Segurança e estabilidade: Os dois pilares de uma impressão fiável

Embora isto possa ser maioritariamente verdade, "apenas" imprimir (ou copiar, ou digitalizar) várias páginas não está completamente fora do alcance de várias ameaças à segurança. Além disso, existem situações desafiantes "dentro" de uma empresa que os dispositivos de impressão podem enfrentar - como falhas de energia ou perda de dados.
O objetivo do artigo que se segue não é assustá-lo, mas sim dar-lhe a conhecer algumas vulnerabilidades de segurança e estabilidade que o seu parque de impressoras pode enfrentar e como evitá-las.

Considerações de segurança  

Com a segurança de impressão, as questões vão para além das necessidades de proteção fundamental do PC e do servidor. Para garantir que os processos de cópia e digitalização de uma empresa funcionam de forma fluida e segura, é necessário aplicar medidas de segurança em todo o ciclo de vida do processo de impressão ou digitalização. Estas medidas devem abranger desde a segurança da rede e a encriptação dos dados transmitidos, a segurança da Web e das aplicações para permitir apenas o acesso autorizado às contas do sistema, a proteção dos terminais (ou seja, a segurança do dispositivo multifunções com o qual o utilizador interage) até à garantia da confidencialidade das informações reais contidas no documento impresso ou digitalizado. Em termos simples, isto significa que os administradores de TI têm de se certificar de que toda a comunicação entre a sua solução de impressão, a estação de trabalho do utilizador e o dispositivo de impressão do ponto final está protegida. O mesmo se aplica à base de dados e ao acesso ao servidor de impressão. 

Muitas empresas não consideram o facto de os seus funcionários enviarem uma grande quantidade de dados desprotegidos através da impressão, o que pode ser uma fonte de fuga de dados. O facto de o seu dispositivo de impressão não ser suficientemente seguro pode facilmente significar que se torna um ponto de entrada para um ataque de hackers. Uma vez na sua rede, os hackers podem escutar o tráfego da sua impressora e até capturar os documentos que estão a ser enviados para a máquina de impressão. 

No entanto, nem todas as ameaças podem ocorrer no "espaço digital" - existem também várias preocupações relativamente ao hardware de impressão, quer se trate de uma pequena impressora ou de um MFP complexo. Ambos necessitam da sua própria "parede de defesa", uma vez que a maioria destes dispositivos possui um disco rígido interno que pode armazenar trabalhos de cópia ou digitalização. Quando roubado, é possível recuperar os dados. Além disso, se o dispositivo de impressão não estiver protegido por uma palavra-passe, alguém pode efetuar uma alteração não autorizada das definições, o que pode resultar, por exemplo, na transmissão do trabalho de impressão para um determinado endereço de correio eletrónico. Por último, mas não menos importante, um dos maiores perigos que os documentos impressos podem enfrentar é serem apanhados (roubados) por uma pessoa não intencional depois de terem sido impressos sem qualquer autenticação ou simplesmente deixados no tabuleiro do papel durante demasiado tempo. 

Considerações sobre a estabilidade 

Embora a segurança seja a principal preocupação, o facto de ter uma impressão segura não significa que a batalha de uma empresa esteja terminada. Pelo menos, ainda não. Existe uma outra área importante que influencia o bom funcionamento do seu parque de impressoras - a estabilidade. Porque só uma solução de impressão segura que também seja estável pode garantir uma experiência de impressão sem problemas. Quando se trata de estabilidade, estas são as principais preocupações a ter em conta: 

• Disponibilidade - o que significa que existe um plano B no caso de um evento inesperado, que garante que os utilizadores poderão continuar a utilizar os serviços de impressão e não ficarão bloqueados por períodos de inatividade do servidor ou do dispositivo.  
• Escalabilidade e desempenho - quando as necessidades do seu negócio mudam ou crescem juntamente com a sua empresa, é necessário adaptar as suas capacidades de impressão a esta nova situação.  
• A solução de impressão implementada na sua empresa também pode ser prejudicada por bugs, componentes obsoletos ou falta de formação, pelo que a fiabilidade e a flexibilidade desempenham outro papel importante.  
• E, eventualmente, se as coisas correrem completamente mal, a falta das ferramentas adequadas de cópia de segurança e recuperação pode não só significar uma perda significativa de dados, mas também uma reinstalação demorada. 

Como evitar pontos fracos de segurança? 

Com as ferramentas certas à mão, estas vulnerabilidades podem ser resolvidas com bastante facilidade. Primeiro, as questões de segurança:  

1. Quanto à proteção da rede, a chave aqui é a ligação encriptada de todo o percurso "utilizador - servidor de impressão - dispositivo", para que nenhuma pessoa não autorizada possa entrar neste fluxo de informações transmitidas. 
2. Outro passo seria definir funções de impressão, para que os utilizadores só tenham acesso às informações a que têm direito (considere a impressão privada para utilizadores VIP). 
3. Para proteger o seu hardware, equipe o seu dispositivo de impressão com uma aplicação de terminal adequada, para que não possa ser desbloqueado sem login.  
4. Para evitar uma recolha indesejada de documentos, a impressão apenas após autorização na fotocopiadora é uma obrigação e pode ser ainda melhorada em algumas áreas de alta segurança (autenticação dupla por cartão de identificação e palavra-passe, por exemplo).  
5. Se os documentos forem confidenciais, é uma boa ideia marcá-los com um "selo" digital, como uma marca de água ou uma assinatura digital.
   
   

Como evitar os pontos fracos da estabilidade? 

No que diz respeito à estabilidade, uma empresa deve ser capaz de imprimir mesmo no caso de perder a ligação ao servidor de impressão. Para esse efeito, necessita de uma solução de ativação pós-falha robusta que garanta que os seus serviços de impressão estarão disponíveis até que o servidor volte a funcionar. Obtenha um cluster de ativação pós-falha adequado que alterne entre servidores activos e passivos para garantir um funcionamento fluido, mesmo em caso de inatividade do servidor.  

Para ultrapassar os obstáculos que bloqueiam o crescimento da sua empresa, é útil ter uma arquitetura de servidor centralizada, que é dividida em partes mais pequenas e ajuda a adicionar mais facilmente novas unidades e a gerir tudo a partir de um único local.  

Se a sobrecarga de ficheiros for demasiado grande, tente facilitar a vida ao seu servidor, por exemplo, implementando uma função de digitalização para ligação.  

A sua solução de impressão deve ter versões regulares para corrigir quaisquer erros existentes e um portal de parceiros, para que os utilizadores ou administradores nunca se percam na confusa selva digital de todas as suas possibilidades e funções.  

E, por fim, prepare-se para o "pior" e tenha à mão ferramentas de reserva fiáveis para o caso de um apagão total. 

Mudar para a nuvem? 

As empresas com visão de futuro estão a transferir a sua infraestrutura para plataformas de nuvem, livrando-se da dependência de soluções de computação no local. Isto alivia a pressão sobre o pessoal de TI e alivia a pressão sobre os orçamentos em termos de manutenção de hardware, o que também se aplica aos servidores de impressão. Ainda assim, muitas empresas têm dúvidas compreensíveis sobre a transferência dos seus serviços e conteúdos para nuvens públicas por várias razões de segurança.

A opção popular aqui é transferir sistemas para uma nuvem privada que ofereça flexibilidade, escalabilidade e segurança - como o MS Azure, por exemplo. Com o MyQ instalado na nuvem privada, pode usufruir em segurança de todas as funções e benefícios do MyQ. O MyQ também se liga ao serviço de Impressão Universal da Microsoft, o que significa que os utilizadores podem enviar documentos para impressão remotamente sem VPN, por exemplo, a partir do escritório em casa ou de viagens de negócios.

Se está à procura de um bom apoio para manter a impressão da sua empresa protegida e estável, o MyQ pode ser a escolha certa. Os nossos programadores tomaram em consideração todas as vulnerabilidades do parque de impressoras listadas acima e criaram uma solução adequada para as prevenir e/ou corrigir. Caraterísticas como o MyQ Easy Cluster, MyQ Centrale Back-up Server, o MyQ Embedded Terminalou a Encriptação Avançada constituem um conjunto de ferramentas completo que se encarregará do funcionamento ininterrupto da sua impressão.

Se decidir transferir a sua infraestrutura (mesmo que parcialmente) para o ambiente de nuvem, o MyQ também o pode ajudar nesta nova jornada. Deixe o MyQ tratar destes dois pilares fundamentais de fluxos de trabalho fiáveis de impressão, digitalização e cópia e trate dos seus documentos em paz!

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