อย่าให้การพิมพ์กลายเป็นจุดอ่อนของคุณ: 6 ขั้นตอนเพื่อรักษาความปลอดภัยให้ทุกหน้าเอกสารที่พิมพ์ออกมา

ด้วยระบบMyQ การจัดการกระบวนการดังกล่าวสามารถดำเนินการผ่านหกขั้นตอนที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งแต่ละขั้นตอนได้รับการออกแบบมาเพื่อรักษาความปลอดภัยและติดตามเอกสารได้ตลอดทั้งกระบวนการพิมพ์ 

เอกสารสามารถได้รับการปกป้องในขณะที่ถูกเก็บรักษาในรูปแบบดิจิทัล แต่เมื่อถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์ เอกสารนั้นอาจกลายเป็นความเสี่ยงด้านความปลอดภัยได้ หากใครก็ตามสามารถพิมพ์ได้โดยไม่ถูกระบุตัวตน เอกสารลับอาจถูกนำออกจากองค์กรในรูปแบบกระดาษ โดยไม่มีบันทึกว่าใครพิมพ์ เมื่อใด หรือที่ใด 

1. การตรวจสอบความถูกต้อง: รู้ว่าใครกำลังพิมพ์ 

ทุกกระบวนการพิมพ์ที่ปลอดภัยเริ่มต้นจากข้อมูลประจำตัวMyQ ตรวจสอบว่าผู้ใช้เป็นใคร และว่าพวกเขามีสิทธิ์พิมพ์หรือไม่ ดังนั้นการพิมพ์จึงไม่เคยเป็นการพิมพ์แบบไม่ระบุตัวตน 

ขั้นตอนเดียวนั้นกำหนดทุกสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป เมื่อทุกงานถูกผูกติดกับบุคคลหนึ่งแล้ว ก็สามารถนำนโยบายมาใช้ได้ ติดตามกิจกรรมได้ และไม่มีงานใดที่จะออกจากถาดเครื่องพิมพ์โดยไม่มีชื่อผู้รับผิดชอบแนบมาด้วย 

 2. ส่ง: ควบคุมงานให้อยู่ภายใต้การควบคุม 

เมื่อผู้ใช้ได้รับการระบุแล้ว ระบบMyQ จะควบคุมการพิมพ์ของผู้ใช้ เมื่อผู้ใช้คลิกปุ่ม “พิมพ์” งานพิมพ์จะไม่ถูกส่งตรงไปยังเครื่องพิมพ์ แต่จะเข้าสู่สภาพแวดล้อมของระบบจัดการงานพิมพ์ (MyQ ) และอยู่ในนั้นจนกว่าผู้ใช้จะพร้อมมารับงานพิมพ์ 

สำหรับผู้ใช้แล้ว ไม่มีความแตกต่างใดๆ ทั้งสิ้น ส่วนสำหรับองค์กรแล้ว นั่นหมายความว่าไม่มีคิวที่ไม่ได้จัดการอีกต่อไป และไม่มีถาดรับเอกสารที่เต็มไปด้วยเอกสารที่ไม่มีใครมารับแล้ว 

3. ใช้กฎระเบียบ: พิมพ์ตามวิธีการทำงานขององค์กรคุณ 

เนื่องจากงานพิมพ์ทุกงานจะถูกเก็บไว้ในคิวก่อนที่จะส่งไปยังเครื่องพิมพ์โดยตรงMyQ จึงสามารถกำหนดวิธีการพิมพ์ได้ ทีมงานต่าง ๆ ต้องการกฎเกณฑ์ที่แตกต่างกัน และตามกฎที่ผู้ดูแลระบบกำหนดMyQ จะนำไปใช้กับงานพิมพ์ที่จำเป็น ขีดจำกัดโควตา ขีดจำกัดเครดิต นโยบายการพิมพ์ ข้อจำกัด และกฎการเขียนสคริปต์ ช่วยให้องค์กรสามารถปรับแต่งการพิมพ์ให้สอดคล้องกับวิธีการทำงานของตนเอง 

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายการเงินสามารถจำกัดการพิมพ์ให้เป็นแบบขาว-ดำ เพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย ในขณะที่ฝ่ายการตลาดพิมพ์สีสำหรับเอกสารของลูกค้า เอกสารของฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถจำกัดให้พิมพ์ได้เฉพาะบนอุปกรณ์ที่ปลอดภัยที่กำหนดไว้ ส่วนโรงเรียนและมหาวิทยาลัยสามารถกำหนดโควตาการพิมพ์หรือยอดเครดิตให้กับนักเรียนแต่ละคนสำหรับแต่ละภาคการศึกษา 

เมื่อกฎเหล่านี้ถูกบูรณาการเข้าไปในกระบวนการทำงานแล้ว การรักษาความปลอดภัยและการจัดการการพิมพ์ก็ไม่ใช่สองงานที่แยกกันอีกต่อไป 

4. ป้องกัน: เข้ารหัสงานพิมพ์จนกว่าจะถึงเวลาที่จำเป็นต้องใช้ 

แม้จะใช้กฎระเบียบที่ถูกต้องแล้ว งานนั้นก็ยังต้องได้รับการรักษาความปลอดภัยจนกว่าจะมีผู้มารับไป ในระหว่างที่รอการปล่อยงานMyQ จะเข้ารหัสงานนั้นและเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยภายในสภาพแวดล้อมMyQ ขององค์กร 

นั่นหมายความว่าเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนจะไม่ถูกเก็บไว้ในคิวของอุปกรณ์เลย และหน้าเอกสารทางกายภาพนั้นจะไม่มีอยู่จริงจนกว่าเจ้าของจะพร้อมใช้งาน 

5. การปล่อย: เอกสารที่ถูกต้อง, คนที่ถูกต้อง, อุปกรณ์ที่ถูกต้อง 

งานพิมพ์ที่ได้รับการเข้ารหัสจะยังคงถูกล็อกไว้จนกว่าผู้ส่งจะพร้อมที่จะปลดล็อก เมื่อผู้ใช้ยืนอยู่หน้าเครื่องพิมพ์ เขาจะต้องยืนยันตัวตนอีกครั้งด้วยบัตรประจำตัว รหัส PIN หรือโทรศัพท์มือถือ แล้วจึงสามารถปลดล็อกเอกสารได้ เมื่องานพิมพ์ถูกปลดล็อกแล้วเท่านั้น งานพิมพ์จึงจะเริ่มพิมพ์ และเจ้าของงานพิมพ์จะอยู่ตรงนั้นเพื่อรับเอกสารทันที 

นี่คือจุดจบของเอกสารที่ถูกลืม: ข้อมูลลับจะถูกส่งตรงจากอุปกรณ์ไปยังมือของผู้ส่ง 

6. บันทึกหรือลบ: เตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบ 

เมื่อเอกสารถูกส่งถึงมือผู้รับที่ถูกต้องแล้วMyQ จะดูแลสิ่งที่เหลืออยู่ เพราะความปลอดภัยไม่สิ้นสุดลงเมื่อหน้าเอกสารถูกพิมพ์ออกมาMyQ จะบันทึกกิจกรรมการพิมพ์ เพื่อให้องค์กรมีบันทึกที่ชัดเจนว่าใครพิมพ์อะไร เมื่อไหร่ และที่ไหน เพื่อสนับสนุนการตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด 

งานพิมพ์ดังกล่าวจะถูกลบหรือเก็บไว้ตามนโยบายขององค์กร ดังนั้นข้อมูลการพิมพ์จึงไม่เคยถูกเก็บไว้นานกว่าที่จำเป็น 

ด้วยMyQ ความปลอดภัยถูกออกแบบมาตั้งแต่ต้น 

หกขั้นตอนกระบวนการทำงานที่เชื่อมต่อกันเป็นหนึ่งเดียวและการควบคุมเอกสารอย่างครบถ้วน ตั้งแต่การคลิกจนถึงการรับเอกสาร 

และนี่เป็นส่วนหนึ่งของความมุ่งมั่นด้านความปลอดภัยที่กว้างขวางยิ่งขึ้นMyQ ได้รับการพัฒนาบนหลักการ Zero Trust และหลักการสิทธิการเข้าถึงขั้นต่ำ (least privilege) โดยความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ได้รับการทดสอบอย่างต่อเนื่องตลอดกระบวนการพัฒนา การปล่อยออกสู่ตลาด และการบำรุงรักษา นอกจากนี้ ระบบการจัดการความปลอดภัยข้อมูล (ISMS) ของMyQยังได้รับการรับรองตามมาตรฐานISO/IEC 27001 

พร้อมที่จะเพิ่มความปลอดภัยให้กับกระบวนการทำงานกับเอกสารของคุณแล้วหรือยัง? 

ค้นพบว่าการจัดการการพิมพ์อย่างปลอดภัยเหมาะสมกับองค์กรของคุณอย่างไร ติดต่อพันธมิตรMyQ ของคุณ หรือติดต่อเราเพื่อจองการสาธิต 

จองการสาธิตการพิมพ์ที่ปลอดภัย