การสแกนไปยังคลาวด์ทำงานในทางปฏิบัติอย่างไร?

ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มและขั้นตอนการทำงาน เอกสารยังสามารถได้รับการประมวลผลผ่าน OCR การกำหนดข้อมูลเมตา หรือส่งต่อไปยังจุดหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ผลลัพธ์คือกระบวนการสแกนที่เชื่อมต่อกระบวนการเก็บข้อมูลเอกสารโดยตรงกับระบบที่จำเป็นต้องจัดเก็บหรือใช้เอกสารนั้น

MyQ Roger vsMyQ X: คลาวด์มีบทบาทอย่างไร?

MyQ มีสองวิธีเข้าใช้สภาพแวดล้อมคลาวด์ที่แตกต่างกัน และไม่ควรปฏิบัติต่อทั้งสองวิธีนี้อย่างเดียวกัน

MyQ Roger ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับการเชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ ความยืดหยุ่นในการทำงาน ความสามารถในการทำงานจากระยะไกลและแบบไฮบริด รวมถึงกระบวนการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์MyQ Roger ให้บริการกระบวนการพิมพ์และสแกนบนระบบคลาวด์แบบไม่มีเซิร์ฟเวอร์ (serverless) การจัดการผ่านเว็บแบบรวมศูนย์ และการเชื่อมต่อกับบริการจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์

MyQ X ได้รับการออกแบบมาสำหรับสภาพแวดล้อมแบบ on-premises และแบบ hybrid พร้อมทั้งสนับสนุนการติดตั้งในโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ส่วนตัว ตัวอย่างเช่นMyQ X สามารถทำงานบนเครื่องเสมือนAzure โดยเครือข่ายทางกายภาพเชื่อมต่อกับสภาพแวดล้อมAzure นอกจากนี้MyQ X ยังให้ความสามารถในการสแกนที่เชื่อมต่อกับคลาวด์ รวมถึงการสแกนโดยตรงไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ 

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ: MyQ Roger เป็นระบบคลาวด์เนทีฟและใช้คลาวด์สาธารณะเป็นฐาน ส่วนMyQ X ให้ความสามารถในการเชื่อมต่อกับคลาวด์ภายในสถาปัตยกรรมแบบออนพรีมิสหรือแบบไฮบริด

ระบบสแกนไปยังคลาวด์ทำงานอย่างไร?

ผู้ใช้สแกนเอกสารแบบกระดาษด้วยอุปกรณ์ที่รองรับMyQ แทนที่จะบันทึกไฟล์สแกนไว้ในเครื่องและส่งต่อด้วยตนเองในภายหลัง กระบวนการสแกนที่ตั้งค่าไว้MyQ จะส่งเอกสารไปยังจุดหมายปลายทางที่เลือกไว้

MyQ X รองรับบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น OneDrive OneDrive for Business, Google Drive, Google Drive for Workspace, Box, Dropbox, และ Amazon S3SharePoint Online ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าบริการเหล่านี้เป็นจุดหมายปลายทางภายในกระบวนการทำงานของEasy Scan ได้

ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างการดำเนินการ "Easy Scan " ที่เชื่อมโยงกับ "SharePoint Online" ได้ ตามการตั้งค่า ผู้ใช้สามารถเลือกไซต์และโฟลเดอร์ที่ได้รับการกำหนดค่าไว้บนอุปกรณ์ก่อนที่จะส่งการสแกน

MyQ Roger ให้บริการฟังก์ชันการสแกนไปยังคลาวด์ที่คล้ายกัน เป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมคลาวด์สาธารณะของบริษัท ซึ่งรวมถึงฟังก์ชัน "Scan to Cloud Storage" สำหรับOneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud และ Dropbox

จุดสำคัญคือว่า Scan to Cloud ไม่ใช่เพียงแค่ “การสแกนไปยังที่อยู่อีเมล” แต่ยังเชื่อมต่อกระบวนการเก็บข้อมูลเอกสารกับระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีอยู่ขององค์กร และกระบวนการจัดการเอกสารด้วย

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสแกนไปยังระบบคลาวด์คืออะไร?

กระบวนการทำงาน "Scan to Cloud" ที่มีประโยชน์ควรช่วยลดการจัดการด้วยมือ แทนที่จะเพียงย้ายกระบวนการด้วยมือเดิมไปยังระบบคลาวด์เท่านั้น

กำหนดจุดหมายปลายทางตามกระบวนการทำงานจริง

แทนที่จะให้ผู้ใช้มีรายชื่อจุดหมายปลายทางที่ไม่มีข้อจำกัด ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างการดำเนินการที่ได้รับการกำหนดไว้ล่วงหน้า (Easy Scan ) สำหรับกระบวนการทั่วไปได้ ตัวอย่างเช่น กระบวนการทำงาน (workflow) อาจส่งเอกสารไปยังตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เฉพาะเจาะจงได้โดยตรง แทนที่จะต้องให้ผู้ใช้กำหนดจุดหมายปลายทางทุกครั้งMyQ รองรับการดำเนินการหลายรายการ (Easy Scan ) ที่มีจุดหมายปลายทางต่างกัน

ใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ที่เหมาะสม

ในกรณีที่การผสานการทำงานกับบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สนับสนุนการเรียกดูโฟลเดอร์ ผู้ใช้สามารถนำทางไปยังตำแหน่งที่มีอยู่ได้จากอุปกรณ์ สำหรับSharePoint Online,MyQ X สามารถกำหนดค่าได้ทั้งสำหรับไซต์เดียวหรือหลายไซต์ โดยฟังก์ชันการเรียกดูโฟลเดอร์จะใช้งานได้ขึ้นอยู่กับค่าที่กำหนด

ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงให้อยู่ในความควบคุม

การเชื่อมต่อกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ควรสอดคล้องกับแบบการเข้าถึงที่มีอยู่ขององค์กร การผสานการทำงานของMyQจำเป็นต้องให้ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบตั้งค่าการเชื่อมต่อและสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะสามารถใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลปลายทางได้

ใช้ระบบอัตโนมัติเมื่อเป็นไปได้

หากทุกครั้งที่มีการสแกน ผู้ใช้ยังต้องเปลี่ยนชื่อ จัดเรียง ประมวลผล และย้ายไฟล์ที่ได้มาด้วยตนเอง องค์กรนั้นได้ดำเนินการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลแล้ว แต่ยังไม่จำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องด้วย นี่คือจุดที่การประมวลผลอัตโนมัติมีความสำคัญ

ทำอย่างไรให้เอกสารที่สแกนแล้วสามารถถูกประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ?

การสแกนอาจเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดการเอกสารที่กว้างขวางขึ้น 

MyQ สนับสนุน OCR เพื่อสร้างเอกสารที่สามารถค้นหาได้ รวมถึงพารามิเตอร์การสแกนและข้อมูลเมตาเพิ่มเติม นอกจากนี้ กระบวนการสแกนของMyQยังสามารถส่งเอกสารไปยังระบบจัดการเอกสารและจุดหมายปลายทางอื่น ๆ ได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น OCR สามารถแปลงเอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ PDF ที่สามารถค้นหาได้ แทนที่จะให้องค์กรมีเพียงภาพที่สามารถดูได้เท่านั้น นอกจากนี้ ยังสามารถป้อนข้อมูลเพิ่มเติมได้ระหว่างกระบวนการสแกน เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด ยอดรวม หรือสกุลเงิน และเก็บไว้เป็นข้อมูลเมตาดาต้าพร้อมกับเอกสาร 

การสแกนไปยังคลาวด์ไม่ใช่เพียงแค่จุดหมายปลายทางเท่านั้น

ประโยชน์ของ Scan to Cloud ไม่ใช่เพียงแค่การลดจำนวนการคลิกไม่กี่ครั้งในกระบวนการสแกนเท่านั้น

การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุดคือการเชื่อมโยงจุดที่เอกสารถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลกับระบบที่เอกสารดังกล่าวจำเป็นต้องถูกจัดเก็บหรือประมวลผล

สำหรับองค์กรที่ให้ความสำคัญกับระบบคลาวด์เป็นอันดับแรก สิ่งนี้อาจหมายถึงการนำเอกสารเข้าสู่บริการคลาวด์ที่มีอยู่โดยตรง ส่วนสำหรับสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด สิ่งนี้อาจหมายถึงการเพิ่มกระบวนการทำงานของเอกสารที่เชื่อมต่อกับคลาวด์ พร้อมทั้งรักษาสถาปัตยกรรมMyQ X ที่มีอยู่เดิม

และเมื่อเพิ่ม OCR, เมตาดาต้า และการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน การสแกนจึงกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการเอกสารที่กว้างขึ้น แทนที่จะเป็นฟังก์ชันที่แยกตัวอยู่บนเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) 

MyQ ให้บริการทั้งสองรูปแบบ:MyQ Roger สำหรับองค์กรที่ต้องการสถาปัตยกรรมคลาวด์สาธารณะ และMyQ X สำหรับองค์กรที่ต้องการการติดตั้งในสถานที่หรือแบบไฮบริด พร้อมด้วยกระบวนการทำงานของเอกสารที่เชื่อมต่อกับคลาวด์