Sicherheit ist nicht mehr nur ein Feature, sondern eine Notwendigkeit

Da Unternehmen zunehmend hybride Arbeitsmodelle einführen, sich mit Dienste verbinden und strengeren regulatorischen Anforderungen unterliegen, wird diese Lücke immer deutlicher. 

Bei Dokumentenworkflows geht es nicht mehr nur darum, Informationen von einem Ort zum anderen zu übertragen. Sie stellen sicher, dass Informationen in jedem Schritt geschützt, nachvollziehbar und konform bleiben. 

Der Zugriff auf Geräte erfolgt nicht immer auf Basis der Identität

In vielen Umgebungen sind Drucker und Multifunktionsgeräte weiterhin ohne starke, durchgängige Authentifizierung zugänglich.

Benutzer können sich möglicherweise einemGerät nähernGerät mit ihm interagieren, ohne dass ihre Identität eindeutig überprüft wird. In einigen Fällen gibt es zwar Authentifizierung , diese werden jedoch nicht standort- oder benutzergruppenübergreifend einheitlich durchgesetzt.

Dadurch entsteht eine Diskrepanz zwischen der Identität des Nutzers und Gerät .

Selbst wenn Unternehmen über leistungsfähige Identitätsmanagementsysteme verfügen, sind diese nicht immer vollständig in die Dokumenten-Workflows integriert. Infolgedessen sind Vorgänge wie das Drucken oder Scannen nicht immer direkt mit einem verifizierten Benutzer verknüpft.

Dokumente sind im letzten Schritt besonders anfällig

Dokumente können ausgedruckt und unbeaufsichtigt liegen gelassen werden, von der falschen Person mitgenommen oder in Gemeinschaftsräumen von anderen eingesehen werden. Dies ist ein häufiges Problem in Büros, Bildungseinrichtungen, Einrichtungen des Gesundheitswesens und öffentlich zugänglichen Orten. 

Zu diesem Zeitpunkt gelten die digitalen Schutzmaßnahmen nicht mehr. Das Dokument ist sichtbar, zugänglich und potenziell ungeschützt.

Dies verdeutlicht einen wichtigen Punkt: Die Sicherheit in Dokumenten-Workflows endet nicht, sobald ein Dokument zum Drucken gesendet wird. Der letzte Schritt ist oft derjenige, der am wenigsten kontrolliert wird.

Der Einblick in die Dokumentaktivitäten ist oft eingeschränkt

Von Unternehmen wird zunehmend erwartet, dass sie wissen, wie Informationen in ihren Systemen zirkulieren.

In vielen Druck- und Scanumgebungen ist die Transparenz jedoch nach wie vor begrenzt. Es ist nicht immer möglich, eindeutig nachzuvollziehen, wer ein Dokument gedruckt oder gescannt hat, wo dies geschehen ist oder ob dies genehmigt wurde.

Ohne detaillierte Prüfpfade gestaltet sich die Untersuchung von Vorfällen schwierig. Der Nachweis der Compliance wird dadurch noch schwieriger. In regulierten Umgebungen stellt dieser Mangel an Transparenz ein Geschäftsrisiko dar.

Sicherheitsmodelle haben Mühe, mit der hybriden Arbeitsweise Schritt zu halten

Die Nutzer arbeiten nicht mehr von einem einzigen Standort oder Gerät aus. Die Mitarbeiter bewegen sich zwischen Büros, ihrem Zuhause und gemeinsam genutzten Umgebungen. Sie verbinden sich über verschiedene Netzwerke und nutzen eine Mischung aus verwalteten und nicht verwalteten Geräten.

Herkömmliche Sicherheitsmodelle für den Druckbereich wurden für statische, lokale Umgebungen entwickelt. Die Anwendung derselben Modelle auf verteilte Umgebungen führt zu einer erhöhten Komplexität.

Sicherheitsrichtlinien werden möglicherweise nicht einheitlich durchgesetzt. Authentifizierung können variieren. Die Transparenz kann lückenhaft sein.

Je dezentraler Unternehmen werden, desto schwieriger wird es, eine einheitliche Sicherheit über alle Dokumentenworkflows hinweg zu gewährleisten.

Das Scannen wirft Fragen des Vertrauens auf

Das Scannen wird oft als einfacher Vorgang zur Digitalisierung von Dokumenten angesehen. Dabei stellen sich jedoch wichtige Fragen hinsichtlich Vertrauen und Integrität.

Wenn ein Dokument gescannt wird, müssen Unternehmen Folgendes wissen: 

• Wer hat das Dokument eingescannt? 
• Ob das Dokument verändert wurde 
• Wohin das Dokument gesendet wurde 
• Ob der Prozess nachvollziehbar ist

In vielen Umgebungen werden diese Aspekte nicht vollständig kontrolliert. Gescannte Dokumente sind möglicherweise nicht mit der Identität des Benutzers verknüpft, und die Übermittlung an die Empfänger wird möglicherweise nicht vollständig geregelt.

Die Anbindung an die Cloud erhöht die Komplexität

Da Unternehmen zunehmend auf cloudbasierte Speicherlösungen und Arbeitsabläufe umsteigen, müssen Dokumentensysteme sicher in Cloud-Plattformen integriert werden, was eine Reihe neuer Herausforderungen mit sich bringt.

Authentifizierung müssen sicher abgewickelt werden. Anmeldedaten müssen geschützt werden. Daten müssen ohne Offenlegung übertragen werden. Der Zugriff muss systemübergreifend kontrolliert werden.

Diese Integrationen sind technisch komplex und erfordern eine sorgfältige Planung. Bei unsachgemäßer Umsetzung können sie neue Risiken mit sich bringen, anstatt diese zu verringern.

Die Compliance-Anforderungen nehmen weiter zu

Unternehmen stehen unter zunehmendem Druck, gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Diese Anforderungen gehen oft über die Kernsysteme hinaus und umfassen auch Dokumentenworkflows. Unternehmen müssen nachweisen können, dass: 

• Wer hat auf ein Dokument zugegriffen? 
• Wie das Dokument bearbeitet wurde 
• Wohin es geschickt wurde 
• Ob der Zugriff autorisiert war

Ohne strukturierte Kontrollmechanismen und eine klare Nachvollziehbarkeit wird es schwierig, diese Anforderungen zu erfüllen.

Sicherheit ist im Arbeitsablauf oft fragmentiert

Dokumentenworkflows bestehen aus mehreren Schritten, von Authentifizierung zum Drucken, Scannen und Versenden.

In vielen Umgebungen wird jede dieser Phasen separat verwaltet. In manchen Bereichen gibt es möglicherweise Kontrollmechanismen, in anderen hingegen nicht.

Dadurch entstehen Lücken, durch die Dokumente offengelegt oder unzureichend geschützt werden können.

Sicherheitsmaßnahmen sollten nicht in isolierten Schritten umgesetzt werden. Sie sollten über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments hinweg einheitlich sein.

Die Sicherheit in Dokumenten-Workflows erfordert einen anderen Ansatz

Dokumentenworkflows gehören zum täglichen Geschäftsbetrieb, sind aber auch ein wichtiger Bestandteil der Sicherheitsstrategie eines Unternehmens.

Sie umfassen Nutzer, Geräte, Netzwerke und Dienste. Sie verarbeiten sensible Daten. Sie unterliegen Compliance-Anforderungen. Und sie sind in immer komplexeren Umgebungen im Einsatz.

Es reicht nicht mehr aus, Sicherheit als einzelne Funktion oder Kontrollpunkt zu betrachten.

Die Sicherheit in Dokumenten-Workflows muss folgende Anforderungen erfüllen: 

• Identitätsbasiert 
• Nachverfolgbar 
• In allen Umgebungen einheitlich 
• Integriert in Cloud-Systeme 
• Laufend validiert

Das Verständnis dieser Herausforderungen ist der erste Schritt zum Aufbau von Dokumenten-Workflows, die nicht nur funktional, sondern von Grund auf sicher sind.