別讓列印成為您的弱點：六個步驟確保每頁列印文件的安全
2026年10月16日
安全列印必須涵蓋列印工作的整個流程，從使用者發送列印任務的那一刻起，直到文件在印表機上釋出為止。
透過「MyQ 」，這段流程可透過六個相互關聯的步驟來管理，每個步驟皆旨在確保文件在整個列印過程中受到保護且可追溯。
文件在以數位形式儲存時雖受保護，但一旦傳送至印表機，便可能成為安全風險。若任何人都能在不經身分驗證的情況下列印，機密文件便可能以紙本形式流出組織，且完全無法追蹤是誰、何時或何地進行了列印。
1. 驗證身分：確認是誰在列印
每項安全列印流程都始於身分驗證。MyQ 會驗證使用者的身分，並確認其是否具備列印權限，因此列印過程絕不會是匿名的。
這一單一步驟，將決定後續的一切。一旦每項工作都與特定人員綁定，便能實施相關政策、追蹤活動狀況，且任何文件在未標註姓名之前，都無法離開印表機的出紙匣。
2. 提交：確保工作在掌控之中
一旦確認使用者身分，MyQ 便會接管其列印作業。當使用者點擊「列印」時，該列印工作並不會直接送往印表機，而是進入「MyQ 」環境，並保留於該處，直到使用者準備好領取為止。
對使用者而言，一切如常。對組織來說，這意味著不再有無人管理的排隊隊伍，也不再有堆滿無人領取文件的外出紙匣。
3. 應用規則：將貴組織的運作方式具體呈現出來
由於每個列印工作都會先被暫存，而非直接送往印表機，MyQ 便能決定應如何進行列印。不同團隊需要不同的規則，而MyQ 會根據管理員設定的規則，將其套用至必要的列印工作。透過配額、信用額度、列印政策、限制及腳本規則，組織能依據自身的工作方式來調整列印流程。
舉例來說，財務部門可將列印限制為單色列印以控制成本，而行銷部門則可為客戶資料進行彩色列印。人力資源文件可限定在特定的安全裝置上列印，而中小學及大學則可為每位學生設定每學期的列印配額或信用餘額。
將這些規則整合到工作流程中後，資安與列印管理便不再是兩項獨立的工作。
4. 保護：在需要使用之前，對列印工作進行加密
即使已遵循正確的規則，該工作仍須保持安全狀態，直到有人領取為止。在等待釋出期間，MyQ 會對其進行加密，並將其安全地存放在該組織的MyQ 環境中。
這意味著敏感內容絕不會滯留在裝置的佇列中，而且在所有者準備好之前，該實體頁面根本就不存在。
5. 釋放：正確的文件、正確的人、正確的裝置
加密的列印任務會保持鎖定狀態，直到發送者準備好解鎖為止。使用者站在印表機前，透過感應卡、PIN 碼或手機再次進行身分驗證，並釋放文件。只有在這個時候，列印任務才會開始列印，而文件所有者也會就在現場領取。
這便是那張被遺忘的列印文件的結局：機密資訊會直接從裝置傳送到發送者的手中。
6. 記錄或刪除：隨時做好稽核準備
一旦文件交到正確的人手中，MyQ 便會處理後續事宜，因為安全性並不會在頁面列印完成後就告終。MyQ 會記錄列印活動，為組織提供清晰的紀錄，顯示誰在何時、何地列印了什麼內容，以支援稽核與合規要求。
隨後，該工作單將根據組織的政策予以刪除或保留，因此列印資料絕不會比應有的時間更久地留存。
MyQ 具備內建的安全性
六個步驟、一個串聯的工作流程，以及從點擊到收件的完整文件管控。
這也是更廣泛安全承諾的一部分。MyQ 基於「零信任」與「最小權限」原則建構，且產品安全性在開發、發布及維護的各個階段均經過測試。MyQ的資訊安全管理系統亦已通過ISO/IEC 27001 認證。
準備好確保您的文件工作流程安全無虞了嗎？
了解安全列印管理如何符合貴組織的需求。請洽詢您的MyQ 合作夥伴，或聯絡我們預約產品示範。