Die versteckten Kosten groß angelegter Druckerinstallationen

Wenn Unternehmen wachsen, auf hybride Arbeitsmodelle umstellen und sich über mehrere Standorte verteilen, ist die Bereitstellung von Druckern keine kleine operative Aufgabe mehr. Sie wird zu einer ständigen Quelle von Reibungsverlusten und verursacht Kosten, die leicht übersehen werden. 41 % der Unternehmen nennen die hohen Kosten für die Wartung älterer Systeme als Hauptproblem, wie IDC in seinen Studien feststellt.  

Wie Druckerbereitstellungen heute noch verwaltet werden

In vielen Umgebungen erfolgt die Bereitstellung von Druckern nach wie vor mit bewährten Methoden: Gruppenrichtlinien, manuelle Installationen und benutzerdefinierte Skripte. Diese Ansätze sind weit verbreitet und gut bekannt. Sie haben jedoch auch dieselben Einschränkungen. Sie wurden nie für eine reibungslose Skalierung konzipiert.

Gruppenrichtlinien erfordern sorgfältige Planung und häufige Aktualisierungen. Skripte lösen in der Regel jeweils nur ein Problem, verlieren dann aber mit der Zeit ihre Wirksamkeit, wenn sich Betriebssysteme ändern oder Umgebungen weiterentwickeln. Manuelle Installationen bleiben die Ausweichoption, für die oft jemand aus der Ferne oder vor Ort eingreifen muss.  

All dies funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Und wenn es nicht mehr funktioniert, steigt der Aufwand, der erforderlich ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, unverhältnismäßig stark an.

Der Maßstab verändert die Natur des Problems.

Sobald ein Unternehmen über mehrere Gebäude, Standorte oder Länder hinweg tätig ist, wird der Einsatz von Druckern weniger vorhersehbar. Benutzer wechseln zwischen Standorten. Rollen ändern sich. Geräte werden transportiert. Persönliche Laptops und Smartphones gelangen durch BYOD-Richtlinien in Unternehmensumgebungen.

Jede Änderung führt zu einer weiteren Ausnahme. Zu einer weiteren Regel. Zu einer weiteren Umgehungslösung. 

Ein neuer Mitarbeiter tritt ein Dienstverhältnis an und erhält Zugriff auf den falschen Drucker. Eine Abteilung zieht um, und die Hälfte der Warteschlangen macht keinen Sinn mehr. Ein Remote-Mitarbeiter benötigt Druckzugriff, aber Sicherheitsbeschränkungen erschweren die Einrichtung. Ein leitender Angestellter ist auf Geschäftsreise und entdeckt, dass vertrauliche Dokumente auf gemeinsam genutzten Geräten gedruckt werden. 

Keines dieser Szenarien ist ungewöhnlich. Sie sind alltägliche Realitäten in modernen Organisationen.

Die operative Belastung für IT-Teams

IT-Manager tragen den größten Teil dieser Last. IT-Teams müssen Skripte pflegen, die ständige Aufmerksamkeit erfordern. Sie erstellen für jeden neuen Standort neue Richtlinien. Sie reagieren auf einfache, aber sich wiederholende Tickets.

Viele Fehlerbehebungen erfordern nach wie vor Arbeiten vor Ort. Jemand muss manuell eingreifen, um ein Problem zu beheben, das im Wesentlichen ein Bereitstellungsproblem ist. Mit der Zeit kostet dies Stunden, die für Projekte mit größerer Wirkung genutzt werden könnten.

Der Einsatz von Druckern wird zu einer bekannten Schwachstelle. Nicht weil die Teams versagen, sondern weil die Tools und Modelle, auf die sie sich verlassen, nicht mehr mit der tatsächlichen Arbeitsweise von Unternehmen übereinstimmen.

Die finanziellen Auswirkungen summieren sich still und leise.

Aus finanzieller Sicht werden die Kosten einer ineffizienten Druckerbereitstellung selten deutlich sichtbar. Sie zeigen sich in Form von IT-Arbeitsaufwand, Support-Kosten, verzögerten Büroeinrichtungen und verlängerten Projektlaufzeiten. 

Jedes neue Büro erfordert zusätzlichen Aufwand. Jede Veränderung birgt Risiken. Jeder manuelle Schritt erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Einzeln betrachtet mögen diese Kosten überschaubar erscheinen. Mit der Zeit summieren sie sich jedoch. Insbesondere in großen oder verteilten Organisationen wird der Einsatz von Druckern zu einer stillen Belastung für die betriebliche Effizienz. 

Sicherheit und Datenschutz sind schwieriger zu kontrollieren, als sie sein sollten.

Für Führungsteams sind die Risiken, die am meisten Anlass zur Sorge geben, oft am wenigsten sichtbar. 

Gemeinsam genutzte Warteschlangen können manchmal dazu führen, dass der falsche Drucker am falschen Standort verwendet wird. Durch Fehlkonfigurationen können vertrauliche Dokumente an das falsche Gerät gesendet werden. Persönliche Geräte verwischen die Grenze zwischen vertrauenswürdigen Unternehmensnetzwerken und nicht verwalteten Umgebungen.

Führungskräfte stehen vor einer besonderen Herausforderung. Sie arbeiten standortübergreifend und gehen mit sensiblen Informationen um, bei denen keine Fehler erlaubt sind. Dennoch werden sie bei den meisten Bereitstellungsansätzen wie alle anderen Benutzer behandelt, wobei man sich eher auf Konventionen als auf Garantien verlässt.

Wenn etwas schief geht, hat das weitreichende Folgen, die über bloße Unannehmlichkeiten hinausgehen. Es beeinträchtigt das Vertrauen, die Compliance und den Ruf.

BYOD und hybrides Arbeiten decken die Lücken auf

BYOD-Umgebungen, insbesondere Universitäten, Campusse und große Unternehmen, machen diese Probleme noch deutlicher. Tausende von Benutzern. Hunderte von Druckern. Minimale Toleranz für Reibungsverluste.

Benutzer erwarten eine schnelle Installation und einen schnellen Druckvorgang. IT-Teams müssen für Sicherheit, Trennung und Konsistenz sorgen. Das Ergebnis ist oft ein Flickenteppich aus Installationsprogrammen, Anweisungen und Ausnahmen, der nur funktioniert, weil jemand ihn ständig wartet.

Hybrides Arbeiten fügt eine weitere Ebene hinzu. Das Drucken ist nicht mehr an ein einzelnes Netzwerk oder Gebäude gebunden. Der Zugriff muss den Benutzern folgen, während die Kontrolle zentralisiert bleiben muss. 

48 % der Kunden geben an, dass eine der größten Herausforderungen darin besteht, dass Mitarbeiter zu Hause nicht effektiv drucken können, so IDC. 

Warum bestehen diese Probleme weiterhin?

Diese Probleme bestehen nicht aufgrund mangelnder Bemühungen, sondern weil die Bereitstellung von Druckern immer noch als einmalige Einrichtungsaufgabe behandelt wird.

Moderne Unternehmen brauchen etwas anderes. Ein Modell, das sich an Nutzer, Rollen und Standorte anpasst. Ein Modell, das manuelle Eingriffe reduziert, anstatt sie nur zu verlagern.

Ohne diese Umstellung müssen IT-Teams weiterhin Optimierungen innerhalb der bestehenden Grenzen vornehmen. Sie können die Abläufe schneller oder sicherer gestalten, aber nicht grundlegend vereinfachen. 

Eine Veränderung zeichnet sich ab. 

In der gesamten IT-Infrastruktur gibt es einen klaren Trend hin zu Automatisierung und Standardisierung. Das Druckmanagement beginnt, diesem Trend zu folgen. 

Bei MyQ haben wir viel Zeit damit verbracht, mit Organisationen zusammenzuarbeiten, die genau diesen Herausforderungen gegenüberstehen. Globale Unternehmen. Große Campusse. Hybride Umgebungen, in denen traditionelle Bereitstellungsmodelle nicht mehr funktionieren. 

Was wir vorbereiten, geht diese Probleme an der Wurzel an. Nicht indem wir die Komplexität erhöhen, sondern indem wir vieles von dem beseitigen, was den Einsatz von Druckern heute so anfällig macht. 

Es wurde entwickelt, um die Bereitstellungszeit zu verkürzen, den Betriebsaufwand zu senken und die Sicherheit zu erhöhen, ohne Reibungsverluste zu verursachen. Und es spiegelt wider, wie moderne Unternehmen tatsächlich arbeiten. 

Weitere Details folgen in Kürze.

Für den Moment genügt es, Folgendes zu sagen: Die hier beschriebenen Probleme sind real, weit verbreitet und hätten schon längst eine bessere Lösung verdient. Und diese Lösung ist näher, als Sie vielleicht denken.