安全與穩定：可靠列印的兩大支柱
2020年12月7日
列印財務報告、影印新員工合約或掃描醫療報告——每天都有成千上萬此類操作在毫無警訊的情況下進行。既然電腦已安裝防毒軟體，就無須擔憂了吧？
雖然這說法大致屬實，但「僅僅」列印（或影印、掃描）數頁文件，仍可能面臨各種安全威脅。此外，企業內部也存在列印設備可能遭遇的棘手狀況——例如停電或資料遺失。
本文目的並非要嚇唬您，而是讓您了解您的印表機群可能面臨的安全性與穩定性漏洞，以及如何預防這些問題。
安全考量
在列印安全方面，問題不僅限於基礎的個人電腦與伺服器防護需求。 為確保企業的複印與掃描流程流暢且安全，必須在整個列印或掃描生命週期中實施安全措施。這些措施應涵蓋：網路安全與傳輸資料加密、網頁及應用程式安全（僅允許授權存取系統帳戶）、端點防護（即保護使用者互動的多功能設備），以及確保列印或掃描文件中實際資訊的機密性。 簡言之，這意味著IT管理員必須確保列印解決方案、使用者工作站與終端列印設備間的所有通訊皆受保護。此原則同樣適用於資料庫及列印伺服器的存取權限。
許多企業未曾意識到，員工透過列印傳輸的大量未受保護資料，實則可能成為資料外洩的源頭。若列印裝置的安全防護不足，極易淪為駭客入侵的突破口。一旦駭客滲透進企業網路，便能竊聽列印流量，甚至攔截傳送至印表機的文件內容。
然而，並非所有威脅都發生在「數位空間」——無論是小型印表機或複雜的多功能事務機，其列印硬體本身也存在各種隱憂。這兩類設備皆需建立專屬的「防禦壁壘」，因為多數裝置內建硬碟，可儲存影印或掃描任務。一旦遭竊，竊賊便能從中擷取資料。 此外，若未以密碼保護列印裝置，他人可能擅自變更設定，例如將您的列印任務轉發至特定電子郵件地址。最後但同樣重要的是，列印文件面臨的最大風險之一，在於未經認證即被列印後遭非預期人員拾取（竊取），或單純因長時間遺留在出紙匣而遭竊取。
穩定性考量
儘管安全性是首要考量，但實現安全列印並不意味著企業的戰役就此結束。至少目前還未。還有另一個關鍵領域會影響您的印表機群組運作順暢——穩定性。唯有同時具備安全性和穩定性的列印解決方案，才能確保無障礙的列印體驗。談到穩定性時，以下是主要需考量的重點：
- 可用性——意指在發生意外事件時具備備用方案，確保使用者能持續使用列印服務，不受伺服器或設備停機影響。
- 可擴展性與效能——當企業需求隨業務發展而改變或擴增時，您需要調整列印能力以適應新情勢。
- 貴公司實施的印刷解決方案可能因程式錯誤、過時元件或缺乏培訓計劃而受阻，因此可靠性與靈活性扮演著另一項關鍵角色。
- 最終，若事態徹底失控，缺乏適當的備份與復原工具不僅意味著重大資料損失，更將導致漫長的系統重新安裝過程。
如何避免安全弱點？
只要手邊有合適的工具，這些漏洞其實相當容易處理。首先是安全問題：
- 至於網路保護，關鍵在於實現「使用者－列印伺服器－裝置」整條路徑的加密連線，如此便能確保任何未經授權者皆無法侵入此傳輸資訊流。
- 下一步是定義列印權限角色，確保使用者僅能存取其有權限的資訊（可考慮為VIP用戶啟用私人列印功能）。
- 為確保硬體安全，請為您的列印裝置配備適當的終端應用程式，使其無法在未登入的情況下解鎖。
- 為避免文件遭非預期取用，務必實施影印機授權後方可列印之機制，此措施在高安全區域更可進一步強化（例如採用身分證與密碼雙重驗證）。
- 若文件屬機密性質，建議使用數位「印章」標記，例如浮水印或數位簽章。
如何避免穩定性弱點？
就穩定性而言，企業應能在與print server斷開連接時仍能正常列印。為此，您需要一套穩健的故障轉移解決方案，確保列印服務在伺服器恢復前持續可用。部署完善的故障轉移叢集，透過主動與被動伺服器間的切換機制，即使伺服器發生停機，也能維持流暢運作。
為克服阻礙公司發展的障礙，採用集中式伺服器架構將大有助益。此架構可拆分為較小的部分，不僅能更輕鬆地新增單元，還能從單一位置管理所有系統。
若因處理過於龐大的檔案而導致系統速度變慢，請嘗試為伺服器減輕負擔，例如實作掃描轉連結功能。
您的印刷解決方案應定期發布更新以修復持續存在的錯誤，並配備合作夥伴入口網站，讓使用者或管理員在面對其繁複功能與可能性時，不會迷失於混亂的數位叢林之中。
最後，請為「最壞的情況」做好準備，並備妥可靠的備援工具，以防發生全面停電。
準備遷移到雲端？
具有前瞻性的企業正將基礎設施遷移至雲端平台，擺脫對本地運算解決方案的依賴。此舉不僅減輕了IT人員的壓力，更緩解了硬體維護方面的預算壓力——這同樣適用於列印伺服器。然而，基於各種安全考量，許多企業對將服務與內容遷移至公有雲仍存有疑慮，這點完全可以理解。
在此，將系統遷移至具備靈活性、可擴展性與安全性之私有雲端（例如微軟Azure）是廣受歡迎的選擇。透過在私有雲端MyQ ，您可安全地享受MyQ 的所有功能與優勢。MyQ 支援Microsoft 通用列印服務，意味著使用者無需 VPN 即可遠端提交文件列印，例如從居家辦公室或出差地點進行操作。
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