ทำไมการจัดการการพิมพ์ที่ไม่ผูกพันกับผู้จำหน่ายจึงสำคัญ

เรื่องนี้มีความสำคัญเพราะการมีอุปกรณ์จากหลายแบรนด์ในองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่เป็นเรื่องที่พบเห็นได้บ่อย การซื้อกิจการ การย้ายสำนักงาน การตัดสินใจซื้อของในระดับภูมิภาค และรอบการเปลี่ยนอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่แตกต่างกัน ล้วนสามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่มีอุปกรณ์จากหลายแบรนด์ได้

แพลตฟอร์มที่ไม่ผูกพันกับผู้ผลิตช่วยให้ฝ่ายไอทีสามารถจัดการอุปกรณ์เหล่านั้นได้อย่างสม่ำเสมอ โดยไม่ต้องเปลี่ยนอุปกรณ์เพียงเพราะแพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์มีการเปลี่ยนแปลง

ทำไมการมีเครื่องพิมพ์หลายประเภทจึงเป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่เรื่องผิดปกติ 

การซื้อกิจการอาจนำอุปกรณ์ประเภทที่แตกต่างไปอย่างสิ้นเชิงเข้ามาในระบบได้ การรวมสำนักงานอาจทำให้อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ต้องทำงานร่วมกับอุปกรณ์ที่ซื้อมาใหม่ นอกจากนี้ อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์อาจถูกเปลี่ยนไปทีละส่วนแทนที่จะเปลี่ยนทั้งหมดในครั้งเดียว ซึ่งทำให้อุปกรณ์จากรุ่นและแบรนด์ต่างกันต้องทำงานร่วมกัน 

สำนักงานภูมิภาคสามารถตัดสินใจซื้อสินค้าได้ด้วยตนเอง ส่วนอุปกรณ์ต่าง ๆ สามารถเลือกใช้ได้ตามความต้องการในการดำเนินงานที่แตกต่างกัน

ผลลัพธ์คือกลุ่มระบบที่หลากหลาย ซึ่งฝ่ายไอทีต้องจัดการให้เป็นสภาพแวดล้อมเดียว

แพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์ควรปรับตัวให้สอดคล้องกับความเป็นจริงดังกล่าว แทนที่จะบังคับให้องค์กรต้องปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมฮาร์ดแวร์ของตนให้สอดคล้องกับซอฟต์แวร์

การจัดการการพิมพ์ที่ไม่ผูกพันกับผู้จำหน่ายคืออะไร?

การจัดการการพิมพ์ที่ไม่ผูกมัดกับผู้ผลิต หมายถึงการจัดการเครื่องพิมพ์และอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันจากผู้ผลิตต่าง ๆ ผ่านแพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์เดียว

แทนที่จะสร้างชั้นการจัดการขึ้นรอบระบบนิเวศฮาร์ดแวร์ของผู้ผลิตเพียงรายเดียว ซอฟต์แวร์นี้ให้เครื่องมือควบคุมและขั้นตอนการทำงานที่เหมือนกันสำหรับทั้งกลุ่มอุปกรณ์ IT สามารถจัดการการยืนยันตัวตน นโยบายการพิมพ์ การบัญชี การรายงาน และฟังก์ชันการจัดการการพิมพ์อื่น ๆ ได้ โดยไม่ต้องสร้างวิธีการจัดการแยกต่างหากสำหรับแต่ละแบรนด์อุปกรณ์

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษเมื่ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์มีการเปลี่ยนแปลงไปตามเวลา แพลตฟอร์มที่ไม่ผูกมัดกับผู้ผลิตช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนหรือเพิ่มอุปกรณ์ได้ โดยไม่ต้องทำให้กลยุทธ์การจัดการการพิมพ์ทั้งหมดต้องขึ้นอยู่กับผู้ผลิตอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เดียวกัน

เป้าหมายนั้นชัดเจน: แพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์ควรให้ฝ่ายไอทีสามารถควบคุมอุปกรณ์พิมพ์ทั้งหมดได้ ไม่ใช่เพื่อกำหนดว่าองค์กรต้องซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ชนิดใด

ระบบจัดการการพิมพ์หนึ่งระบบสามารถรองรับเครื่องพิมพ์หลายยี่ห้อได้หรือไม่?

ใช่ครับ โซลูชันการจัดการการพิมพ์ที่ไม่ผูกมัดกับผู้ผลิตใด ๆ สามารถรองรับอุปกรณ์จากผู้ผลิตต่าง ๆ ได้ ผ่านวิธีการสื่อสารที่ได้มาตรฐาน การบูรณาการอุปกรณ์ และการจัดการแบบรวมศูนย์

ส่วนสำคัญคือสิ่งที่เกิดขึ้นในระดับที่เหนือกว่าอุปกรณ์แต่ละเครื่อง แทนที่จะต้องจัดการเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องอย่างแยกกัน ฝ่ายไอทีสามารถกำหนดนโยบายและขั้นตอนการทำงานแบบรวมศูนย์ และนำไปใช้กับอุปกรณ์ทั้งหมดที่ได้รับการสนับสนุน

ซึ่งอาจรวมถึง: 

• การยืนยันตัวตนของผู้ใช้ 
• นโยบายการพิมพ์ 
• การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัย
• การบัญชีและการรายงาน
• สแกนเวิร์กโฟลว์
• การจัดการอุปกรณ์
• การควบคุมการเข้าถึง 

คุณสมบัติเฉพาะที่มีอยู่อาจขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และระบบการบูรณาการ แต่วิธีการบริหารจัดการยังคงเป็นแบบรวมศูนย์ 

สำหรับทีม IT สิ่งนี้หมายความว่า การเพิ่มแบรนด์เครื่องพิมพ์ที่ได้รับการสนับสนุนอีกหนึ่งแบรนด์ ไม่จำเป็นต้องหมายถึงการนำระบบจัดการการพิมพ์ที่แยกต่างหากมาใช้

ประโยชน์ของการจัดการกลุ่มเครื่องพิมพ์แบบผสมมีอะไรบ้าง?

แพลตฟอร์มที่ไม่ผูกพันกับผู้ผลิตใด ๆ ให้องค์กรมีความอิสระมากขึ้นในการตัดสินใจเลือกอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ตามความต้องการทางธุรกิจและทางเทคนิค แทนที่จะพิจารณาเพียงความเข้ากันได้กับการจัดการการพิมพ์เท่านั้น

สิ่งนี้สามารถช่วยองค์กรได้: 

• หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่ไม่จำเป็น: อุปกรณ์ที่มีอยู่ไม่จำเป็นต้องถูกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเพียงเพราะองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงหรือขยายสภาพแวดล้อมการจัดการการพิมพ์
• รักษาความยืดหยุ่นในการเจรจา: ฝ่ายไอทีสามารถประเมินอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์จากผู้ผลิตต่าง ๆ ได้ แทนที่จะถูกผูกมัดกับระบบนิเวศฮาร์ดแวร์เพียงหนึ่งเดียว
• ทำให้การควบรวมกิจการและการรวมสำนักงานเป็นไปอย่างง่ายขึ้น: สามารถนำกองยานพาหนะต่าง ๆ มาอยู่ภายใต้ระบบการบริหารจัดการแบบเดียวกันได้
• ยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์: องค์กรสามารถใช้ฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่และเหมาะสมต่อไปได้พร้อมกับอุปกรณ์รุ่นใหม่
• ลดความซับซ้อนในการบริหารจัดการ: ทีม IT สามารถจัดการอุปกรณ์ที่ได้รับการสนับสนุนผ่านแพลตฟอร์มกลางได้ แทนที่จะต้องใช้วิธีการจัดการที่แยกกันสำหรับผู้ผลิตต่าง ๆ

สำหรับองค์กรที่มีสภาพแวดล้อมที่กระจายตัวหรือเปลี่ยนแปลงได้ ความยืดหยุ่นดังกล่าวจึงกลายเป็นข้อได้เปรียบทางไอทีที่ใช้งานได้จริง ไม่ใช่เพียงคุณสมบัติทางเทคนิคเท่านั้น

ข้อผิดพลาดของระบบที่ผูกกับผู้จำหน่าย

แพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์จะกลายเป็นข้อจำกัดเมื่อความสามารถของมันผูกพันอย่างแน่นแฟ้นกับแผนพัฒนาอุปกรณ์ของผู้ผลิตเพียงรายเดียว

สิ่งนั้นอาจก่อให้เกิดปัญหาหลายประการ: 

1. การตัดสินใจเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์จะกลายเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ หากแพลตฟอร์มนั้นทำงานได้เฉพาะกับระบบนิเวศฮาร์ดแวร์เฉพาะตัว การเปลี่ยนซอฟต์แวร์จัดการการพิมพ์อาจหมายถึงการเปลี่ยนอุปกรณ์ด้วย
2. อุปกรณ์ที่มีอยู่เดิมอาจกลายเป็นปัญหาในการย้ายระบบ ระหว่างการซื้อกิจการหรือการรวมสำนักงาน สององค์กรอาจต้องนำกลุ่มอุปกรณ์ที่แตกต่างกันมารวมกัน แพลตฟอร์มที่ขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์อาจทำให้การมาตรฐานการดำเนินงานกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น
3. ฝ่ายไอทีมีอำนาจต่อรองน้อยลง เมื่อสภาพแวดล้อมการจัดการการพิมพ์ถูกผูกมัดกับผู้ผลิตอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เพียงรายเดียว ตัวเลือกในการจัดซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ก็จะแคบลง
4. การเปลี่ยนอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์อาจทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้นโดยไม่จำเป็น องค์กรอาจต้องเผชิญกับค่าใช้จ่ายทุนเพิ่มเติมเพียงเพื่อรักษาความเข้ากันได้กับสภาพแวดล้อมการจัดการการพิมพ์ของตนเอง
5. การย้ายระบบจะก่อให้เกิดความขัดข้องมากขึ้น การเปลี่ยนแพลตฟอร์มการจัดการอาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนอุปกรณ์ กระบวนการปรับใช้ และขั้นตอนการทำงานของผู้ใช้พร้อมกัน

หลักการไม่ผูกพันกับผู้จำหน่ายไม่ได้ทำให้ความซับซ้อนในการบริหารจัดการอุปกรณ์พิมพ์ทางกายภาพลดลง แต่ช่วยป้องกันไม่ให้ชั้นบริหารจัดการการพิมพ์เพิ่มข้อจำกัดด้านฮาร์ดแวร์ที่ไม่จำเป็นเข้าไปในความซับซ้อนดังกล่าว

MyQ ช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้นอย่างไร

MyQ ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการสภาพแวดล้อมการพิมพ์สำหรับเครื่องพิมพ์และเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) จากหลายผู้ผลิต ผ่านแพลตฟอร์มกลาง 

ด้วยMyQ องค์กรสามารถใช้วิธีการจัดการแบบเดียวกันสำหรับอุปกรณ์ทั้งหมดที่ได้รับการสนับสนุน แทนที่จะต้องสร้างสภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่ขึ้นอยู่กับผู้ผลิตอุปกรณ์เพียงรายเดียว

ซึ่งรวมถึงความสามารถต่าง ๆ เช่น: 

• การสนับสนุนหลายผู้ผลิต: จัดการอุปกรณ์ที่ได้รับการสนับสนุนจากผู้ผลิตต่าง ๆ ภายในสภาพแวดล้อมMyQ เดียวกัน 

• การบริหารจัดการแบบรวมศูนย์: ใช้นโยบายการจัดการการพิมพ์และจัดการสภาพแวดล้อมจากแพลตฟอร์มกลาง 

• การพิมพ์ที่ปลอดภัย: จัดให้มีกระบวนการพิมพ์ที่ปลอดภัยและสม่ำเสมอในทุกอุปกรณ์ที่รองรับ 

• การบัญชีและการรายงาน: รักษาความโปร่งใสในการติดตามกิจกรรมการพิมพ์ในสภาพแวดล้อมที่ได้รับการจัดการ 

• การสนับสนุนเทอร์มินัลแบบฝังตัว: ใช้ฟังก์ชันการทำงานของMyQ บนอุปกรณ์ที่ได้รับการสนับสนุนจากผู้ผลิตต่าง ๆ 

ประโยชน์ทางปฏิบัติคือความยืดหยุ่นในการเลือกใช้ อרגוןสามารถพัฒนาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ของตนได้ โดยไม่ต้องทำให้กลยุทธ์การจัดการการพิมพ์ขึ้นอยู่กับผู้ผลิตเพียงรายเดียว

ความเป็นกลางต่อผู้จำหน่ายเป็นความตัดสินใจด้านเทคโนโลยีสารสนเทศในระยะยาว

การเลือกแพลตฟอร์มจัดการการพิมพ์นั้นไม่ใช่เพียงเรื่องความต้องการขององค์กรต่อกลุ่มเครื่องพิมพ์ในปัจจุบันเท่านั้น

อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์มีการเปลี่ยนแปลง สำนักงานย้ายที่ตั้ง บริษัทเข้าซื้อกิจการองค์กรอื่น อุปกรณ์ถึงสิ้นอายุการใช้งาน ข้อกำหนดในการจัดซื้อจัดจ้างมีการเปลี่ยนแปลง

แพลตฟอร์มที่รองรับเครื่องพิมพ์หลายแบรนด์ช่วยให้ฝ่ายไอทีมีพื้นที่มากขึ้นในการปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น โดยไม่ต้องสร้างระบบจัดการการพิมพ์ใหม่ทุกครั้งที่สภาพแวดล้อมของอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เปลี่ยนแปลง 

ดังนั้น การจัดการการพิมพ์ที่ไม่ผูกมัดกับผู้ผลิตจึงขึ้นอยู่กับหลักการง่ายๆ คือ แพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์ของคุณควรทำงานร่วมกับกลยุทธ์ด้านอุปกรณ์ของคุณ แทนที่จะกำหนดกลยุทธ์นั้น