Seguridad y cumplimiento normativo: Creación de flujos de trabajo para documentos y de « Impresión segura » desde cero

Aunque se presta mucha atención a la seguridad de los terminales, las aplicaciones y los servicios en la nube, los flujos de trabajo de impresión y gestión de documentos pueden pasar fácilmente desapercibidos si no se protegen con el mismo nivel de cuidado. El coste medio de una filtración de datos relacionada con la impresión es de aproximadamente 820 000 libras, y asciende a más de 1,3 millones de libras en algunos sectores.

Los usuarios quieren saber cómo protege MyQ los documentos, cómo se abordan las vulnerabilidades, cómo deben gestionarse los certificados SSL/TLS y qué buenas prácticas de seguridad se siguen, ya sea a la hora de implementar o de mantener su entorno.

La seguridad empieza mucho antes de que alguien pulse el botón de imprimir

Cuando la gente piensa en la seguridad de la impresión, a menudo se imagina la función « Impresión segura » de la impresora multifunción Dispositivo. Aunque se trata de una capa de protección importante, no es más que una parte de un panorama mucho más amplio.

Un flujo de trabajo seguro de documentos comienza en el momento en que un usuario envía un trabajo de impresión o de escaneo y continúa a lo largo de todas las fases del ciclo de vida del documento. Esto incluye la « Autenticación », la comunicación cifrada, el almacenamiento seguro, el control de acceso, la liberación de documentos, la auditoría y la integración con sistemas externos.

En lugar de basarse en una única medida de seguridad, los entornos de impresión modernos se benefician de múltiples capas de protección que funcionan de forma conjunta. Este enfoque de defensa en profundidad contribuye a reducir el riesgo, al tiempo que favorece la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. 

La seguridad está integrada en el MyQ X arquitectura 

La seguridad es un principio fundamental de MyQ X, y no una función adicional.

La plataforma está diseñada para proteger los flujos de trabajo de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida mediante la combinación de un sistema seguro de gestión de documentos ( Autenticación), comunicación cifrada, protección de datos, controles administrativos y auditorías exhaustivas.

El MyQ El informe técnico de X Security describe este enfoque como una forma de proteger la infraestructura, el flujo de trabajo documental y los documentos impresos como un ecosistema de seguridad interconectado.

Esto incluye funciones como: 

• Impresión segura publicación a través del usuario Autenticación 

• Varios métodos de « Autenticación », entre ellos la autenticación de dos factores Autenticación 

• Cifrado de datos en tránsito y en reposo 

• Permisos configurables de « administrador » 

• Registros de auditoría que recogen los cambios administrativos 

• Funciones de privacidad para proteger la información de los documentos 

• Integración con las autoridades de certificación de la organización 

• Incorporación de marcas de agua y trazabilidad de los documentos cuando sea necesario

En conjunto, estas medidas ayudan a las organizaciones a proteger tanto su infraestructura como sus flujos de trabajo documentales cotidianos. 

La certificación independiente refuerza el marco de seguridad de MyQ 

Las afirmaciones en materia de seguridad tienen más peso cuando están respaldadas por una certificación independiente. MyQ cuenta con la certificación ISO/IEC 27001:2022, lo que confirma que aplica un sistema estructurado de gestión de la seguridad de la información para identificar, gestionar y reducir los riesgos relacionados con la seguridad de la información.

La certificación abarca aspectos clave de las operaciones de MyQ, entre los que se incluyen el diseño y el desarrollo de MyQ X y MyQ Roger , la protección de la información de los clientes, la atención al cliente y la gestión de incidencias, el alojamiento web, la gestión de accesos, la supervisión, la respuesta ante incidentes, así como las evaluaciones de riesgos y las auditorías periódicas.

MyQ Además, cuenta con la certificación ISO 9001:2015 en gestión de la calidad y la certificación ISO 14001:2015 en gestión medioambiental. En conjunto, estas certificaciones constituyen una confirmación externa de que MyQ cumple con normas reconocidas en materia de seguridad de la información, calidad y responsabilidad medioambiental.

Por qué son importantes los certificados SSL/TLS

Toda conexión segura en un entorno de impresión se basa en la confianza. Sin certificados configurados correctamente, las organizaciones se exponen a fallos de comunicación, problemas de « Autenticación » o a un debilitamiento de la seguridad. Las brechas de seguridad, por ejemplo, provocan una importante «pérdida de tiempo de TI» dedicada a la corrección (uno de los principales impactos para el 30 % de las empresas con flotas mixtas) y afectan negativamente a la continuidad general del negocio. 

MyQ utiliza certificados SSL/TLS para proteger la comunicación entre servidores, dispositivos multifunción, estaciones de trabajo de los usuarios, servicios de directorio, servidores de correo y otros sistemas integrados. 

De forma predeterminada, MyQ X requiere como mínimo TLS 1.2 para la comunicación cifrada, siendo compatibles con versiones más recientes del protocolo cuando sea pertinente. Los protocolos de cifrado más antiguos siguen estando disponibles únicamente para casos concretos de compatibilidad con dispositivos antiguos. 

El cifrado protege los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida

Los documentos suelen pasar por varios sistemas antes de llegar a su destino.

Para proteger la información confidencial durante este proceso, MyQ admite el cifrado tanto de los datos en tránsito como de los datos en reposo. 

Según la MyQ documentación de X Security, la comunicación cifrada se aplica a todas las comunicaciones de servidor , las conexiones de los clientes, los servicios de Autenticación y los protocolos compatibles de red . Las organizaciones también pueden habilitar el cifrado para las bases de datos almacenadas y los archivos de trabajo de impresión , mientras que los archivos de análisis de trabajos de impresión se cifran de forma predeterminada. 

Este enfoque por niveles contribuye a reducir el riesgo de acceso no autorizado, al tiempo que garantiza la gestión segura de los documentos en todo el entorno. 

El cumplimiento normativo no depende únicamente del cifrado

Las organizaciones también necesitan tener una visión clara de la actividad de los usuarios, los cambios administrativos, los eventos de « Autenticación » y los flujos de trabajo de los documentos.

MyQ Cumple estos requisitos gracias a funciones como la liberación de impresiones autenticadas, los permisos configurables de « administrador », el registro de auditoría, los controles de privacidad y la gestión segura de documentos. Estas capacidades ayudan a las organizaciones a reforzar la gobernanza, al tiempo que respaldan las políticas de seguridad internas y las obligaciones normativas.

Los controles concretos que sean necesarios dependerán del marco normativo de cada organización, de las normas del sector y de las políticas de seguridad internas.

Buenas prácticas de seguridad

La tecnología por sí sola no basta para garantizar la seguridad de un entorno. Una seguridad eficaz depende también de la configuración, el mantenimiento y los procesos operativos.

A la hora de implementar o mantener un entorno de gestión de impresión, los administradores deben tener en cuenta varias prácticas recomendadas ampliamente aceptadas: 

• Mantén « MyQ » y la infraestructura de apoyo actualizadas con las versiones compatibles. 

• Utiliza certificados SSL/TLS fiables y renuévalos antes de que caduquen. 

• Activa la comunicación cifrada siempre que sea posible. 

• Aplica permisos administrativos basados en roles y el principio del mínimo privilegio. 

• Revisa periódicamente los registros de auditoría para detectar cambios administrativos y de configuración. 

• Integra « Autenticación » con proveedores de identidad centralizados cuando sea necesario. 

• Elimina los protocolos obsoletos, salvo que sean necesarios para garantizar la compatibilidad con hardware antiguo.

Estas prácticas contribuyen a reducir el riesgo operativo, al tiempo que refuerzan la seguridad general del entorno de impresión.

La seguridad es un proceso continuo

La seguridad se consigue mediante una combinación de una arquitectura segura, un « Autenticación » robusto, comunicaciones cifradas, una gestión rigurosa de los certificados, la corrección oportuna de las vulnerabilidades y las mejores prácticas operativas.

A medida que las organizaciones continúan modernizando su infraestructura informática, los flujos de trabajo de impresión y gestión de documentos deben cumplir las mismas normas de seguridad que cualquier otro sistema crítico para la empresa. 

Al integrar la seguridad en todas las fases del ciclo de vida de los documentos, las organizaciones pueden proteger mejor la información confidencial, simplificar las medidas de cumplimiento normativo y ofrecer a los usuarios flujos de trabajo documentales seguros y fiables que se adapten a su forma de trabajar actual.