5 Dinge, von denen Sie nicht wissen, dass sie an Ihrem Arbeitsplatz passieren
11/08/2020
Sagen Sie mir, ob Ihnen das bekannt vorkommt: Sie gehen in den Kopierraum, und weil schon zwei Leute dort sind, beschließen Sie, sich zu entspannen und sich dem Gespräch anzuschließen oder sich zumindest die Zeit zu vertreiben, ohne darüber nachzudenken, was Sie eigentlich tun sollten.
Oder Sie haben in Ihrem Gebäude, Stockwerk oder auf dem Campus einen gemeinsam genutzten Drucker/Kopierer/Scanner (wir nennen diese Multifunktionsdrucker oder kurz MFPs), und Sie mussten sich schon öfter durch den Stapel von Druckaufträgen wühlen, die im Papierkorb lagen, um Ihr Dokument zu finden.
Oder das, was Sie gedruckt haben, ist weg, und Sie müssen zurück an Ihren Schreibtisch gehen und den Auftrag erneut senden, wobei Sie wie ein Verrückter zurück zum MFD sprinten müssen, bevor jemand anderes dort ankommt.
Diese Multifunktionsgeräte, Drucker, Scanner, Kopierer - sie alle sind Teil des Managed Print Service (MPS ) Ihres Unternehmens, Ihrer Schule oder Ihres Büros, und zukunftsorientierte Organisationen verwenden eine Softwarelösung, die all dies vereinfacht und optimiert.
1. Jedes Gerät gehört Ihnen
Stellen Sie sich vor, Sie haben keine Zeit, über Ihre Pläne für das kommende Wochenende zu sprechen, und Sie müssen Ihrem Chef ein Dokument vorlegen, damit er einen wichtigen Vertrag abschließen kann. Sie werfen einen Blick in den Kopierraum und sehen dieselben zwei Leute, die sich lässig unterhalten, während die Maschine vor sich hin surrt, also gehen Sie den Flur entlang zu dem weniger genutzten Gerät. Sie melden sich am Gerät an und drucken das Dokument rechtzeitig aus, um es Ihrem Chef zur Besprechung zu geben.
Mit MPS-Softwarelösungen ist jedes Gerät in Ihrem Büro verfügbar, und Sie müssen nicht in der Warteschlange warten, um Ihre Arbeit zu erledigen - und zwar schnell.
2. Vollständige Dokumentensicherheit
Mit Pull-Printing können Sie nicht nur auf jedes MFD zugreifen, sondern Ihre Dokumente bleiben auch in Ihren Händen. Drücken Sie Control-P und entspannen Sie sich (Sie müssen nicht durch den Flur rennen, um an das vertrauliche Dokument zu gelangen). Bei MPS-Lösungen drücken Sie "Control-P", der Auftrag wird über Ihr Netzwerk an den Server gesendet und verbleibt dort , bis Sie physisch zum Drucker gehen und den Auftrag zu dem MFD ziehen, zu dem Sie gehen. Sie melden sich einfach mit Ihrem Ausweis, Ihrer PIN oder Ihrem Mobilgerät an, und das Gerät holt den Auftrag vom Server und übergibt ihn sicher in Ihre Hände.
Jetzt können Sie jeden Drucker, Kopierer oder Scanner in Ihrem MPS-Netzwerk verwenden und haben eines der kleinen Ärgernisse beseitigt, die einen guten Tag zum Schlechten machen können - und dabei Zeit und Geld gespart.
3. Maßgeschneidert für Sie
Erinnern Sie sich noch an den unbekannten Drucker, zu dem Sie gehen mussten, weil im Kopierraum eine lange Schlange stand? Sie benutzen diesen Drucker nicht sehr oft, und wenn Sie sich ihm nähern, überkommt Sie ein mulmiges Gefühl, denn das winzige Bedienfeld des Geräts sieht ganz anders aus als das große im Kopierraum. Jeder Drucker, Scanner und Kopierer hat ein anderes kleines "Bedienfeld" (besser bekannt als Benutzeroberfläche oder UI). Wie oft mussten Sie schon die Farbe oder die Größe auf einer neuen Benutzeroberfläche einstellen und vier oder fünf Kopien ausprobieren, bevor Sie es endlich richtig hinbekamen? Mit einer MPS-Lösung wird das kleine Bedienfeld jedes MFP-Geräts zu einer tabletgroßen Benutzeroberfläche, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Wenn Sie Kunstlehrer sind und die Möglichkeit haben müssen, in Farbe oder in mehreren Größen und Formaten zu drucken, dann kann Ihnen eine MPS-Lösung diese Funktionen auf einer einfach zu bedienenden Schnittstelle (denken Sie an Point-and-Click-Apps) bieten. Keine Verwirrung, und jedes Gerät, unabhängig von Modell und Marke, verhält sich immer gleich - je nach Ihren Bedürfnissen.
4. Scannen, nicht einklemmen
Der Chef braucht dieses Dokument... aber er ist auf der anderen Seite des Campus, in einem anderen Stockwerk oder in einem anderen Land in Ihrem Satellitenbüro... kein Problem. Mit MPS-Lösungen können Sie zum MFP gehen, Ihr Dokument ausdrucken, es unterschreiben und an Ihren Chef in Ihrem Büro in Singapur (Sie sind in Barcelona) scannen, der es dann in Farbe ausdrucken kann. Oder Sie haben alle Ihre Urlaubsfotos auf Ihrem USB-Laufwerk, und da Sie keine Firmenressourcen zum Drucken verwenden können, schließen Sie sie einfach an und senden sie an Ihren Google Drive Urlaubsordner. Oder noch besser: Sie sind Lehrer und müssen Ihren Schülern ein Studienhandbuch für Naturwissenschaften aushändigen... Scannen Sie es ein und legen Sie eine Kopie davon in den Netzwerkordnern der Schule ab, um Ihren Beitrag - und den Ihrer Schule - zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks zu leisten.
Die Scan-to-E-Mail-, Cloud- und Netzwerkordner-Funktionen von MPS-Softwarelösungen können die Art und Weise verändern, wie Sie über die Verteilung von Informationen denken.
5. Fahren Sie "fahrerlos"
Kennen Sie das: Sie gehen an Ihren Arbeitsplatz, auf Ihren Schreibtisch oder in Ihr Büro und drücken "Control-P", gehen zum Drucker, um ihn zu holen, und er ist nicht da? Sie wissen, dass Sie "Enter" gedrückt haben. Sie sehen ihn nicht im Papierkorb, es ist niemand da, er kann nicht von selbst verschwunden sein. Sie kehren also an Ihren Schreibtisch zurück, um erneut zu drucken, und stellen fest, dass Ihre Drucker verschwunden sind. Diese Drucker sind alle über Treiber miteinander verbunden, und jetzt brauchen Sie einen IT-Mitarbeiter, der sie neu installiert, aber alle sind schon zu Hause. Mit dem treiberlosen Drucken können Sie Ihre Aufgaben an eine bestimmte E-Mail auf dem Server senden und dann zum Drucker gehen und sie abrufen.
Fahrerloses, mobiles und Gastdrucken bedeutet, dass Sie sich nie wieder Gedanken über die Durchführung von Routineaufgaben an Ihrem MPS machen müssen.
Zum Mitnehmen
Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich ein MPS oder zumindest ein Netzwerk von Druckern, Scannern und Kopierern, und die meisten von ihnen verfolgen, optimieren oder nutzen sie nicht in vollem Umfang. Eine Lösung wie MyQ Solution bietet genau das. Tatsächlich wissen 90 % der Unternehmen nicht, wie viel sie für Drucken und Kopieren ausgeben, IT-Abteilungen verbringen bis zu 20 % ihrer Zeit damit, sich um ihr MPS zu kümmern, und 65 % der gedruckten Dokumente landen im Papierkorb.
Vorausschauende Unternehmen wissen, dass die Optimierung von Arbeitsabläufen den Gewinn steigert, die Mitarbeiter zufriedener macht und die ohnehin schon stressigen Aufgaben der IT-Abteilungen erleichtert. Sie wissen, dass es die Details sind, die den Unterschied ausmachen und ihnen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen.
Die Überwachung der Druckernutzung ist in den IT-Abteilungen aller größeren Unternehmen unverzichtbar. Die Druckverwaltungssoftware, die ein Unternehmen verwendet, sollte die Erstellung genauer Druckberichte so einfach wie möglich machen.
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