安全性與合規性：從頭開始建構安全的列印與文件工作流程

雖然大家多半將注意力放在端點、應用程式和雲端服務的安全防護上，但若未以同等程度的謹慎來保護列印與文件工作流程，這些環節便很容易被忽略。 與列印相關的資料外洩事件，其平均成本約為 820,000 英鎊，甚至可能攀升至超過 130萬英鎊 。

使用者希望了解MyQ 如何保護文件、如何處理漏洞、應如何管理 SSL/TLS 憑證，以及無論是在部署或維護環境時，應遵循哪些安全最佳實務。

安全性早在有人按下「列印」按鈕之前就已開始

當人們談到列印安全性時，往往會聯想到多功能裝置上的「安全列印釋放」功能。雖然這是一項重要的防護措施，但它僅是整體安全體系中的一環。

安全的文件工作流程始於使用者提交列印或掃描任務的瞬間，並貫穿文件生命週期的每個階段。這包括身分驗證、加密通訊、安全儲存、存取控制、文件釋出、稽核，以及與外部系統的整合。

現代列印環境並非僅依賴單一安全功能，而是透過多層次防護措施的協同運作來發揮效益。這種「深度防禦」策略有助於降低風險，同時提升營運效率並確保符合法規要求。 

MyQ X 內建安全防護 架構中 

安全性是MyQ X 的基本原則，而非附加功能。

該平台透過整合安全驗證、加密通訊、資料保護、管理控制及全面稽核功能，旨在保護文件工作流程在其整個生命週期中的安全。

《 MyQ 《X 資安白皮書》 將此方法描述為將基礎設施、文件工作流程及列印輸出視為一個相互連結的安全生態系統加以保護。

這包括以下功能： 

• 透過使用者身分驗證實現安全列印釋放 

• 多種驗證方式，包括雙因素驗證 

• 傳輸中與靜置狀態下資料的加密 

• 可自訂的管理員權限 

• 用於追蹤管理變更的稽核日誌 

• 用於保護文件資訊的隱私功能 

• 與組織憑證授權機構的整合 

• 視需要進行水印標記及文件追溯

這些措施綜合作用，有助於組織同時保障其基礎架構與日常文件工作流程的安全。 

獨立認證強化了MyQ的安全架構 

當安全聲明獲得獨立認證支持時，其公信力將更為顯著。MyQ 已通過 ISO/IEC 27001:2022 認證，這證實該公司已建立一套結構化的資訊安全管理系統，用以識別、管理及降低資訊安全風險。

該認證涵蓋了MyQ營運的關鍵環節，包括MyQ X 及MyQ Roger 的設計與開發、客戶資訊保護、客戶支援與工單處理、主機代管、存取管理、監控、事件應變，以及定期風險評估與稽核。

MyQ 此外，該公司亦取得 ISO 9001:2015 品質管理系統認證及 ISO 14001:2015 環境管理系統認證。這些認證共同證明，MyQ 在資訊安全、品質及環境責任等領域，皆遵循公認的標準。

為何 SSL/TLS 憑證至關重要

列印環境中的每項安全連線皆仰賴信任。若未正確設定憑證，組織便可能面臨通訊失敗、驗證問題或安全性減弱等風險。 舉例來說，資料外洩會導致組織耗費大量「IT 時間」進行修復（這是對 擁有混合設備群的組織中，有 30% 會面臨此問題）的主要影響之一），並對整體業務連續性造成負面影響。 

MyQ 使用 SSL/TLS 憑證來確保伺服器、多功能裝置、使用者工作站、目錄服務、郵件伺服器及其他整合系統之間的通訊安全。 

預設情況下，MyQ X 要求加密通訊至少使用 TLS 1.2 版本，並在適當情況下支援較新的協定版本。較舊的加密協定僅在與舊版裝置相容的特定情況下仍可使用。 

加密可在文件整個生命週期中提供保護

文件在送達目的地之前，通常會經過多個系統。

為了在此過程中保護敏感資訊，MyQ 支援對傳輸中資料及靜態資料進行加密。 

根據 MyQ X 安全性文件，加密通訊已全面應用於伺服器通訊、客戶端連線、驗證服務及受支援的網路協定中。組織亦可為儲存的資料庫及列印工作檔啟用加密功能，而掃描工作則預設為加密狀態。 

這種分層式方法有助於降低未經授權存取的風險，同時支援整個環境中安全的文件處理。 

合規性不僅取決於加密

組織還需要能掌握使用者活動、管理變更、驗證事件以及文件工作流程的狀況。

MyQ 透過身份驗證列印釋出、可設定的管理員權限、稽核記錄、隱私權控管以及安全文件處理等功能，滿足上述需求。這些功能有助於組織強化治理，同時符合內部安全政策與法規要求。

究竟需要哪些控制措施，將取決於該組織自身的監管環境、產業標準及內部安全政策。

資安最佳實務

僅靠技術本身並不足以確保環境安全。有效的安全性還取決於系統配置、維護及運作流程。

在部署或維護列印管理環境時，系統管理員應考量幾項廣為接受的最佳實務： 

• 請將MyQ 及其支援基礎架構更新至受支援的發行版本。 

• 請使用可信賴的 SSL/TLS 憑證，並在到期前進行更換。 

• 在支援的情況下，請啟用加密通訊。 

• 應採用基於角色的管理權限，並遵循最小權限原則。 

• 請定期檢視稽核日誌，以掌握管理及設定變更的狀況。 

• 在適當的情況下，將身份驗證與集中式身份提供者整合。 

• 除非為了與舊版硬體保持相容性而必須保留，否則應移除舊版通訊協定。

這些做法有助於降低營運風險，同時強化列印環境的整體資安防禦能力。

資安是一項持續進行的過程

安全性是透過安全架構、強效認證、加密通訊、謹慎的憑證管理、及時修復漏洞，以及營運最佳實務的綜合運用來實現的。

隨著各組織持續推動 IT 基礎架構的現代化，列印與文件工作流程必須遵循與其他所有業務關鍵系統相同的安全標準。 

透過將安全性融入文件生命週期的每個階段，組織能夠更有效地保護敏感資訊、簡化合規工作，並為使用者提供安全、可靠的文件工作流程，以支援他們當前的作業方式。