ความท้าทายด้านการจัดการเอกสารที่ทีมไอทีต้องเตรียมตัวรับมือ

อุปกรณ์ได้เปลี่ยนแปลง ระบบปฏิบัติการได้พัฒนาขึ้น และกระบวนการจัดการเอกสารก็กลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น แต่โครงสร้างพื้นฐานด้านการพิมพ์ยังคงเป็นสิ่งที่คุ้นเคย

การรักษาสิ่งนั้นไว้กำลังกลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้นเรื่อยๆ

Windows อุตสาหกรรมการพิมพ์กำลังก้าวสู่สถาปัตยกรรมแบบใหม่ องค์กรต่าง ๆ กำลังนำกระบวนการต่าง ๆ มาสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ก่อให้เกิดความคาดหวังที่สูงขึ้นเกี่ยวกับวิธีการเก็บรวบรวมและควบคุมเอกสาร ในขณะเดียวกัน ผู้ใช้ก็คาดหวังมากขึ้นถึงประสบการณ์การใช้งานที่เรียบง่ายและสามารถทำเองได้ ซึ่งต้องการการแทรกแซงจากทีมไอทีน้อยลง

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่มีข้อใดที่ต้องแก้ไขให้เสร็จสิ้นภายในคืนเดียว แต่พวกมันกำลังก่อให้เกิดคำถามที่ทีมไอทีควรเริ่มพิจารณาตั้งแต่ตอนนี้

สภาพแวดล้อมการพิมพ์ของคุณพร้อมสำหรับขั้นตอนต่อไปของการพิมพ์แบบWindows แล้วหรือยัง? 

Microsoft กำลังเปลี่ยนการพิมพ์ผ่านโปรโตคอลการพิมพ์อินเทอร์เน็ต (Windows ) จากไดรเวอร์การพิมพ์ของบุคคลที่สามแบบดั้งเดิม ไปสู่สถาปัตยกรรมที่อิงตามมาตรฐาน ซึ่งสร้างขึ้นรอบ Internet Printing Protocol (IPP),Windows Protected Print และ Print Support Apps.

ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2569 เป็นต้นไป การติดตั้งเครื่องพิมพ์ใหม่ที่ได้รับการสนับสนุนจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็นแบบ "Windows Ready Print" สำหรับทีม IT ความท้าทายไม่ได้อยู่ที่เพียงการตรวจสอบว่าการพิมพ์ทำงานได้หรือไม่ในวันนี้เท่านั้น

คำถามที่สำคัญกว่าคือว่าสภาพแวดล้อมการพิมพ์ในปัจจุบันพร้อมรับมือกับทิศทางที่การพิมพ์แบบWindows กำลังมุ่งไปหรือไม่

องค์กรที่พึ่งพารูปแบบการติดตั้งแบบดั้งเดิมที่เน้นผู้ใช้งานเป็นหลักอย่างมาก จะต้องเข้าใจว่าการเปลี่ยนผ่านครั้งนี้มีความหมายอย่างไรต่ออุปกรณ์ กระบวนการพิมพ์ และโครงสร้างพื้นฐานโดยรวมขององค์กร

และปัญหานี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคจำนวนน้อยอีกต่อไปแล้ว ผู้ตัดสินใจด้านการพิมพ์ในยุโรปกว่า 60% ได้รู้จักกับระบบพิมพ์ที่ได้รับการคุ้มครองของWindows แล้ว

เอกสารของคุณได้เปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัลแล้วหรือไม่? 

การสแกนเอกสารไม่ได้หมายความว่ากระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้นได้กลายเป็นดิจิทัลแล้ว

เอกสารสามารถสแกนเป็นไฟล์ PDF ได้ แต่ยังคงต้องให้ใครสักคน: 

• แยกเอกสารออกด้วยมือ 
• เปลี่ยนชื่อไฟล์
• ดึงข้อมูล
• ป้อนข้อมูลใหม่ลงในระบบอื่น
• แปลงเอกสารเป็นรูปแบบอื่น
• ตัดสินใจว่าควรเก็บเอกสารไว้ที่ใด

ผลลัพธ์คือช่องว่างที่คุ้นเคยระหว่าง การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล และ การแปลงกระบวนการจัดการเอกสารเป็นดิจิทัล.

เรื่องนี้มีความสำคัญ เนื่องจากกระบวนการจัดการเอกสารกำลังเชื่อมโยงกับโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในวงกว้างมากขึ้นเรื่อยๆ 89% ของผู้ตัดสินใจด้านไอที ถือว่าบริการพิมพ์แบบจัดการ (Managed Print Services) เป็นปัจจัยสำคัญต่อโครงการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของพวกเขา ส่วนการอัตโนมัติของกระบวนการทำงานและการสแกนเอกสาร ถือเป็นหนึ่งในลำดับความสำคัญสูงสุดสำหรับสภาพแวดล้อมการพิมพ์ในอนาคต

กระบวนการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลของคุณสามารถผ่านการตรวจสอบอย่างละเอียดได้หรือไม่?

การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การสามารถเชื่อถือข้อมูลดิจิทัลที่ได้มานั้นเป็นเรื่องอีกเรื่องหนึ่ง

สำหรับเอกสารที่มีความสำคัญทางกฎหมาย การเงิน กฎระเบียบ หรือการดำเนินงาน การสแกนและบันทึกไฟล์เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอในการควบคุม

องค์กรอาจจำเป็นต้องพิจารณา: 

• วิธีการตรวจสอบเอกสาร 
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบข้อมูลดังกล่าว
• กระบวนการดังกล่าวสามารถตรวจสอบได้หรือไม่
• วิธีรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารที่ได้รับการแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล

เรื่องนี้มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อองค์กรต่างๆ ย้ายข้อมูลสำคัญต่อธุรกิจจากรูปแบบกระดาษมาสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น

61% ของกระบวนการจัดการเอกสารยังคงใช้กระดาษอยู่ แม้แต่องค์กรต่าง ๆ จะยังคงปรับปรุงวิธีการจัดการเอกสารให้ทันสมัยขึ้นอย่างต่อเนื่อง

เครื่องพิมพ์ทุกเครื่องจำเป็นต้องมีเทอร์มินัลของตัวเองหรือไม่?

เครื่องพิมพ์ไม่ได้ทุกเครื่องมีเทอร์มินัลที่ติดตั้งไว้ในตัว แต่องค์กรอาจยังต้องการให้ผู้ใช้ปล่อยงานพิมพ์โดยตรงที่เครื่องพิมพ์ 

เรื่องนี้มีความสำคัญเป็นพิเศษในสภาพแวดล้อมที่มีเครื่องพิมพ์หลายเครื่องตั้งอยู่ร่วมกัน ตัวอย่างเช่น ห้องพักครูอาจมีเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง แต่ไม่จำเป็นต้องให้ทุกเครื่องมีเทอร์มินัลเฉพาะของตัวเอง

สำหรับทีม IT ความท้าทายคือการหาวิธีการที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อม โดยไม่เพิ่มความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นให้กับอุปกรณ์แต่ละเครื่อง

ความท้าทายเหล่านี้กำลังเปลี่ยนแปลงการสนทนาเกี่ยวกับสื่อสิ่งพิมพ์แล้ว

Windows สถาปัตยกรรมการพิมพ์กำลังพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การเก็บข้อมูลเอกสารกำลังกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการดิจิทัลที่กว้างขึ้น โครงการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลต้องการการควบคุมและความรับผิดชอบที่มากขึ้นเรื่อยๆ

และองค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาวิธีที่ง่ายขึ้นในการให้บริการพิมพ์ โดยไม่ต้องเพิ่มโครงสร้างพื้นฐานที่ไม่จำเป็น

สำหรับทีมไอที งานที่ต้องทำในทันทีนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นการเปลี่ยนแปลงทุกอย่าง แต่คือการเข้าใจว่าความพัฒนาการใดในจำนวนนี้อาจส่งผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมการทำงานของพวกเขา และเริ่มเตรียมตัวรับมือกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

ติดตามข่าวสารได้ที่MyQ ขณะที่เรายังคงสำรวจต่อไปว่าความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะส่งผลอย่างไรต่ออนาคตของอุตสาหกรรมการพิมพ์และการจัดการเอกสาร