é um problema. As pessoas podem colocar documentos numa fila de impressão diretamente com o MyQ Roger - ficheiros de um computador ou mesmo retirados diretamente da nuvem, por exemplo, Google Drive - e enviá-los para a impressora. Podem escolher se querem que os ficheiros sejam impressos diretamente ou retirá-los de forma segura com a impressão pull, iniciando sessão no painel da impressora através da aplicação. A integração é uma parte integrante do pacote, uma vez que MyQ Roger se integra em serviços pagos, como o Microsoft 365, bem como em serviços gratuitos, como o Google Drive ou o Dropbox.

MyQ Roger representa uma forma completamente nova e flexível de processar documentos a partir de qualquer lugar - e uma forma de o fazer sem necessitar de infra-estruturas ou de apoio regular de especialistas em TI. A aplicação móvel é gratuita e não há limite para o número de utilizadores ou dispositivos ligados. Os únicos custos financeiros são os dados utilizados e uma taxa de subscrição mensal para cada impressora ligada. Digitalização ou impressão, a escolha é sua.

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