MyQ on Point con la seguridad de los datos
en la Oficina Checa de Estadística

Problema

La Oficina Checa de Estadística (ČSÚ) es un organismo gubernamental con sede en Praga y 13 delegaciones regionales en todo el país. La oficina recopila y procesa datos para crear una base de datos informativa a disposición de los municipios, el público y otros organismos gubernamentales de la República Checa y el extranjero.

ČSÚ solía disponer de una solución de impresión no homogénea, compuesta por equipos multifunción e impresoras A4 de distintas marcas y antigüedad. Todas ellas estaban configuradas como "locales". No había ningún software para gestionar la impresión, ni seguridad en toda la flota (sólo para dispositivos individuales), ni informes. A menudo se llamaba al departamento informático para que resolviera los problemas manualmente. Tras un corte de luz, por ejemplo, tenían que volver a encender las impresoras una a una. Esta actividad impopular se denominaba "tour de print".

La gestión de usuarios también era complicada, ya que cada nuevo usuario tenía que configurarse en cada impresora por separado. La base de datos de usuarios original proporcionada por Konica Minolta solo tenía capacidad para 1.000 usuarios, por lo que se llenaba rápidamente y resultaba tedioso mantenerla.

Solución

MyQ Solution se instaló junto con un parque de impresoras de última generación de Kyocera (60 equipos multifunción y 120 impresoras A4). Esto facilitó en primer lugar la gestión de usuarios gracias al Directorio Activo. La impresión y el escaneado seguros se convirtieron en un estándar de oro para los usuarios y las nuevas políticas de impresión condujeron rápidamente a una disminución del volumen de impresiones : la impresión en blanco y negro se redujo en un 10% y la impresión en color en un 20%.

Beneficios

Lo que más valora el equipo informático de ČSÚ es que MyQ supone un gran paso hacia la automatización de la gestión de usuarios. Ha ahorrado en torno a un 20% de tiempo y nervios. El departamento de TI apenas tiene que arreglar nada relacionado con las impresoras, salvo asuntos como la configuración de nuevos códigos PIN, etc.

Otro punto de elogio fue el sencillo y rápido proceso de instalación: gracias a las opciones de configuración remota, no fue necesario visitar en persona cada una de las sucursales regionales.

La dirección tiene ahora acceso a informes totalmente personalizables, que ayudarán a optimizar aún más las políticas de impresión.

Los propios usuarios se han acostumbrado a MyQ con facilidad, sobre todo gracias a una interfaz de usuario muy intuitiva con controles sencillos. El administrador ha establecido derechos y funciones especiales para los departamentos, con el fin de satisfacer sus necesidades específicas de impresión y escaneado. Por último, pero no por ello menos importante, MyQ también ha sido bien recibido por los usuarios de la biblioteca pública de ČSÚ.