La seguridad ya no es una característica, sino una necesidad

A medida que las organizaciones adoptan modelos de trabajo híbridos, se conectan a servicios en la nube y operan bajo requisitos normativos más estrictos, esta brecha se hace más evidente. 

Los flujos de trabajo documentales ya no se limitan a trasladar información de un lugar a otro. Garantizan que la información permanezca protegida, sea trazable y cumpla con la normativa en cada paso. 

El acceso a los dispositivos no siempre se basa en la identidad

En muchos entornos, se puede acceder a las impresoras y a los dispositivos multifunción sin Autenticación sólida y sistemática.

Es posible que los usuarios puedan acercarse a unDispositivo interactuar con él sin una verificación clara de su identidad. En algunos casos, existen Autenticación , pero no se aplican de manera uniforme en todas las ubicaciones o grupos de usuarios.

Esto provoca una desconexión entre la identidad del usuario y Dispositivo .

Incluso cuando las organizaciones cuentan con sólidos sistemas de gestión de identidades, estos no siempre están totalmente integrados con los flujos de trabajo de documentos. Como consecuencia, es posible que acciones como la impresión o el escaneo no siempre estén vinculadas directamente a un usuario verificado.

Los documentos quedan expuestos en la última etapa

Los documentos pueden imprimirse y dejarse desatendidos, ser recogidos por una persona equivocada o ser vistos por otras personas en espacios compartidos. Se trata de un problema habitual en oficinas, centros educativos, entornos sanitarios y lugares de atención al público. 

En esta fase, las protecciones digitales ya no son efectivas. El documento es visible, accesible y, potencialmente, está expuesto.

Esto pone de relieve una cuestión importante: la seguridad en los flujos de trabajo documentales no termina cuando se envía un documento a imprimir. El paso final suele ser el menos controlado.

La visibilidad de la actividad relacionada con los documentos suele ser limitada

Cada vez más se espera que las organizaciones sepan cómo circula la información por sus sistemas.

Sin embargo, en muchos entornos de impresión y escaneo, la visibilidad sigue siendo limitada. No siempre es posible determinar con claridad quién imprimió o escaneó un documento, dónde se llevó a cabo la acción o si estaba autorizada.

Sin registros de auditoría detallados, resulta difícil investigar los incidentes. Demostrar el cumplimiento normativo se vuelve aún más complicado. En entornos regulados, esta falta de visibilidad supone un riesgo para la empresa.

Los modelos de seguridad tienen dificultades para adaptarse al trabajo híbrido

Los usuarios ya no trabajan desde un único lugar o Dispositivo. Los empleados se desplazan entre oficinas, sus hogares y entornos compartidos. Se conectan a través de diferentes redes y utilizan una combinación de dispositivos gestionados y no gestionados.

Los modelos tradicionales de seguridad de impresión se diseñaron para entornos estáticos y locales. La aplicación de esos mismos modelos a entornos distribuidos genera complejidad.

Es posible que las políticas de seguridad no se apliquen de manera uniforme. Autenticación pueden variar. La visibilidad puede estar fragmentada.

A medida que las organizaciones se vuelven más descentralizadas, resulta cada vez más difícil mantener un nivel de seguridad uniforme en todos los flujos de trabajo de documentos.

El escaneo plantea cuestiones relacionadas con la confianza

A menudo se considera que el escaneo es un proceso sencillo para digitalizar documentos. Sin embargo, plantea cuestiones importantes en torno a la confianza y la integridad.

Cuando se escanea un documento, las organizaciones necesitan saber: 

• ¿Quién escaneó el documento? 
• Si el documento ha sido modificado 
• A dónde se envió el documento 
• Si se puede rastrear el proceso

En muchos entornos, estos aspectos no están totalmente controlados. Es posible que los documentos escaneados no estén vinculados a la identidad del usuario y que la entrega a los destinatarios no esté totalmente regulada.

Conectarse a la nube aumenta la complejidad

A medida que las organizaciones adoptan el almacenamiento y los flujos de trabajo basados en la nube, los sistemas de gestión documental deben integrarse de forma segura con las plataformas en la nube, lo que plantea una nueva serie de retos.

Autenticación deben gestionarse de forma segura. Las credenciales deben protegerse. Los datos deben transferirse sin que queden expuestos. El acceso debe controlarse en todos los sistemas.

Estas integraciones son técnicamente complejas y requieren un diseño minucioso. Si se implementan de forma incorrecta, pueden generar nuevos riesgos en lugar de reducirlos.

Los requisitos de cumplimiento siguen aumentando

Las organizaciones se ven sometidas a una presión cada vez mayor para cumplir con los requisitos normativos y de cumplimiento.

Estos requisitos suelen ir más allá de los sistemas básicos e incluyen los flujos de trabajo documentales. Las organizaciones deben poder demostrar: 

• Quién ha consultado un documento 
• Cómo se tramitó el documento 
• A dónde se envió 
• Si el acceso estaba autorizado

Sin controles estructurados y una trazabilidad clara, resulta difícil cumplir estos requisitos.

La seguridad suele estar fragmentada a lo largo del flujo de trabajo

Los flujos de trabajo de documentos constan de varias etapas, desde Autenticación la impresión, el escaneo y la entrega.

En muchos entornos, cada una de estas fases se gestiona por separado. Es posible que existan controles en algunas áreas, pero no en otras.

Esto da lugar a lagunas que pueden dejar los documentos expuestos o sin la protección adecuada.

La seguridad no debe aplicarse en pasos aislados, sino que debe ser coherente a lo largo de todo el ciclo de vida del documento.

La seguridad en los flujos de trabajo documentales requiere un enfoque diferente

Los flujos de trabajo documentales forman parte de las operaciones diarias, pero también son un componente fundamental de la estrategia de seguridad de la organización.

Involucran a usuarios, dispositivos, redes y servicios en la nube. Manejan información confidencial. Están sujetos a requisitos de cumplimiento normativo. Y operan en entornos cada vez más complejos.

Ya no basta con considerar la seguridad como una simple función o un simple punto de control.

La seguridad en los flujos de trabajo de documentos debe: 

• Basado en la identidad 
• Trazable 
• Consistente en todos los entornos 
• Integrado con sistemas en la nube 
• Validado continuamente

Comprender estos retos es el primer paso para crear flujos de trabajo documentales que no solo sean funcionales, sino que también sean seguros desde el punto de vista del diseño.