Cómo Czech Statistical Officelogró una mayor eficiencia y redujo costes con MyQ X
Problema
La Oficina de Estadística Checa (ČSÚ) es un organismo gubernamental con sede en Praga que cuenta con 13 sucursales regionales en todo el país.
La ČSÚ (Czech Statistical Office) operaba previamente con un entorno de impresión no estandarizado, compuesta por impresoras multifuncionales e impresoras A4 de diversas marcas y generacione. Todos los dispositivos estaban configurados como impresoras locales. No contaban con un software de gestión de impresión, ni con seguridad centralizada para toda la flota, sino únicamente para los dispositivos individuales. Además, tampoco disponían de herramientas para generación de informes. Como resultado, el departamento de TI recibía solicitudes frecuentes para resolver incidencias de forma manual. Por ejemplo, tras cortes de energía, era necesario reiniciar las impresoras una por una. Esta tarea, poco eficiente, llegó a conocerse como “el tour de las impresoras”.
La administración de usuarios también representaba un reto, ya que cada nuevo usuario debía ser configurado manualmente en cada dispositivo. La base de datos de usuarios de Konica Minolta, con capacidad para 1.000 registros, se llenaba con rapidez e incrementaba así la carga de mantenimiento.
Solución
La implementación de MyQ, junto con flota de equipos Kyocera de última generación (60 MFPs y 120 impresoras A4), transformó la gestión de impresión simplificando la administración de usuarios gracias a la integración con Active Directory.
La impresión y el escaneo seguros se convirtieron en el nuevo estándar para los usuarios. Además, la implementación de nuevas políticas de impresión permitió reducir rápidamente el volumen de impresión: la impresión en blanco y negro disminuyó un 10 %, mientras que la impresión en color se redujo un 20%.
Beneficios
Uno de los aspectos que más valora el equipo de TI de la ČSÚ es que MyQ ha supuesto un gran avance en la automatización de la gestión de usuarios. Gracias a ello, el departamento ha logrado reducir aproximadamente un 20 % del tiempo dedicado a tareas administrativas y carga operativa. En la actualidad, el departamento de TI solo gestiona un número reducido de tareas relacionadas con la gestión de impresión, como la configuración de nuevos códigos NIP.
Otro de los aspectos más destacados fue la rapidez y sencillez del proceso de instalación. Gracias a las opciones de configuración remota, no fue necesario desplazarse a las oficinas regionales para completar la instalación.
Además, la dirección dispone ahora de informes totalmente personalizables, lo que contribuye a optimizar aún más las políticas de impresión.
Los usuarios adoptaron MyQ con rapidez, lo que se debe a su interfaz intuitiva y fácil de usar. Asimismo, el administrador configuró permisos y funciones específicas para cada departamento, adaptando las capacidades de impresión y escaneo a sus necesidades particulares. Además, MyQ también fue muy bien recibido por los usuarios de la biblioteca pública de la ČSÚ.
«Desde que implementamos MyQ, no he recibido ni una sola queja relacionada con las impresoras. El escenario ideal.»
Petr Mikan, Director del Departamento de TIC
Puntos clave
- Sede central en Praga y 13 sucursales, con un total de 180 dispositivos instalados, incluidos 60 MFPs.
- Herramienta transparente para la gestión de usuarios
- La impresión y el escaneo seguros como un nuevo estándar de oro
- 20 % de ahorro en tiempo para el departamento de informática