OGH toma el control, mejora la seguridad y gana en eficiencia gracias a MyQ

Problema 

Como empresa especializada en construcción e ingeniería, con una plantilla que oscila entre los 1.000 y los 2.500 empleados en función de las necesidades de cada proyecto, Orion Group Holdings se enfrentaba a retos cada vez mayores a la hora de gestionar su entorno de impresión en múltiples sedes. 

El equipo de TI dedicaba mucho tiempo a responder a las incidencias del servicio de asistencia relacionadas con problemas de impresión, a realizar un seguimiento de los consumibles de las impresoras y a gestionar la infraestructura de impresión distribuida.  

Al mismo tiempo, la organización necesitaba reforzar la seguridad de los documentos, en concreto en lo que respecta a los informes financieros confidenciales y a la documentación relacionada con los proyectos, que podían quedarse sin vigilancia en las impresoras compartidas. 

La empresa también buscaba una mayor visibilidad de los costes relacionados con la impresión y una forma eficaz de canalizar, procesar y digitalizar la información en papel. Las herramientas de gestión de impresoras existentes carecían del control centralizado, la automatización y la inteligencia necesarios para respaldar los objetivos operativos de la organización. 

Solución 

OGH eligió MyQ centralizar la gestión de la impresión, mejorar la seguridad de los documentos y ofrecer una mayor visibilidad de los costes de impresión y Dispositivo . 

El proyecto fue llevado a cabo por Kyocera Solutions America, un MyQ destacado MyQ con una amplia experiencia en infraestructura de impresión, automatización de flujos de trabajo y servicios de impresión gestionados. Gracias a la estrecha colaboración Kyoceracon MyQ, OGH se benefició de un enfoque de implementación que combinaba las mejores prácticas del sector con tecnología avanzada de gestión de la impresión. La asociación estratégica de larga duración entre Kyocera MyQ al equipo de implementación aprovechar amplios conocimientos técnicos, metodologías contrastadas y experiencia práctica, lo que contribuyó a garantizar una implementación fluida y una sólida alineación con los objetivos empresariales de OGH. 

La implantación de MyQ Ultimate Edition introdujo la impresión segura mediante recogida en toda la organización, lo que obligaba a los empleados a autenticarse mediante sus credenciales, llaveros electrónicos, tarjetas de identificación o códigos PIN antes de que se liberaran los documentos. Esto eliminó las impresiones desatendidas, al tiempo que permitía a los usuarios recoger los documentos de forma segura desde cualquier Dispositivo autorizado. 

MyQ también ofrecía un panel de control centralizado para gestionar Flota de impresoras multifunción de la empresa. La configuración automatizada de las impresoras simplificó su implantación y mantenimiento, mientras que las notificaciones proactivas por correo electrónico alertaban a los administradores de los problemas con las impresoras y de los niveles bajos de tóner antes de que afectaran al funcionamiento. 

Para mejorar la supervisión financiera, OGH ha implantado funciones de impresión basada en reglas y de contabilidad de proyectos. Ahora es posible asignar con precisión los costes de impresión, copia y escaneo a proyectos específicos, trabajos de impresión o códigos contables, lo que aporta una mayor transparencia y contribuye a mejorar las estimaciones de proyectos futuros. 

Además, la empresa comenzó a aprovechar los flujos de trabajo inteligentes MyQ para automatizar los procesos de digitalización. Los empleados pueden capturar, procesar y enviar documentos de forma segura a destinos predefinidos, lo que reduce la gestión manual y minimiza el riesgo de errores de comunicación. 

Resultados 

El impacto de la implantación fue inmediato: las ventajas se notaron desde el primer día y se espera que las mejoras operativas sean plenas en los primeros 90 días. 

Se prevé que la implantación del sistema de impresión segura bajo demanda reduzca el desperdicio de papel y tóner en más de un 30 %, lo que contribuirá a reducir los costes operativos y, al mismo tiempo, apoyará los objetivos de sostenibilidad.  

Al mismo tiempo, la organización ha reforzado considerablemente la seguridad de los documentos, garantizando que los contratos confidenciales, los informes financieros y la documentación de los proyectos solo se faciliten a los usuarios autorizados. 

Para el departamento de TI, la gestión centralizada ha reducido drásticamente la carga administrativa. Se prevé que la configuración automatizada de impresoras, la supervisión proactiva y Dispositivo centralizada Dispositivo permitan ahorrar entre 20 y 25 horas al mes, tiempo que, de otro modo, se dedicaría a resolver problemas, gestionar controladores y realizar configuraciones manuales. 

Los usuarios de todos los departamentos también han experimentado beneficios tangibles. Los equipos de contabilidad pueden clasificar y enviar automáticamente las facturas mediante flujos de trabajo basados en OCR; los directivos pueden digitalizar de forma segura documentos confidenciales con una intervención manual mínima; y los jefes de proyecto pueden escanear documentos directamente en flujos de trabajo específicos de cada proyecto que extraen automáticamente la información y envían los archivos al destino correcto. 

Al integrar la seguridad de los documentos, la gestión de la impresión, el control de costes y la automatización de los flujos de trabajo en una única plataforma, Orion Group Holdings ha transformado la impresión, pasando de ser un reto operativo a convertirse en un proceso empresarial controlado y eficiente. 

El éxito del proyecto pone de relieve el valor de combinar tecnología innovadora con servicios profesionales de gran experiencia. Al aunar la avanzada plataforma de gestión de impresión MyQy la experiencia en implementación Kyocera, OGH pudo acelerar la adopción del sistema, lograr mejoras operativas desde el principio y sentar las bases para una optimización a largo plazo. La colaboración aportó mucho más que la mera tecnología: proporcionó el personal, los procesos y los conocimientos necesarios para convertir los objetivos estratégicos en resultados empresariales cuantificables.