Retos en la gestión de documentos para los que los equipos de TI deben estar preparados

Los dispositivos cambiaron, los sistemas operativos evolucionaron y los flujos de trabajo de los documentos se digitalizaron cada vez más, pero la infraestructura de impresión subyacente siguió siendo la misma de siempre.

Cada vez resulta más difícil mantener eso.

Windows La impresión está evolucionando hacia una arquitectura diferente. Las organizaciones están digitalizando cada vez más procesos. Los requisitos de cumplimiento normativo están generando mayores expectativas en cuanto a la forma en que se capturan y controlan los documentos. Al mismo tiempo, los usuarios esperan cada vez más experiencias sencillas y de autoservicio que requieran una menor intervención por parte de los equipos de TI.

Ninguno de estos cambios tiene por qué resolverse de la noche a la mañana. Pero están planteando cuestiones que los equipos de TI deberían plantearse ya.

¿Está tu entorno de impresión preparado para la próxima fase de la impresión « Windows »? 

Microsoft está sustituyendo la impresión « Windows » (impresión desde cualquier lugar) de los controladores de impresión tradicionales de terceros por una arquitectura basada en estándares y construida en torno a el Protocolo de Impresión por Internet (IPP), la impresión protegida de Windows y las aplicaciones de soporte de impresión.

A partir de julio de 2026, las nuevas instalaciones de impresoras compatibles adoptarán de forma predeterminada el modelo « Windows Ready Print». Para los equipos de TI, el reto no se limita a saber si la impresión funciona hoy en día.

La cuestión más importante es si el entorno actual de la impresión está preparado para el rumbo que está tomando la impresión « Windows ».

Las organizaciones que dependen en gran medida de los modelos tradicionales de implementación basados en « Controlador » deberán comprender qué implica esta transición para sus dispositivos, sus flujos de trabajo de impresión y su infraestructura en general.

Y esto ya no es un tema que se limite a un pequeño grupo de especialistas técnicos. Más del 60 % de los responsables de la toma de decisiones en el sector de la impresión en Europa ya conocen « Windows » Protected Print.

¿De verdad se han digitalizado tus documentos? 

Escanear un documento no significa necesariamente que el proceso relacionado con ese documento se haya digitalizado.

Un documento puede escanearse en formato PDF y, aun así, ser necesario que alguien: 

• Separar los documentos manualmente 
• Cambiar el nombre de los archivos
• Extraer información
• Volver a introducir la información en otro sistema
• Convertir documentos a otro formato
• Decide dónde se debe guardar el documento

El resultado es la conocida brecha que existe entre la digitalización de documentos y la digitalización de los procesos documentales.

Esto es importante, ya que el procesamiento de documentos está cada vez más vinculado a iniciativas más amplias de transformación digital. El 89 % de los responsables de TI consideran que los servicios de impresión gestionados son importantes para sus iniciativas de transformación digital, mientras que la automatización de los flujos de trabajo y el escaneo se encuentran entre las principales prioridades para los futuros entornos de impresión.

¿Tu proceso de digitalización resiste un análisis más riguroso?

Una cosa es digitalizar un documento y otra muy distinta es poder confiar en el registro digital resultante.

En el caso de los documentos de importancia jurídica, financiera, normativa u operativa, es posible que el mero hecho de escanear y guardar un archivo no ofrezca un control suficiente.

Es posible que las organizaciones deban tener en cuenta lo siguiente: 

• Cómo se revisan los documentos 
• ¿Quién se encarga de verificarlos?
• Si el proceso es auditable
• Cómo se puede proteger la integridad del documento digitalizado

Esto cobra cada vez más importancia a medida que las organizaciones van trasladando más información crítica para el negocio del papel a los sistemas digitales.

El 61 % de los flujos de trabajo de tramitación de documentos siguen recurriendo al papel, a pesar de que las organizaciones continúan modernizando la forma en que se gestionan los documentos.

¿Es necesario que cada impresora tenga su propio terminal?

No todas las impresoras disponen de un Terminal integrado, pero es posible que las organizaciones quieran que los usuarios autoricen la impresión trabajos de impresión directamente en Dispositivo. 

Esto cobra especial relevancia en entornos en los que hay varias impresoras agrupadas. Una sala de personal, por ejemplo, puede contar con varias impresoras, pero no es necesario que cada Dispositivo disponga de su propio terminal exclusivo.

Para los equipos de TI, el reto consiste en encontrar un enfoque que se adapte al entorno sin añadir una complejidad innecesaria a cada Dispositivo.

Estos retos ya están cambiando el debate en torno a la impresión

Windows La arquitectura de impresión está evolucionando. La captura de documentos se está integrando en procesos digitales más amplios. Los proyectos de digitalización exigen cada vez más control y responsabilidad.

Además, las organizaciones buscan formas más sencillas de ofrecer servicios de impresión sin tener que añadir infraestructura innecesaria.

Para los equipos de TI, la tarea inmediata no es necesariamente cambiarlo todo, sino comprender cuáles de estos avances podrían afectar a su entorno y empezar a prepararse para lo que está por venir.

No pierdas de vista MyQ , ya que seguiremos analizando qué implican estos cambios para el futuro de la impresión y la gestión de documentos.