ความท้าทายในการพิมพ์ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสาน

นอกจากนี้ ยังควรช่วยองค์กรก้าวข้ามการจัดการการพิมพ์ขั้นพื้นฐาน โดยการควบคุมกระบวนการทำงานของเอกสารและลดการพิมพ์ที่ไม่จำเป็น แพลตฟอร์มที่เหมาะสมควรทำให้ความปลอดภัยเป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรม แทนที่จะเป็นสิ่งที่เพิ่มเข้ามาภายหลัง 

ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญในขณะนี้ 

สำนักงานที่กระจายอยู่หลายแห่ง ผู้ใช้ระยะไกล โครงสร้างพื้นฐานบนคลาวด์ และข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เพิ่มมากขึ้น ล้วนทำให้จุดอ่อนในสภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่ได้รับการออกแบบมาสำหรับสำนักงานเดียวและโครงสร้างพื้นฐานที่ค่อนข้างคงที่ ปรากฏขึ้น

ผลที่ตามมาคือปัญหาในทางปฏิบัติ: งานของฝ่ายไอทีเพิ่มขึ้น เอกสารสำคัญมีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลมากขึ้น อุปกรณ์ที่ควบคุมได้ยากขึ้น และกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ดังนั้น แพลตฟอร์มการพิมพ์จึงควรได้รับการประเมินเป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมไอทีและเอกสารขององค์กรโดยรวม ไม่ใช่เพียงเครื่องมือแยกเดี่ยวสำหรับการจัดการเครื่องพิมพ์ 

แพลตฟอร์มการพิมพ์ควรมีสถาปัตยกรรมความปลอดภัยแบบใด?

ความปลอดภัยควรเริ่มต้นจากวิธีการออกแบบแพลตฟอร์ม ไม่ใช่จากโมดูลความปลอดภัยที่เพิ่มเข้ามาภายหลังอย่างเป็นทางเลือก เริ่มต้นด้วยกระบวนการยืนยันตัวตนและการอนุญาต ผู้ใช้ควรต้องยืนยันตัวตนก่อนที่จะเข้าถึงกระบวนการพิมพ์ที่ได้รับการป้องกัน โดยใช้สิทธิ์ตามบทบาทเพื่อควบคุมสิ่งที่ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้สามารถทำได้

การเข้ารหัสควรช่วยปกป้องข้อมูลทั้งในระหว่างการส่งข้อมูลและเมื่อเก็บข้อมูลไว้ และแพลตฟอร์มควรมีระบบควบคุมที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานที่จัดเก็บงานพิมพ์และข้อมูลเอกสาร

การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัยเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา แพลตฟอร์มควรป้องกันไม่ให้เอกสารที่มีความลับถูกส่งไปยังอุปกรณ์ทันทีและถูกทิ้งไว้โดยไม่มีผู้ดูแล แทนที่จะเป็นเช่นนั้น งานพิมพ์ควรได้รับการปกป้องไว้จนกว่าผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตจะปล่อยงานพิมพ์นั้นออกมา

สำหรับสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด ควรตรวจสอบด้วยว่าข้อมูลการพิมพ์จะเกิดขึ้นอย่างไรนอกเซิร์ฟเวอร์กลาง การจัดเก็บข้อมูลพิมพ์แบบท้องถิ่น (local spooling) แถวคิวที่ไม่ได้รับการจัดการ และสำเนาเอกสารที่ไม่ได้รับการควบคุม อาจทำให้สถาปัตยกรรมที่เดิมมีความปลอดภัยถูกบ่อนทำลายได้ เป้าหมายควรสอดคล้องกับการควบคุมเอกสารตลอดวงจรชีวิตการพิมพ์ 

ทำไมความอิสระจากผู้จำหน่ายจึงมีความสำคัญต่อความปลอดภัยในการพิมพ์?

สภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่ปลอดภัยไม่ควรบังคับให้องค์กรต้องปรับมาตรฐานอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ทั้งหมดให้สอดคล้องกับผู้ผลิตเพียงรายเดียว

องค์กรขนาดใหญ่มักใช้กลุ่มอุปกรณ์ที่หลากหลายในสำนักงานต่าง ๆ สถานที่ต่าง ๆ และอุปกรณ์จากรุ่นต่าง ๆ แพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์ควรกำหนดนโยบายความปลอดภัยและขั้นตอนการทำงานที่สอดคล้องกันในสภาพแวดล้อมดังกล่าว แทนที่จะทำให้ความปลอดภัยขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์ที่ติดตั้งอยู่

ความเป็นกลางต่อผู้ผลิตก็มีความสำคัญเช่นกันเมื่อองค์กรเปลี่ยนหรือรวมอุปกรณ์เข้าด้วยกัน หากแพลตฟอร์มการพิมพ์ผูกพันอย่างแน่นหนาอยู่กับระบบนิเวศของฮาร์ดแวร์เพียงหนึ่งเดียว การเปลี่ยนอุปกรณ์อาจกลายเป็นโครงการโครงสร้างพื้นฐานที่ใหญ่กว่าที่จำเป็น

แพลตฟอร์มที่ทำงานได้กับกลุ่มอุปกรณ์ที่หลากหลายสามารถรวมศูนย์การตรวจสอบสิทธิ์ การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัย นโยบาย การติดตาม และกระบวนการทำงานของเอกสาร โดยไม่ต้องสร้างวิธีการจัดการที่แยกต่างหากสำหรับอุปกรณ์แต่ละประเภท

สิ่งนี้ช่วยลดความพึ่งพาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ และให้ทีมไอทีมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในระบบยานพาหนะ

แพลตฟอร์มควรจัดการกับการอัตโนมัติของกระบวนการทำงานและการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลอย่างไร?

การจัดการการพิมพ์ไม่ควรสิ้นสุดลงเมื่อเอกสารถึงเครื่องพิมพ์ แพลตฟอร์มเดียวกันนี้ควรช่วยองค์กรควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นกับเอกสารทั้งก่อนและหลังการพิมพ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการสแกนและการแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานประจำวัน 

ค้นหาคุณสมบัติที่สามารถส่งเอกสารไปยังจุดหมายที่กำหนดไว้ได้ อัตโนมัติกระบวนการสแกน ประมวลผลเนื้อหาที่สแกนแล้ว และลดการจัดการด้วยมือ ตัวอย่างเช่น OCR สามารถแปลงข้อความในเอกสารที่สแกนแล้วให้เป็นข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ ซึ่งระบบอื่นสามารถประมวลผลได้

เรื่องนี้สำคัญเพราะการพิมพ์ที่ไม่จำเป็นมักเป็นอาการของกระบวนการจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ หากพนักงานสามารถเก็บรวบรวม ประมวลผล และส่งต่อข้อมูลทางดิจิทัลได้อย่างปลอดภัย ก็อาจลดความจำเป็นในการพิมพ์ จัดการ สแกน และป้อนข้อมูลเดียวกันซ้ำด้วยมือ 

ดังนั้น การอัตโนมัติของกระบวนการทำงานควรได้รับการประเมินเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการการพิมพ์

ความสามารถด้านความสอดคล้องกับกฎระเบียบและการตรวจสอบใดที่ถือเป็นเรื่องที่ไม่อาจต่อรองได้?

ผู้ดูแลระบบควรสามารถตรวจสอบได้ว่าใครได้เข้าถึงระบบ มีสิทธิ์อะไรบ้าง และเอกสารภายในระบบเกิดอะไรขึ้น การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) ช่วยจำกัดสิทธิ์ด้านการบริหารจัดการและการดำเนินงานให้สอดคล้องกับความรับผิดชอบของผู้ใช้  

บันทึกการตรวจสอบก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน 

ระบบเหล่านี้ช่วยให้สามารถติดตามกิจกรรมได้อย่างชัดเจน และสามารถช่วยองค์กรในการสอบสวนเหตุการณ์หรือแสดงให้เห็นว่ามีการใช้มาตรการควบคุมที่เหมาะสมแล้ว

การคุ้มครองข้อมูลควรครอบคลุมตลอดวงจรชีวิตของเอกสาร รวมถึงข้อมูลที่ส่งผ่านและข้อมูลที่เก็บไว้ MyQ เอกสารด้านความปลอดภัยของ X, ตัวอย่างเช่น อธิบายถึงการเข้ารหัสข้อมูลที่เก็บไว้ (data at rest) และการเข้ารหัสข้อมูลแบบปลายทางถึงปลายทาง (end-to-end data encryption) พร้อมทั้งการยืนยันตัวตน (authentication), การควบคุมการเข้าถึง (access controls), และการตรวจสอบ (auditing).

ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เฉพาะเจาะจงจะขึ้นอยู่กับองค์กรและอุตสาหกรรมที่องค์กรนั้นดำเนินการ แต่หลักการพื้นฐานนั้นยังคงเป็นไปอย่างสม่ำเสมอ: มาตรการควบคุมด้านความปลอดภัยต้องสามารถพิสูจน์ได้ บริหารจัดการได้ และตรวจสอบได้

ข้อผิดพลาดของโซลูชันที่อ่อนแอหรือล้าสมัย

ไม่ใช่ทุกสถาปัตยกรรมการจัดการการพิมพ์ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อสภาพแวดล้อมแบบกระจายตัวในปัจจุบัน 

รูปแบบบางแบบที่พบบ่อยมักก่อให้เกิดความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น: 

• สถาปัตยกรรมเอเจนต์ต่ออุปกรณ์: การส่งการอัปเดตหลายครั้งไปยังอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจทำให้งานการติดตั้งและบำรุงรักษาเพิ่มขึ้นเมื่อจำนวนอุปกรณ์ในระบบเพิ่มขึ้นหรือมีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจนำไปสู่ความพยายามในการบริหารจัดการที่มากขึ้น และเพิ่มโอกาสเกิดปัญหาในการกำหนดค่า 

• ระบบความปลอดภัยที่ติดตั้งเพิ่มเติมภายหลัง: เมื่อความปลอดภัยถูกมองเป็นโมดูลเสริมแทนที่จะเป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมแพลตฟอร์ม การควบคุมอาจถูกแบ่งแยกไปทั่วส่วนประกอบต่าง ๆ 

• แพลตฟอร์มที่ผูกติดกับฮาร์ดแวร์ของผู้ผลิตเดียว: การผูกการบริหารจัดการและความปลอดภัยไว้กับระบบนิเวศฮาร์ดแวร์เดียวอย่างแน่นเกินไป อาจทำให้การเปลี่ยนแปลงกลุ่มอุปกรณ์เกิดความขัดข้องมากขึ้น และจำกัดตัวเลือกอุปกรณ์ในอนาคต 

• ระบบที่ติดตั้งในสถานที่เท่านั้น ซึ่งได้รับการปรับปรุงให้รองรับการทำงานแบบไฮบริด: ระบบที่ออกแบบมาสำหรับสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบคงที่และรวมศูนย์ อาจต้องการโครงสร้างพื้นฐานเพิ่มเติมและวิธีการแก้ไขชั่วคราว เมื่อองค์กรเปลี่ยนไปสู่สภาพแวดล้อมที่โฮสต์บนคลาวด์หรือสภาพแวดล้อมแบบกระจาย

ค่าใช้จ่ายไม่ได้จำกัดอยู่เพียงด้านทางเทคนิคเท่านั้น ข้อจำกัดทางสถาปัตยกรรมเหล่านี้อาจทำให้ปริมาณงานของศูนย์บริการลูกค้าเพิ่มขึ้น ทำให้การติดตั้งระบบและการปรับเปลี่ยนในสำนักงานช้าลง และทำให้การรักษาความสม่ำเสมอของมาตรการความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นเรื่องที่ยากขึ้น

MyQ ได้เปลี่ยนการบริหารจัดการการพิมพ์ให้กลายเป็นความปรับปรุงด้านการดำเนินงานอย่างไร

Orion Group Holdings ได้ใช้MyQ Xเพื่อรวมศูนย์การจัดการการพิมพ์ในสภาพแวดล้อมที่กระจายตัวของบริษัท เสริมความปลอดภัยของเอกสาร และเพิ่มการมองเห็นในการดำเนินงานของอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายในการพิมพ์

การติดตั้งระบบที่ดำเนินการเสร็จสิ้นนี้รวมถึงการพิมพ์แบบดึงข้อมูลอย่างปลอดภัย (secure pull printing), การจัดการเครื่องพิมพ์แบบรวมศูนย์, การจัดเตรียมเครื่องพิมพ์อัตโนมัติ, การแจ้งเตือนอุปกรณ์แบบเชิงรุก, การบัญชีโครงการ และกระบวนการทำงานเอกสารอัตโนมัติ

โครงการนี้เกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ว่า การลดปริมาณกระดาษ และโทนเนอร์ รวมถึงการประหยัด ประหยัดเวลาบริหารจัดการ IT ได้ 20–25 ชั่วโมง ต่อเดือน

ผลลัพธ์เหล่านี้แสดงให้เห็นว่าทำไมการประเมินควรไปไกลกว่าการถามเพียงว่าแพลตฟอร์มนั้นสามารถจัดการเครื่องพิมพ์ได้หรือไม่ คำถามที่มีประโยชน์กว่าคือ แพลตฟอร์มนั้นสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงอะไรได้บ้างในสภาพแวดล้อมการพิมพ์และเอกสารขององค์กรโดยรวม

แพลตฟอร์มการพิมพ์ที่ปลอดภัยควรสามารถบูรณาการเข้ากับสถาปัตยกรรมความปลอดภัยขององค์กร ทำงานได้กับอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ทั้งหมด ปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการติดตั้งขององค์กร รองรับกระบวนการทำงานของเอกสาร และจัดเตรียมเครื่องมือควบคุมที่จำเป็นเพื่อความรับผิดชอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ