Erweiterte Berichterstattung mit MyQ X

Im Zeitalter der Digitalisierung erfinden Unternehmen ihre Prozesse neu und halten ihre Mitarbeiter dazu an, zweimal nachzudenken, bevor sie ein Stück Papier ausdrucken. Doch wenn man bei Google "Druckkosten im Büro" oder "Überwachung der Druckernutzung" eingibt, taucht genau das auf:

"Bis zu 3 % der Einnahmen eines Unternehmens werden für das Drucken, Kopieren, Ablegen und Versenden von Papierdokumenten ausgegeben."(MyDataScope)

"Eine durchschnittliche Person verbraucht jedes Jahr zwischen 250 und 300 Kilo Papier."

"Laut einer Umfrage unter kleinen Unternehmen geben 47 Prozent an, dass der Druck von E-Mails durch die Mitarbeiter einen großen Teil ihres Druckaufkommens ausmacht."

"Fast zwei Drittel der kleinen Unternehmen können weder die Kosten für ihre Druckgeräte noch deren Nutzung nachvollziehen."(SmallBiz Trends)

Muss die PowerPoint-Präsentation als Handout für jeden Workshop-Teilnehmer ausgedruckt werden, oder können Sie die Präsentation vielleicht in Echtzeit freigeben, damit die Teilnehmer elektronische Notizen machen können? Und geben Sie am Ende des Workshops einen Fragebogen auf Papier aus oder verweisen Sie die Teilnehmer auf ein Google-Formular, in das sie in den verbleibenden 5 Minuten mit wenigen Klicks ihre Meinung eintragen können?

Natürlich ziehen wir es manchmal aus gutem Grund vor, ein Dokument in Schwarz-Weiß zu haben. Zum Beispiel einen Arbeitsvertrag. Oder eine notarielle Urkunde. Viele von uns ziehen es auch vor, Materialien mit dem guten alten Textmarker in der Hand zu studieren, anstatt stundenlang auf einen hellen Bildschirm zu starren.

Solange es irgendeine Art von Unternehmensdruck gibt, wird auch die Notwendigkeit bestehen, diesen Posten auf der Liste der Geschäftsausgaben gut abzudecken und zu dokumentieren.

Überwachung der Druckerflotte

Die Aufgabe, Erfassung aller Druckaktivitäten in einemNetzwerk Druckern liegt oft bei der IT-Abteilung des Unternehmens und kann einen großen Teil ihrer knappen Zeit in Anspruch nehmen. Mit der richtigen Managed-Print-Lösung muss Druckerflotte jedoch kein Problem sein.

In der Regel profitiert ein IT-Administrator von allem, was automatisiert ist: von Benachrichtigungen, wenn ein Drucker in der Flotte eine Störung aufweist oder wenn Verbrauchsmaterialien zur Neige gehen, sowie von einer guten Überwachung der Druckernutzung, insbesondere bei einer Druckerflotte mit Geräten verschiedener Hersteller. Es ist eine zeitsparende Erleichterung, benutzerdefinierte Berichte erstellen zu können und diese jeden Montag an die Mitglieder der Geschäftsleitung senden zu lassen.

Printserver führen detaillierte Aufzeichnungen über alle druckaufträge , die unter den verschiedenen Benutzern, Projekten und Geräten druckaufträge . Dies ermöglicht es wiederum, die Druck-, Kopier- und Scanaktivitäten auf jeder gewünschten Ebene aufzuschlüsseln – sei es auf der Ebene des Benutzers, des Druckers, der Gruppe, der Abteilung, der Unternehmensniederlassung oder des Kundenkontos. 

Natürlich ist es manchmal nützlich, einen Überblick über die Druckaktivität nicht nur in absoluten Zahlen, sondern auch für einen bestimmten Zeitraum zu erhalten, um Trends und sich abzeichnende Tendenzen zur Überlastung oder Nichtbeachtung bestimmter Geräte erkennen zu können. Dies geschieht durch die Angabe von Datumsbereichen, für die die gewünschten Daten angezeigt werden sollen.

Regelmäßige Aktualisierungen der Druckaktivitäten geben einen genauen Einblick, wie stark welche Drucker von wem und wann genutzt werden. Die Erkenntnisse in den erweiterten Berichten können zu besseren Kaufentscheidungen seitens der Geschäftsleitung führen. So kann der CTO beispielsweise beschließen, zehn alte Geräte durch drei neue Multifunktionsdrucker zu ersetzen oder die vorhandenen Multifunktionsdrucker umzustellen, damit die Mitarbeiter sie gleichmäßiger und effizienter nutzen.

Leistungsstarke und genaue Druckberichte helfen außerdem, Trends rechtzeitig zu erkennen und die Druckrichtlinien entsprechend anzupassen. Eine Neubewertung der Druckrechte der Mitarbeiter und das Erzwingen von Schwarz-Weiß-Drucken oder Duplex-Drucken kann im Laufe der Zeit zu deutlich niedrigeren Kosten und einer geringeren Umweltbelastung führen.

Liefert MyQ erweiterte Berichte?

Das stimmt. Angefangen mit den diesjährigen umfangreichen Updates des Zentralserver, MyQ macht stetig Schritte in Richtung einer Übertragung der Entscheidungsgewalt in die Hände der Kunden.

Es begann mit einer vollständigen Neuprogrammierung der Kernarchitektur MyQ, wodurch der Wechsel von einem Abrechnungsmodell – bei dem eine Benutzersitzung die entscheidende Einheit für die Erfassung druckaufträge Druck- oder druckaufträge – zu einer wesentlich intuitiveren, auf Aufträgen basierenden Abrechnung ermöglicht wurde. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Benutzer Multifunktionsdrucker einer Anmeldesitzung mehrere Aktionen am Multifunktionsdrucker ausführen kann, wobei jede Aktion separat abgerechnet wird. Er kann beispielsweise einen Stapel Rechnungen scannen und direkt danach Unterlagen für einen Mandanten aus der Rechtsbranche ausdrucken, wobei beide Vorgänge unter separaten Projekten und nach unterschiedlichen Regeln abgerechnet werden können.

Dies ermöglicht eine weitaus detailliertere Berichterstattung, und MyQ hat dies nun mit einer größeren Freiheit bei der Erstellung benutzerdefinierter erweiterter Berichte verbunden.

Wenn eineDruckerflotte MyQ 8 oder höher betriebenDruckerflotte , druckaufträge die Benutzerdaten zu Druck- und druckaufträge in den Zählern der Software gespeichert, die auf jedem einzelnen Multifunktionsdrucker läuft Multifunktionsdrucker dem MyQ Eingebettetes Terminal. Diese detaillierten Abrechnungsdaten werden regelmäßig mit demPrintserver synchronisiert und anschließend in die zentrale Datenbank demZentralserver übertragen.

IT-Administratoren können dann auf der Grundlage detaillierter Abrechnungsdaten benutzerdefinierte Berichte erstellen. Sie können beliebige Kombinationen der überwachten Parameter einsehen – Datum der Auftragseinreichung, Datum der Jobfreigabe, Gerät , Papierformat, Simplex-/Duplex-Einstellung, Farb-/Graustufen-Einstellung usw.

Was früher ein Prozess war, bei dem man sich an den MyQ-Kundensupport wenden und um eine manuelle Datenextraktion und -visualisierung bitten musste, liegt jetzt in den Händen der MyQ und Kunden selbst.

Überlegene MyQ mit BI-Tools 

Unternehmen, die sich eine anschauliche Darstellung der Druckkosten wünschen und Druck-, Kopier- oder druckaufträge einer Vielzahl von Diagrammen oder Dashboards analysieren möchten, können hierfür auf eine Reihe von Business-Intelligence-Lösungen zurückgreifen.

Seit dem Update auf Zentralserver .1(Patch 2) MyQ externe BI-Tools. So können beispielsweise Finanzabteilungen dieDatenbank nun problemlosDatenbank der BI-Software ihres Unternehmens verknüpfen und die Berichte über Druckerflotte mit den übrigen Berichten des ERP-Systems des Unternehmens abgleichen.

Berichte können vom IT-Administrator von Grund auf neu zusammengestellt werden, um einen individuellen Einblick in bestimmte Daten zu erhalten, aber es gibt auch vordefinierte Vorlagen, die mehr Komfort bieten, wie die für Microsoft Power BI:

 

_{Beispiel für einen in Microsoft Power BI erstellten Bericht MyQ.}

 

MyQ sollten jederzeit uneingeschränkten und bequemen Zugriff auf ihre Datenbank die darin enthaltenen Daten haben, und zwar in jeder von ihnen gewünschten Form. MyQ nicht nur Power BI, sondern auch andere Reporting-Tools und Anwendungen zur Datenverarbeitung – von der Datenextraktion in MS Excel bis hin zum Live-Import in das ERP-System des Unternehmens (wie SAP) usw.

 

Welche Druckverfahren können Unternehmen anwenden, um Kosten zu sparen?

Erzwingen Sie den beidseitigen Druck - eine der offensichtlichsten Möglichkeiten, Papier zu sparen, besteht darin, so oft wie möglich doppelseitig zu drucken.

Ändern Sie die Druckrechte - schränken Sie den Farbdruck für bestimmte Benutzergruppen ein, z. B. für Personalabteilungen, die in der Regel Lebensläufe von Bewerbern oder Arbeitsverträge mit farbigen Elementen ausdrucken, die auch in Graustufen bleiben können.

Machen Sie das Drucken von Berichten sichtbar - einfach wegen des natürlichen psychologischen Effekts, den es auf Menschen hat, wenn sie wissen, dass eine bestimmte Aktivität überwacht wird.

Einführung von Quoten - für bestimmte Unternehmensumgebungen kann es eine Überlegung wert sein, Grenzen pro Benutzer oder pro Abteilung einzurichten.

Den Nutzern digitales Denken beibringen - die Digitalisierung eines Büros bedeutet nicht nur, dass sich die Unternehmensleitung bewusst um einen umweltfreundlichen Arbeitsplatz bemüht und in das papierlose Zeitalter eintritt. Es gibt eine Reihe von Auswirkungen, die für die Menschen sehr praktisch sind. Zum Beispiel, wenn man eingehende Post in das Dokumentenmanagementsystem einscannt, anstatt von jedem Brief eine Kopie für jeden Interessenten anzufertigen. Digitalisierte Dokumente bieten eine Durchsuchbarkeit und Verfügbarkeit, die dem Wühlen im immer größer werdenden Stapel auf dem Schreibtisch weit überlegen ist, vor allem, wenn man es eilig hat.

Die Überwachung der Druckernutzung ist in den IT-Abteilungen aller größeren Unternehmen unverzichtbar. Die Druckverwaltungssoftware, die ein Unternehmen verwendet, sollte die Erstellung genauer Druckberichte so einfach wie möglich machen. Mit den Automatisierungsmöglichkeiten bei der Erfassung von Daten aus den Zählern von Multifunktionskopierern wird die Erstellung von Berichten über Druck-, Kopier- und Scan-Aktivitäten endlich zum Kinderspiel, so dass die IT-Abteilung ihre Zeit der Lösung wichtigerer Aufgaben widmen kann, die immer wieder auftauchen.

 

Erweitertes Reporting mit MyQ Enterprise!