5 cosas que no sabes que ocurren en tu lugar de trabajo
11/08/2020
Dime si te suena: vas a la sala de fotocopias y, como ya hay dos personas allí, decides relajarte y unirte a la conversación, o al menos pasar un rato sin pensar en lo que deberías estar haciendo.
O bien, en tu zona del edificio, planta o campus, hay una impresora/fotocopiadora/escáner compartida (las llamamos impresoras multifunción o MFP, por sus siglas en inglés) y, más veces de las que puedes recordar, has tenido que rebuscar entre la pila detrabajos de impresión se acumulan en la bandeja de salida para encontrar tu documento.
O lo que sea que hayas impreso ya no está y tienes que volver a tu escritorio y reenviar el trabajo, esta vez corriendo como un loco de vuelta al MFD antes de que alguien más llegue allí.
Estos equipos multifunción, impresoras, escáneres, copiadoras, todos forman parte del servicio de impresión gestionado (MPS) de su empresa, escuela u oficina, y las organizaciones con visión de futuro utilizan una solución de software que simplifica y optimiza todo ello.
1. Cada Dispositivo tuyo
Ahora imagina que no tienes tiempo para hablar de tus planes para el próximo fin de semana y que necesitas entregar un documento a tu jefe para que pueda cerrar un contrato importante. Te asomas a la sala de fotocopias y ves a las mismas dos personas charlando despreocupadamente y la máquina zumbando, así que caminas por el pasillo hasta la máquina menos utilizada. Te conectas a la máquina e imprimes el documento a tiempo para entregárselo a tu jefe para la reunión.
Con las soluciones de software de MPS, todos Dispositivo tu oficina estarán disponibles y no tendrás que esperar en la cola hacer tu trabajo: todo va rápido.
2. Seguridad total de los documentos
Con Impresión bajo demanda, no solo puedes acceder a cualquier dispositivo multifunción, sino que tus documentos permanecen en tus manos. Pulsa Control+P y relájate (ya no hace falta que corras por el pasillo para conseguir ese documento confidencial). Con las soluciones MPS, al pulsar «Control+P», el trabajo se envía red través red tu red servidor permanece allí hasta que te acerques físicamente a la impresora y «recoges» el trabajo en cualquier dispositivo multifunción al que te dirijas. Solo tienes que iniciar sesión con tu tarjeta de identificación, PIN o Dispositivo móvil, y la máquina recupera el trabajo del servidor te lo entrega de forma segura.
Ahora puedes utilizar red total tranquilidad cualquier impresora, fotocopiadora o escáner de tu red MPS, y has eliminado una de esas pequeñas molestias que pueden arruinar un buen día, además de ahorrar tiempo y dinero en el proceso.
3. A su medida
¿Te acuerdas de esa impresora poco conocida a la que tenías que acudir porque en la sala de fotocopias había una cola de gente? No la usas muy a menudo, y te invade una sensación de pánico al acercarte a ella porque el diminuto panel de la máquina tiene un aspecto completamente diferente al de la sala de fotocopias. Cada impresora, escáner y fotocopiadora tiene un pequeño «panel» diferente (más conocido como interfaz de usuario o UI). ¿Cuántas veces has tenido que ajustar el color o el tamaño en una nueva interfaz de usuario y has tenido que ir probando a ciegas durante cuatro o cinco copias antes de acertar por fin? Con una solución MPS, el pequeño panel de cada multifunción se convierte en una interfaz de usuario del tamaño de una tableta, personalizada según tus necesidades específicas.
Si eres profesor de arte y necesitas poder imprimir en color o en distintos tamaños y formatos, una solución MPS te ofrece estas funciones a través de una interfaz fácil de manejar (como las aplicaciones de «apuntar y hacer clic»). Sin complicaciones, y todos Dispositivo, independientemente del modelo y la marca, funcionarán siempre de la misma manera, según tus necesidades.
4. Escanéalo, no lo atasques
Tu jefe necesita ese documento… pero está al otro lado del campus, en otra planta o en otra oficina de la filial en otro país… no te preocupes. Con las soluciones de MPS, puedes ir al equipo multifunción, imprimir el documento, firmarlo y escanearlo para enviárselo a tu jefe en la oficina de Singapur (tú estás en Barcelona), y él podrá imprimirlo a todo color. O bien, tienes todas las fotos de tus vacaciones en tu memoria USB y, como no puedes usar los recursos de la empresa para imprimirlas, simplemente la conectas y las envías a la carpeta de vacaciones de tu Google Drive. Y lo que es mejor, si eres profesor y necesitas entregar una guía de estudio a tus alumnos de ciencias… escanéala y deja una copia en red de su colegio, y así cumplirás con tu parte —y con la de tu colegio— para reducir la huella de carbono.
Las funciones de escaneo a correo electrónico, a la nube y red de las soluciones de software MPS pueden cambiar tu forma de concebir la distribución de la información.
5. Ir "sin conductor
¿Alguna vez te has sentado en tu puesto de trabajo, escritorio u oficina, has pulsado «Control+P», has ido a la impresora a recogerlo y no estaba allí? Sabes que pulsaste «Intro». No lo ves en la papelera de reciclaje, no hay nadie por ahí, no se puede haber ido solo. Así que vuelves a tu escritorio para volver a imprimir y te das cuenta de que tus impresoras han desaparecido. Esos nombres de impresoras están todos conectados a través de controladores y ahora necesitas que venga un técnico de informática a reinstalarlos, pero todo el mundo se ha ido a casa. Con la impresión sin controladores, puedes enviar tus tareas a un correo electrónico designado en el servidor luego ir a la impresora y recogerlas.
La impresión sin conductor, móvil y para invitados significa que no tendrá que volver a estresarse por realizar tareas rutinarias en su MPS.
Para llevar
Probablemente, su organización cuente con un MPS o, al menos, con unred impresoras, escáneres y fotocopiadoras, y es probable que no esté realizando un seguimiento de ellos , optimizándolos ni aprovechándolos al máximo. Una solución como MyQ hace precisamente eso. De hecho, el 90 % de las empresas no sabe cuánto gasta en impresión y copia, los departamentos de TI dedican hasta un 20 % de su tiempo a gestionar su MPS, y el 65 % de los documentos impresos acaba en la papelera de reciclaje.
Las organizaciones con visión de futuro entienden que la optimización de los flujos de trabajo aumenta los beneficios, hace más felices a los empleados y alivia las responsabilidades, ya de por sí cargadas de estrés, de los departamentos de TI. Saben que son los detalles los que marcan la diferencia y las sitúan por delante de la competencia.