2021年文件數位化：邁向無接觸時代
2021年2月23日
紙張正逐漸過時，需要實體文件的情況也越來越少。我們已逐漸習慣自動化流程，這確實是件好事——它有助於減少人為失誤。
檔案管理正從紙箱逐步轉向數位資料夾，儘管總會有部門依賴紙本文件。但持有正式紙本文件是一回事，處理文件所含資訊則是另一回事。數位化正是在此發揮作用——透過掃描等流程將資料電子化轉移。如今已無需手動將發票項目逐筆輸入電腦。 我們已逐漸適應自動化流程，手動干預的頻率遠低於從前。這無疑是好事。讓科技承擔繁重工作——既節省時間又能減少錯誤。
即時數位轉型
多功能印表機在自動化流程中能發揮極大助益。MyQ 簡化用戶操作——過去您必須在三種文件操作（列印、掃描、傳真）中擇一執行，如今則可將多項操作整合至單一工作流程。 只需在終端機按下按鈕，此列印解決方案不僅能掃描文件，更能將其轉換為可編輯格式，並發送至用戶指定的資料夾、電子郵件或雲端儲存空間。
這系列的動作通常稱為 文件工作流程。上述流程MyQ Easy Scan 設定，MyQ選項不僅於此。
MyQ Ultimate 提供進階掃描工作流程，可連接25種不同文件管理系統（如ECM、ERP等），並整合多項功能實現一鍵無縫處理文件：OCR文字辨識、分段處理、資料擷取、將資料輸入相關資料庫等。數位化流程全程自動化運作。
實用掃描工作流程
資訊技術專家能輕鬆建立工作流程供同事使用。例如，銀行人員若能取得房貸申請所需文件的核對清單將極為便利：包含身分證、收入證明、無債務證明、買賣契約草案及申請書本身。MyQ Ultimate系統會自動將所有文件掃描至申請者檔案夾，並轉送至合規部門。 印表機終端機將逐項顯示文件清單，並在掃描時自動勾選，此設計不僅大幅簡化銀行員作業流程，更能有效避免疏漏與錯誤。
MyQ Ultimate 是一款無可替代的數位化助手。然而，它仍需安裝於連接本地網路的伺服器或所謂的私有雲端環境中，這使得它成為主要適用於大型組織的本地部署（本地）或私有雲端解決方案。
終於，真正的雲端
去年，全球各地紛紛轉為居家辦公模式，此趨勢催生了對靈活列印解決方案的需求——這種方案必須能隨時隨地使用。MyQ 迅速回應此需求，推出新一代產品—— MyQ Roger。該產品完全基於公有雲運作，意味著客戶無需維護實體伺服器，也無須為遠端工作者設置VPN連線或特殊資料安全措施。企業僅需配備相容的多功能印表機與智慧型手機——這些設備終究都已存在於終端用戶的口袋中。
MyQ Roger 智慧數位工作助理——作為虛擬秘書，它能承擔列印、掃描及文件管理中最大量的作業。透過 行動應用程式，它提供無接觸 列印機控制功能 ，支援掃描至主流雲端服務（如OneDrive），並能執行預設工作流程。使用者可依個人需求與工作習慣自訂Roger 。
2020年確立的趨勢很可能將持續貫穿今年。 在職場中，我們需要具備靈活性，盡可能透過行動裝置完成各項任務。MyQ 此MyQ ，為使用者提供快速高效的數位化工具，僅需一兩次點擊即可調用所有功能。如此一來，人們無需浪費時間處理瑣碎事務，得以專注於更具創造性的工作——這些領域正是機器與人工智慧（至少目前）仍難以企及的領域。