Sicherheit und Compliance: Aufbau von „ Sicheres Drucken “ und Dokumenten-Workflows von Grund auf

Während der Sicherung von Endgeräten, Anwendungen und Cloud- Dienste viel Aufmerksamkeit gewidmet wird, können Druck- und Dokumenten-Workflows leicht übersehen werden, wenn sie nicht mit derselben Sorgfalt geschützt werden. Die durchschnittlichen Kosten einer datenbezogenen Sicherheitsverletzung im Druckbereich belaufen sich auf etwa 820.000 £und steigen auf über 1,3 Millionen Pfund in einigen Branchen.

Die Nutzer möchten wissen, wie „ MyQ “ Dokumente schützt, wie Sicherheitslücken behoben werden, wie SSL/TLS-Zertifikate verwaltet werden sollten und welche bewährten Sicherheitsverfahren bei der Bereitstellung oder Wartung ihrer Umgebung befolgt werden.

Sicherheit beginnt schon lange bevor jemand auf „Drucken“ klickt

Wenn Menschen an Drucksicherheit denken, stellen sie sich oft die Funktion „ Sicheres Drucken “ ( ) bei Multifunktions Gerät en vor. Das ist zwar eine wichtige Schutzebene, aber nur ein Teil eines viel größeren Ganzen.

Ein sicherer Dokumenten-Workflow beginnt in dem Moment, in dem ein Benutzer einen Druck- oder Scanauftrag übermittelt, und erstreckt sich über alle Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments. Dazu gehören die „ Authentifizierung “, verschlüsselte Kommunikation, sichere Speicherung, Zugriffskontrolle, Dokumentenfreigabe, Protokollierung sowie die Integration in externe Systeme.

Anstatt sich auf eine einzige Sicherheitsfunktion zu verlassen, profitieren moderne Druckumgebungen von mehreren Schutzebenen, die zusammenwirken. Dieser Ansatz der mehrschichtigen Sicherheit trägt zur Risikominderung bei und fördert gleichzeitig die betriebliche Effizienz sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. 

Sicherheit ist fest in der „ MyQ X“ integriert Architektur 

Sicherheit ist ein Grundprinzip von „ MyQ X“ und keine zusätzliche Funktion.

Die Plattform wurde entwickelt, um Dokumentenworkflows über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu schützen, indem sie sichere „ Authentifizierung “, verschlüsselte Kommunikation, Datenschutz, administrative Kontrollmaßnahmen und umfassende Überwachungsfunktionen kombiniert.

Das MyQ X-Sicherheits-Whitepaper beschreibt diesen Ansatz als Schutz der Infrastruktur, des Dokumenten-Workflows und der gedruckten Ausgabe als vernetztes Sicherheitsökosystem.

Dazu gehören unter anderem folgende Funktionen: 

• Sicheres Drucken Freigabe durch den Benutzer Authentifizierung 

• Verschiedene Methoden zur „ Authentifizierung “, darunter die Zwei-Faktor-Authentifizierung Authentifizierung 

• Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand 

• Konfigurierbare Berechtigungen für „ administrator “ 

• Prüfprotokolle, die administrative Änderungen aufzeichnen 

• Datenschutzfunktionen zum Schutz von Dokumenteninformationen 

• Integration mit unternehmensinternen Zertifizierungsstellen 

• Wasserzeichen und Rückverfolgbarkeit von Dokumenten, sofern erforderlich

Zusammen tragen diese Maßnahmen dazu bei, dass Unternehmen sowohl ihre Infrastruktur als auch ihre täglichen Dokumentenworkflows absichern können. 

Unabhängige Zertifizierung stärkt das Sicherheitskonzept von „ MyQ“ 

Sicherheitsaussagen haben mehr Gewicht, wenn sie durch eine unabhängige Zertifizierung untermauert werden. MyQ ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, was bestätigt, dass das Unternehmen ein strukturiertes Informationssicherheits-Managementsystem betreibt, um Risiken für die Informationssicherheit zu identifizieren, zu verwalten und zu minimieren.

Die Zertifizierung umfasst wesentliche Bereiche der Geschäftstätigkeit von MyQ, darunter die Konzeption und Entwicklung von MyQ X und MyQ Roger , den Schutz von Kundendaten, den Kundensupport und die Bearbeitung von Supportanfragen, das Hosting, die Zugriffsverwaltung, die Überwachung, die Reaktion auf Vorfälle sowie regelmäßige Risikobewertungen und Audits.

MyQ ist zudem nach ISO 9001:2015 für Qualitätsmanagement und nach ISO 14001:2015 für Umweltmanagement zertifiziert. Zusammen bieten diese Zertifizierungen eine externe Bestätigung dafür, dass MyQ anerkannte Standards in den Bereichen Informationssicherheit, Qualität und Umweltverantwortung einhält.

Warum SSL/TLS-Zertifikate wichtig sind

Jede sichere Verbindung innerhalb einer Druckumgebung basiert auf Vertrauen. Ohne ordnungsgemäß konfigurierte Zertifikate riskieren Unternehmen Kommunikationsausfälle, Probleme mit der „ Authentifizierung “ oder eine Beeinträchtigung der Sicherheit. Sicherheitsverletzungen führen beispielsweise zu erheblichem „IT-Zeitverlust“ durch die Behebung der Folgen (eine der größten Auswirkungen für 30 % der Unternehmen mit gemischten Geräteflotten) und wirken sich negativ auf die allgemeine Geschäftskontinuität aus. 

MyQ nutzt SSL/TLS-Zertifikate, um die Kommunikation zwischen Servern, Multifunktionsgeräten, Benutzerarbeitsplätzen, Verzeichnis Dienste, Mailservern und anderen integrierten Systemen zu sichern. 

Standardmäßig erfordert „ MyQ X“ mindestens TLS 1.2 für die verschlüsselte Kommunikation, wobei gegebenenfalls auch neuere Protokollversionen unterstützt werden. Ältere Verschlüsselungsprotokolle stehen weiterhin nur für bestimmte Kompatibilitätsszenarien mit älteren Geräten zur Verfügung. 

Die Verschlüsselung schützt Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus

Dokumente durchlaufen oft mehrere Systeme, bevor sie ihr Ziel erreichen.

Um sensible Informationen während dieses Vorgangs zu schützen, unterstützt „ MyQ “ die Verschlüsselung sowohl von Daten während der Übertragung als auch von gespeicherten Daten. 

Laut der MyQ Dokumentation zu X Securitywird die verschlüsselte Kommunikation bei der Serverkommunikation, bei Client-Verbindungen, bei Authentifizierung Dienste sowie bei den unterstützten Netzwerk -Protokollen erzwungen. Unternehmen können zudem die Verschlüsselung für gespeicherte Datenbanken und Druckauftrag -Dateien aktivieren, während Scan- druckaufträge -Dateien standardmäßig verschlüsselt werden. 

Dieser mehrschichtige Ansatz trägt dazu bei, das Risiko eines unbefugten Zugriffs zu verringern und gleichzeitig einen sicheren Umgang mit Dokumenten in der gesamten Umgebung zu gewährleisten. 

Die Einhaltung der Vorschriften hängt nicht nur von der Verschlüsselung ab

Unternehmen benötigen zudem Einblick in die Aktivitäten der Benutzer, administrative Änderungen, Ereignisse im Bereich „ Authentifizierung “ sowie Dokumenten-Workflows.

MyQ unterstützt diese Anforderungen durch Funktionen wie die authentifizierte Druckfreigabe, konfigurierbare Berechtigungen für „ administrator “, Protokollierung von Prüfvorgängen, Datenschutzkontrollen und den sicheren Umgang mit Dokumenten. Diese Funktionen helfen Unternehmen dabei, ihre Governance zu stärken und gleichzeitig interne Sicherheitsrichtlinien sowie gesetzliche Auflagen einzuhalten.

Welche Kontrollmaßnahmen genau erforderlich sind, hängt vom jeweiligen regulatorischen Umfeld der Organisation, von Branchenstandards und von internen Sicherheitsrichtlinien ab.

Bewährte Verfahren im Bereich Sicherheit

Technologie allein reicht nicht aus, um eine Umgebung zu sichern. Eine wirksame Sicherheit hängt auch von der Konfiguration, der Wartung und den betrieblichen Abläufen ab.

Bei der Einrichtung oder Wartung einer Druckverwaltungsumgebung sollten Administratoren mehrere allgemein anerkannte bewährte Vorgehensweisen berücksichtigen: 

• Halten Sie „ MyQ “ und die zugehörige Infrastruktur mit den unterstützten Versionen auf dem neuesten Stand. 

• Verwenden Sie vertrauenswürdige SSL/TLS-Zertifikate und ersetzen Sie diese vor Ablauf ihrer Gültigkeit. 

• Aktivieren Sie verschlüsselte Kommunikation, wo immer dies unterstützt wird. 

• Wenden Sie rollenbasierte Administratorrechte und das Prinzip der geringsten Berechtigungen an. 

• Überprüfen Sie regelmäßig die Audit-Protokolle auf administrative und konfigurative Änderungen. 

• Authentifizierung sollten gegebenenfalls in zentralisierte Identitätsanbieter integriert werden. 

• Veraltete Protokolle sollten entfernt werden, sofern sie nicht aus Kompatibilitätsgründen mit älterer Hardware erforderlich sind.

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, das Betriebsrisiko zu verringern und gleichzeitig die allgemeine Sicherheitslage der Druckumgebung zu stärken.

Sicherheit ist ein fortlaufender Prozess

Sicherheit wird durch eine Kombination aus einer sicheren Architektur, robusten Authentifizierung, verschlüsselter Kommunikation, sorgfältiger Zertifikatsverwaltung, zeitnaher Behebung von Sicherheitslücken und bewährten betrieblichen Verfahren gewährleistet.

Da Unternehmen ihre IT-Infrastruktur kontinuierlich modernisieren, müssen Druck- und Dokumentenworkflows denselben Sicherheitsstandards unterliegen wie jedes andere geschäftskritische System. 

Indem sie Sicherheit in jede Phase des Dokumentenlebenszyklus integrieren, können Unternehmen sensible Informationen besser schützen, die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen und den Anwendern sichere, zuverlässige Dokumenten-Workflows bieten, die ihre heutige Arbeitsweise unterstützen.