ต้นทุนที่แท้จริงของการติดตั้งเครื่องพิมพ์: เป็นไปได้จริงหรือไม่ที่จะกำจัดของเสียให้หมดไป?

ในอุตสาหกรรมต่างๆ งานปฏิบัติการอย่างหนึ่งที่ยังคงใช้ทรัพยากรด้านไอทีมากกว่าที่คาดไว้คือ การติดตั้งและ บำรุงรักษา เครื่องพิมพ์ แม้ว่าการพิมพ์ ยังคง เป็นสิ่งจำเป็น แต่กระบวนการติดตั้งมักจะล้าสมัยไปแล้ว ทีม ไอที หลาย ทีม ยังคงจัดการคิวการพิมพ์ 50 ถึง 300 คิวด้วยตนเอง สร้างการแมปใหม่หลังจากการอัปเดตระบบปฏิบัติการ จัดแพ็กเกจไดรเวอร์ใหม่ และ บำรุง รักษา สคริปต์ หรือ GPO ที่ไม่เคยออกแบบมาสำหรับสถานที่ทำงานแบบกระจายตัวในยุคปัจจุบัน

ผลกระทบทางการเงินนั้นลึกซึ้งกว่าที่ผู้บริหารส่วนใหญ่ตระหนัก งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าสำหรับทุกๆ 1 ดอลลาร์ที่ใช้ไปกับการพิมพ์ องค์กรต่างๆ จะใช้เงินระหว่าง 9 ถึง 15 ดอลลาร์ ในการจัดการสภาพแวดล้อมการพิมพ์ ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับแรงงานด้านไอที การแก้ไขปัญหา และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ในกลุ่มเครื่องพิมพ์ขนาดใหญ่ รูปแบบการใช้งานที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้เสียค่าใช้จ่ายสูงถึง 50,000 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับเครื่องพิมพ์ทุกๆ 100 เครื่อง เพียงเพราะการบริหารจัดการที่ซ้ำซากและความซับซ้อนในการรักษาความสม่ำเสมอและความปลอดภัยของทุกอย่าง  

ลองจินตนาการถึงความเป็นจริงที่แตกต่างออกไป โลกที่การติดตั้งเครื่องพิมพ์ไม่จำเป็นต้องใช้ความเชี่ยวชาญด้านสคริปต์หรือการตั้งค่าด้วยตนเองเป็นชั่วโมงๆ อีกต่อไป โลกที่คิวที่เหมาะสมจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติตามตำแหน่งที่ตั้ง ส่วนเครือข่าย หรือบทบาทของผู้ใช้ โลกที่การอัปเดตระบบปฏิบัติการไม่ทำให้การแมปเสียหาย การเข้าสู่ระบบไม่ช้าลงเนื่องจากการติดตั้งคิว และการเชื่อมต่อ BYOD ไม่จำเป็นต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอที โลกที่การติดตั้งจำนวนมากกลายเป็นเรื่องปกติธรรมดาแทนที่จะเป็นเรื่องยุ่งยาก  

ในสภาพแวดล้อมเช่นนี้ การตั้งค่าเครื่องพิมพ์จะเปลี่ยนจากภาระที่ซ้ำซากจำเจไปเป็นขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัวและคาดการณ์ได้ ซึ่งจะช่วยสนับสนุนการเติบโตขององค์กรแทนที่จะเป็นอุปสรรค นั่นอาจหมายความว่า: 

• ติดตั้งเครื่องพิมพ์หลายร้อยเครื่องได้ภายในไม่กี่นาที แทนที่จะใช้เวลาหลายวัน 
• บันทึกข้อมูลผู้ขับขี่เพียงครั้งเดียวและนำกลับมาใช้ซ้ำได้ทั่วทั้งองค์กร 
• การเปิดตัวอาคาร วิทยาเขต หรือสาขาใหม่ด้วยความพยายามน้อยที่สุด 
• ลดจำนวนตั๋วสนับสนุนที่เกิดจากคิวที่ขัดข้องหรือไดรเวอร์ที่ล้าสมัย 

องค์กรต่างๆ จะสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น เสริมสร้างความปลอดภัย และเร่งรอบการใช้งานในหลายๆ ไซต์ได้ และผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการส่งมอบการใช้งานในวงกว้าง (โดยเฉพาะผู้ที่จัดการสภาพแวดล้อมของลูกค้าหลายแห่ง) จะได้รับวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทำซ้ำได้ และคุ้มค่ากว่าเดิมในที่สุด  

แม้ว่าอุตสาหกรรมจะยังไม่สามารถแก้ไขความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างสมบูรณ์ แต่ทีมไอทีและผู้ให้บริการก็สามารถทำหลายสิ่งหลายอย่างได้ในปัจจุบัน เช่น การกำหนดมาตรฐานเวอร์ชันไดรเวอร์ การปรับปรุงโครงสร้างคิว การรวมคิวโดยตรง และการใช้เครื่องมือจัดการการพิมพ์แบบรวมศูนย์ ซึ่งสามารถลดความวุ่นวายได้อย่างมาก พันธมิตรที่พัฒนาเทมเพลตการติดตั้งที่สม่ำเสมอ แพ็คเกจไดรเวอร์ที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า และเวิร์กโฟลว์การเริ่มต้นใช้งานที่มีโครงสร้าง มักรายงานว่าระยะเวลาโครงการสั้นลงและมีปัญหาหลังการติดตั้งน้อยลง  

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้อาจไม่ได้ขจัดความซับซ้อนทั้งหมด แต่จะช่วยให้องค์กรสร้าง โครงสร้างพื้นฐานที่ปลอดภัย ปรับใช้ได้เร็วขึ้น และมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีขึ้น  

การเปลี่ยนแปลงไปสู่สภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่ชาญฉลาดและเป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้นกำลังดำเนินไปอย่างรวดเร็ว และผู้ที่เสริมสร้างรากฐานของตนในตอนนี้จะอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป 

จะมีข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมในเร็วๆ นี้ โปรดติดตามชม