中小企業的經濟實惠印刷管理方案

儘管紙本文字的普及度正逐漸下滑，IDC市場研究預測，至2025年全球每分鐘仍將印製高達440萬頁文件。無論大型企業或小型公司，人們仍將持續仰賴印表機來製作正式文件與會計報表。

談及如何實現時，不願投資昂貴資訊科技基礎設施的中小企業，如今可選擇將安全防護與列印服務交由靈活的雲端解決方案處理。至於地點問題，隨著行動與混合型勞動力不斷挑戰傳統辦公室網路的極限，這也成為關鍵考量。

讓那些印表機乖乖聽話

當企業希望掌控其列印作業時，通常會將列印任務的管理交由列印解決方案負責。 此類軟體能確保文件在（多功能）印表機上的流暢處理流程，簡化設備控制、保障列印任務安全，並協助追蹤成本與維護作業。然而，這類本地部署的列印解決方案通常需投資購 print server 更強健的IT基礎架構，此成本考量常使中小企業猶豫是否值得投入此類系統。

然而，採取臨時性的列印方式可能導致其他重大成本。這些成本可能以不安全印表機洩漏資料的形式出現，或是用戶耗費大量工時反覆設定列印與掃描參數，而非從事更具生產力的活動。對於小型企業而言（不僅限於此），雲端技術正是實現經濟實惠、安全且靈活文件處理的解決方案。

行動裝置邁向雲端！

雲端服務的普及度持續攀升，這毫不令人意外。它讓企業得以將工作流程與數據轉移至第三方伺服器，省去資訊部門的繁瑣管理與成本負擔。透過雲端遷移，企業不僅能削減列印基礎設施的開支，還能訂閱列印管理服務。 隨著混合辦公模式（員工同時在辦公室內外工作）日益普及，數位辦公室的邏輯更易理解——您只需「解壓」辦公室，便能即時與同事協作。所需的僅是一條網路連線。

這正是智慧數位工作助理MyQ Roger 的用武之地。作為一款基於行動裝置的SaaS（ 軟體即服務）解決方案 ，它透過直覺化的行動應用程式與印表機控制面板，為使用者提供靈活的列印與掃描功能，且無需配置本地基礎設施與伺服器。該系統完全運行於公有雲端環境，並能直接連接您的雲端儲存空間。

它具備行動性與無縫銜接性 

那麼，在中小企業中，基於雲端的文件處理流程可能呈現何種樣貌？

想像一家每日提貨的小型消費品製造商。後勤部門在下午準備好必要的送貨單，司機隔天早晨在倉庫印表機上列印出來。司機將貨物交付客戶，客戶在送貨單上簽收。通常司機會將這份文件隨手收進某個文件夾，下午再將所有物品交還辦公室。 但現在，他只需Roger 點擊觸發預設掃描動作，用手機拍攝文件後即可將其儲存至特定線上資料夾（OneDrive）。會計部門隨即會收到新檔案的自動通知（可透過Power Automate輕鬆設定），並能立即進行處理。

這只是開始。製造商在收貨時還能MyQ Roger 供應商的發票。該應用程式具備的光學字元辨識（OCR）功能可將文字轉換為可搜尋的PDF檔，並儲存至雲端資料夾。會計部門只需將PDF中的資訊複製到會計系統即可。 業務代表出差時，亦可將掃描的紙本文件（收據或確認訂單）傳送至公司雲端儲存空間。系統甚至能直接在掃描檔案、雲端儲存空間或行動應用程式內搜尋特定關鍵字。

列印功能同樣無須擔憂。使用者可直接Roger 文件放入列印佇Roger 電腦中的檔案Roger 甚至直接從雲端（例如Google雲端硬碟）擷取的檔案——並傳送至印表機。他們可選擇直接列印檔案，或透過應用程式登入印表機面板，以安全提取列印功能取回文件。 整合功能是套件的核心組成部分MyQ Roger 與付費服務（Microsoft ）Roger 亦可兼容免費服務（如Google雲端硬碟或Dropbox）。

MyQ Roger 全新且靈活的文件處理方式， 讓您隨時隨地處理文件—— 無需基礎設施，也無需仰賴 IT 專家的定期支援。此行動 應用程式完全免費，且對使用者數量與連線裝置數量皆無限制。您只需支付數據使用費用，以及每台連線印表機的月費訂閱。數位化或列印，選擇權在您手中。

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