มากกว่าการสแกน: การสร้างกระบวนการจัดการเอกสารที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์, OCR และการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน

กระบวนการนี้ทำงานได้ แต่มีขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ทำให้เสียเวลาอันมีค่า และเพิ่มความเสี่ยงที่เอกสารจะถูกวางผิดที่หรือจัดเก็บอย่างไม่เป็นระบบ 

การวิเคราะห์คำถามที่มักถูกถามและบทสนทนาจากช่องทางต่าง ๆ ของเราแสดงให้เห็นว่า องค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาวิธีที่ดีขึ้นในการจัดการกระบวนการทำงานของเอกสารมากขึ้นเรื่อย ๆ

คำถามเกี่ยวกับ การสแกนบนคลาวด์, การรู้จำตัวอักษรด้วยแสง (OCR), ข้อมูลเมตา และกระบวนการทำงาน มักปรากฏขึ้นบ่อยครั้ง ซึ่งสะท้อนถึงการเปลี่ยนทิศทางจากการสแกนขั้นพื้นฐานไปสู่กระบวนการที่เชื่อมต่อและอัตโนมัติมากขึ้น

เป้าหมายในปัจจุบันไม่ใช่เพียงการแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัลอีกต่อไป แต่คือการรับประกันว่าข้อมูลจะถึงจุดหมายที่ถูกต้อง ในรูปแบบที่ถูกต้อง และในบริบทที่ถูกต้อง

การสแกนสมัยใหม่เน้นไปที่การถ่ายโอนข้อมูล ไม่ใช่ไฟล์

แทนที่จะสร้างไฟล์ PDF ที่ต้องให้ใครสักคนมาประมวลผลด้วยมือ กระบวนการจัดการเอกสารในปัจจุบันสามารถส่งเอกสารไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้โดยอัตโนมัติ แปลงเอกสารให้เป็นไฟล์ที่สามารถค้นหาได้ เก็บข้อมูลเพิ่มเติม และผสานรวมเอกสารเหล่านั้นเข้ากับกระบวนการทำงานทางธุรกิจที่มีอยู่

วิธีการนี้ช่วยลดการดำเนินการด้วยมือ พร้อมทั้งทำให้การค้นหา จัดระเบียบ และแบ่งปันเอกสารเป็นไปได้ง่ายขึ้น

สำหรับผู้ดูแลระบบ IT ระบบนี้ยังช่วยเพิ่มความสม่ำเสมอได้มากขึ้น โดยการแทนที่นิสัยการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคนด้วยกระบวนการทำงานมาตรฐานที่สามารถจัดการได้อย่างรวมศูนย์

ส่งเอกสารไปยังที่ที่ควรส่งโดยตรง

แทนที่จะสแกนเอกสารเพื่อส่งทางอีเมลหรือเก็บไว้ชั่วคราวบนคอมพิวเตอร์ท้องถิ่น ผู้ใช้สามารถสแกนเอกสารโดยตรงไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ตนต้องการได้จากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน

MyQ รองรับจุดหมายปลายทางสำหรับการสแกนบนคลาวด์ ได้แก่: 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive สำหรับธุรกิจ 

• Google Drive 

• Google Drive สำหรับ Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

ยังมีจุดหมายปลายทางเพิ่มเติม เช่น โฟลเดอร์ในเครือข่าย เซิร์ฟเวอร์ FTP จุดหมายปลายทางที่กำหนดเอง และอีเมล เพื่อรองรับความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย

การส่งเอกสารโดยตรงหมายความว่าเอกสารจะส่งถึงที่ที่ผู้ใช้คาดหวัง ซึ่งช่วยลดการอัปโหลดด้วยมือ และช่วยให้องค์กรรักษามาตรฐานการจัดเก็บเอกสารให้เป็นไปอย่างสม่ำเสมอ

มีจำหน่ายบนMyQ X และMyQ Roger

รายชื่อจุดหมายปลายทางทั้งหมดข้างต้นใช้ได้กับMyQ X.MyQ Roger ปัจจุบันรองรับการสแกนโดยตรงไปยังOneDrive, Google Drive, SharePoint (ด้วยใบอนุญาตที่เหมาะสม),Microsoft Teams และอีเมลจากเครื่องพิมพ์เอง; Dropbox, Box, iCloud และ "สแกนไปยังโทรศัพท์" สามารถใช้งานได้ผ่านแอปมือถือMyQ Roger แทนที่จะจากอุปกรณ์เอง Amazon S3, โฟลเดอร์เครือข่าย และจุดหมายปลายทาง FTP ยังไม่ได้รับการสนับสนุนบนMyQ Roger . 

การบูรณาการกับระบบคลาวด์สามารถผสานเข้ากับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ได้อย่างเป็นธรรมชาติ

ไม่ว่าทีมจะทำงานร่วมกันผ่านMicrosoft 365 หรือGoogle Workspace ผู้ใช้ก็คาดหวังมากขึ้นเรื่อยๆ ว่าเอกสารที่สแกนแล้วจะปรากฏขึ้นพร้อมกับเนื้อหาดิจิทัลอื่นๆ ของพวกเขา 

MyQ สนับสนุนการสแกนโดยตรง ไปยังบริการต่าง ๆ เช่นSharePoint Online,OneDrive for Business, Google Drive และ Google Drive for Workspace ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดจุดหมายปลายทางของการสแกนแบบรวมศูนย์ได้ ส่วนผู้ใช้สามารถยืนยันตัวตนบัญชีคลาวด์ของตนเองเพื่อรับประกันว่าเอกสารจะถูกส่งไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องอย่างปลอดภัย

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า ผู้ใช้ยังสามารถเรียกดูโฟลเดอร์ได้โดยตรงจากเครื่องมัลติฟังก์ชันก่อนที่จะเสร็จสิ้นการสแกน ซึ่งช่วยให้การจัดเก็บเอกสารให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกเป็นไปได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น 

OCR ทำให้เอกสารที่สแกนสามารถค้นหาได้

โดยไม่มี การรู้จำตัวอักษรด้วยแสง (OCR), การค้นหาสัญญา หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า หรือหมายเลขอ้างอิงภายในไฟล์ PDF ที่สแกนแล้วนับพันไฟล์จะกลายเป็นเรื่องที่แทบเป็นไปไม่ได้

OCR แก้ไขปัญหานี้โดยการระบุข้อความที่พิมพ์ในเอกสารที่สแกน และสร้างผลลัพธ์ที่สามารถค้นหาได้

ในMyQ, OCR สามารถแปลงเอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ที่สามารถค้นหาได้ พร้อมทั้งสนับสนุนรูปแบบไฟล์ผลลัพธ์หลายรูปแบบผ่านโปรไฟล์ OCR ที่สามารถปรับแต่งได้ โปรไฟล์เหล่านี้สามารถนำไปใช้ในกระบวนการทำงานของEasy Scan เพื่อทำให้การประมวลผลเอกสารเป็นมาตรฐานทั่วทั้งองค์กร

มีจำหน่ายบนMyQ X และMyQ Roger

ในMyQ X, OCR ทำงานผ่านเซิร์ฟเวอร์ OCR เฉพาะของMyQ ซึ่งเป็นส่วนประกอบฟรีที่สามารถติดตั้งและจัดการเองได้ (พัฒนาบนพื้นฐานของ Tesseract engine และรองรับมากกว่า 60 ภาษา) ที่สามารถเชื่อมต่อกับกระบวนการทำงานของEasy Scan ได้

บนMyQ Roger , OCR ได้ถูก tíchรวมไว้ในแอปมือถือ และเริ่มปรากฏขึ้นเป็นตัวเลือกการสแกนโดยตรงบนเครื่องพิมพ์ที่รองรับ (ปัจจุบันเป็นค่าเริ่มต้นบนรุ่นHP ที่รองรับ); ไม่มีผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์ OCR ที่แยกเป็นอิสระบนMyQ Roger เหมือนที่มีบนMyQ X.

เมตาดาต้าช่วยให้เอกสารมีบริบททางธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างต้องอาศัยข้อมูล เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า รหัสโครงการ หมายเลขอ้างอิงใบสั่งซื้อ หรือรหัสแผนก เพื่อจัดเรียงเอกสารให้ถูกต้อง

ข้อมูลนี้เรียกว่า เมตาดาต้า. 

MyQ ช่วยให้องค์กรสามารถเก็บข้อมูลเพิ่มเติมได้ระหว่างกระบวนการสแกน โดยขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงาน ผู้ใช้สามารถป้อนค่าต่าง ๆ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนดชำระ ยอดรวม สกุลเงิน หรือข้อมูลเฉพาะทางธุรกิจอื่น ๆ ก่อนที่เอกสารจะถูกส่งไปยังจุดหมายปลายทาง ค่าต่าง ๆ เหล่านี้จะถูกบันทึกไว้พร้อมกับเอกสารในระบบปลายทาง ซึ่งช่วยให้การจัดประเภทและการค้นหาเอกสารเป็นไปได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น

การเพิ่มข้อมูลเมตาดาต้าตั้งแต่ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ช่วยองค์กรสร้างกระบวนการจัดการเอกสารที่สม่ำเสมอมากขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติมด้วยมือในขั้นตอนต่อไป

มีจำหน่ายบนMyQ X และMyQ Roger

ความสามารถในการบันทึกข้อมูลเมตาดาต้าได้รับการบันทึกไว้ในเอกสารสำหรับMyQ X.MyQ Roger พารามิเตอร์ของกระบวนการทำงานครอบคลุมการตั้งค่าการสแกนทางเทคนิค เช่น การสแกนสองหน้า ความละเอียด ขนาดกระดาษ และรูปแบบ แต่ไม่รวมถึงสนามข้อมูลเมตาดาต้าทางธุรกิจที่กำหนดเอง

การอัตโนมัติกระบวนการจัดการเอกสารที่ทำซ้ำๆ

พนักงานจะยืนยันตัวตนบนอุปกรณ์ เลือกจุดหมายปลายทาง ปรับตัวเลือกการสแกน ป้อนข้อมูลเดียวกัน และทำซ้ำขั้นตอนนี้หลายสิบครั้ง

การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานช่วยลดความซ้ำซากนี้ลงได้มาก

ด้วย MyQ Easy Scan, ผู้บริหารสามารถสร้างขั้นตอนการทำงานการสแกนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งรวมการดำเนินการหลายขั้นตอนเข้าเป็นขั้นตอนเดียวสำหรับผู้ใช้ แทนที่จะต้องตั้งค่าการสแกนทุกครั้งด้วยมือ ผู้ใช้เพียงเลือกขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสม และMyQ จะปรับตั้งค่าที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ ก่อนส่งเอกสารไปยังจุดหมายปลายทาง

ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ กระบวนการทำงานอาจรวมถึงการตั้งค่าการสแกนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จุดหมายปลายทางบนคลาวด์ การเก็บรวบรวมข้อมูลเมตา การประมวลผล OCR และการจัดส่งเอกสาร

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดของผู้ใช้ด้วย โดยการรับประกันว่าเอกสารได้รับการประมวลผลอย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร

การมาตรฐานมีประโยชน์ทั้งต่อผู้ใช้และฝ่ายไอที

หากไม่มีขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน ผู้ใช้มักพัฒนาวิธีการของตนเองในการตั้งชื่อไฟล์ การเลือกจุดหมายปลายทาง หรือการตั้งค่าการสแกน เมื่อเวลาผ่านไป ความแตกต่างเหล่านี้ทำให้การจัดการเอกสารกลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้น และเพิ่มความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกจัดเก็บผิดที่

กระบวนการทำงานแบบรวมศูนย์ช่วยรับประกันว่าเอกสารจะผ่านขั้นตอนเดียวกัน ไม่ว่าใครจะเป็นผู้สแกนหรือใช้อุปกรณ์มัลติฟังก์ชันใดก็ตาม

สำหรับทีมไอที สิ่งนี้ช่วยทำให้การบริหารจัดการง่ายขึ้น

สำหรับผู้ใช้ สิ่งนี้ช่วยสร้างประสบการณ์ที่คุ้นเคย ซึ่งทำให้ต้องตัดสินใจน้อยลงในการทำงานประจำวัน 

การเปลี่ยนการสแกนให้เป็นกระบวนการธุรกิจที่เชื่อมต่อกัน

การสแกนยังคงเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการดำเนินงานของธุรกิจหลายแห่ง แต่คุณค่าของมันไม่ได้มาจากการแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัลเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป 

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดเกิดจากสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่เอกสารถูกสแกนแล้ว

การบูรณาการกับระบบคลาวด์โดยตรงช่วยลดขั้นตอนการจัดการที่ไม่จำเป็น OCR เปลี่ยนภาพนิ่งให้เป็นเอกสารที่สามารถค้นหาได้ ข้อมูลเมตาให้บริบททางธุรกิจ การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานช่วยขจัดงานทำซ้ำด้วยมือ และส่งเอกสารไปยังจุดหมายที่ต้องการอย่างแม่นยำ

ความสามารถเหล่านี้เมื่อรวมกันแล้ว จะช่วยให้องค์กรก้าวข้ามการสแกนแบบดั้งเดิม ไปสู่กระบวนการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีความสม่ำเสมอมากขึ้น และสอดคล้องกับวิธีการจัดการข้อมูลของธุรกิจสมัยใหม่ในปัจจุบันได้ดีขึ้น

รับความช่วยเหลือที่คุณต้องการ

เช่นเคย ลูกค้าและพันธมิตรที่มีอยู่ควรติดต่อกับ MyQ Community Portal, ซึ่งมีเอกสาร คำตอบ และระบบบันทึกกรณีขอความช่วยเหลือไว้ทั้งหมด

เรายังแนะนำให้รักษาแผนSoftware Assuranceของใบอนุญาตของคุณให้ยังคงมีผลอยู่ เพราะนี่คือสิ่งที่ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงการอัปเดตใหม่ล่าสุด แพตช์ความปลอดภัย และบริการสนับสนุนจากMyQ ได้ทุกครั้งที่มีปัญหาเกิดขึ้น