Proteger los datos confidenciales y optimizar las operaciones

Problema

Riveon Mental Health and Recovery, proveedor líder de servicios integrales de salud mental y programas de rehabilitación en Ohio (EE. UU.), atiende a una base de pacientes muy diversa y concede especial importancia a la privacidad y el cumplimiento normativo. Como organización regulada por la HIPAA que maneja información médica protegida (PHI) e información de identificación personal (PII), Riveon se enfrentaba a importantes retos debido a su infraestructura de impresión obsoleta.

Las impresoras antiguas carecían de funciones de seguridad sólidas, lo que generaba riesgos de acceso no autorizado a documentos confidenciales, flujos de trabajo ineficientes que suponían una pérdida de tiempo para el personal y un aumento de los costes debido a la impresión y el escaneo descontrolados. Además, el departamento de TI se veía sobrecargado con la supervisión manual del entorno de impresión, incluida la gestión de dispositivos y el cumplimiento de las políticas.

La necesidad de cambio surgió ante el aumento de las exigencias normativas y el deseo de modernizar las operaciones para mejorar la atención al paciente sin comprometer la protección de los datos. Esto llevó a Riveon a buscar una solución de impresión gestionada, segura y eficiente, para renovar su entorno. 

Solución 

Riveon se asoció con el proveedor local R&K Technologies para implementar una solución de impresión gestionada adaptada a sus necesidades. La actualización incluyó la implementación de una flota de impresoras multifunción HP (MFP), incluidos modelos de la serie HP Enterprise MFP M480, integradas con MyQ Enterprise Edition. 

Este software centralizó la gestión de la impresión, permitiendo una impresión segura, flujos de trabajo automatizados y un seguimiento del cumplimiento normativo. R&K Technologies se encargó de la instalación y personalización sin problemas, garantizando una interrupción mínima.

La facilidad para poner en marcha HP nuevos HP se vio facilitada por la compatibilidad «plug-and-play» y la configuración intuitiva MyQ, lo que permitió una integración rápida sin necesidad de una intervención exhaustiva del departamento de TI. La sencillez de las interfaces intuitivas HP , combinada con los controles intuitivos MyQ, facilitó su adopción, mientras que la asistencia local de R&K Technologies garantizó la resolución rápida de cualquier problema. 

Resultados

Desde su implementación, Riveon ha reforzado la seguridad de sus documentos gracias a las funciones de autenticación y cifrado de MyQ, reduciendo los riesgos de vulneraciones de seguridad en su entorno conforme a la HIPAA. Asimismo, MyQ ha aliviado considerablemente la carga de trabajo del departamento de TI al automatizar la gestión del entorno de impresión, incluido el control de acceso de los usuarios, la administración de cuotas y la supervisión en tiempo real. Esto ha permitido al personal de TI centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de dedicar tiempo a las tareas diarias de supervisión.

La facilidad para implementar nuevos dispositivos HP también ha simplificado las ampliaciones y el mantenimiento. Además, los usuarios finales valoran la posibilidad de escanear con un solo clic y utilizar la impresión móvil, lo que mejora la eficiencia de las operaciones diarias.

En conjunto, la solución ha reducido los costes de impresión, minimizado el desperdicio de papel y contribuido a crear un entorno de trabajo más seguro y productivo. La colaboración con un experto local como R&K Technologies ha aportado un valor añadido gracias a un servicio ágil y un asesoramiento personalizado, lo que ha permitido una transición fluida y fiable.