Les défis liés à la gestion documentaire auxquels les équipes informatiques doivent se préparer

périphériques Les choses ont changé, les systèmes d'exploitation ont évolué et les flux de travail liés aux documents se sont de plus en plus numérisés, mais l'infrastructure d'impression sous-jacente est restée la même.

Cela devient de plus en plus difficile à maintenir.

Windows Le secteur de l'impression évolue vers une architecture différente. Les entreprises numérisent de plus en plus de processus. Les exigences de conformité suscitent des attentes accrues quant à la manière dont les documents sont numérisés et gérés. Parallèlement, les utilisateurs souhaitent de plus en plus bénéficier d'une expérience simple et en libre-service, nécessitant moins d'intervention de la part des équipes informatiques.

Aucun de ces changements ne doit être résolu du jour au lendemain. Mais ils soulèvent des questions que les équipes informatiques devraient se poser dès maintenant.

Votre environnement d'impression est-il prêt pour la prochaine étape de l'impression « Windows » ? 

Microsoft s'éloigne des pilotes d'impression tiers traditionnels pour l'impression « Windows » au profit d'une architecture basée sur des normes et articulée autour du protocole d’impression Internet (IPP), l’impression sécurisée d’ Windows et les applications de prise en charge de l’impression.

À compter de juillet 2026, les nouvelles installations d’imprimantes prises en charge adopteront par défaut le modèle « Windows Ready Print ». Pour les équipes informatiques, le défi ne se résume pas simplement à savoir si l’impression fonctionne aujourd’hui.

La question fondamentale est de savoir si le secteur de l'impression tel qu'il se présente aujourd'hui est prêt à faire face à l'évolution de l'impressi Windows .

Les organisations qui s'appuient fortement sur des modèles de déploiement traditionnels basés sur l'Pilote devront comprendre ce que cette transition implique pour leur périphériques, leurs flux de travail d'impression et leur infrastructure au sens large.

Et cette question ne concerne plus uniquement un petit groupe de spécialistes techniques. Plus de 60 % des décideurs européens du secteur de l'impression connaissent déjà la technologie « Windows Protected Print ».

Vos documents sont-ils vraiment passés au format numérique ? 

La numérisation d'un document ne signifie pas nécessairement que le processus lié à ce document soit désormais numérique.

Un document peut être numérisé au format PDF tout en nécessitant qu'une personne : 

• Séparer les documents manuellement 
• Renommer des fichiers
• Extraire des informations
• Saisir à nouveau les informations dans un autre système
• Convertir des documents dans un autre format
• Choisissez l'emplacement où le document doit être enregistré

Il en résulte un écart bien connu entre la numérisation des documents et la numérisation des processus documentaires.

Cela revêt une importance particulière, car le traitement des documents s'inscrit de plus en plus dans le cadre d'initiatives plus larges de transformation numérique. 89 % des décideurs informatiques considèrent que les services d'impression gérés (Managed Print Services) jouent un rôle important dans leurs initiatives de transformation numérique, tandis que l’automatisation des flux de travail et la numérisation figurent parmi les principales priorités pour les futurs environnements d’impression.

Votre processus de numérisation est-il capable de résister à un examen plus approfondi ?

La numérisation d'un document est une chose. Pouvoir se fier au document numérique ainsi obtenu en est une autre.

Pour les documents présentant une importance juridique, financière, réglementaire ou opérationnelle, le simple fait de les numériser et de les enregistrer peut ne pas offrir un contrôle suffisant.

Les organisations pourraient devoir prendre en compte les éléments suivants : 

• Comment les documents sont-ils examinés ? 
• Qui est chargé de les vérifier ?
• Si le processus est vérifiable
• Comment garantir l'intégrité d'un document numérisé

Cela revêt une importance croissante à mesure que les organisations transfèrent de plus en plus d'informations stratégiques du support papier vers des systèmes numériques.

61 % des processus de traitement des documents font encore appel au papier, alors même que les entreprises continuent de moderniser la gestion de leurs documents.

Chaque imprimante doit-elle disposer de son propre terminal ?

Toutes les imprimantes ne disposent pas d'une interface Terminal embarqué, mais les entreprises peuvent néanmoins souhaiter que les utilisateurs valident leurs travaux s d'impression directement sur le périphérique. 

Cela revêt une importance particulière dans les environnements où plusieurs imprimantes sont regroupées au même endroit. Une salle du personnel, par exemple, peut disposer de plusieurs imprimantes sans pour autant qu'il soit nécessaire que chaque appareil soit équipé de son propre terminal dédié.

Pour les équipes informatiques, le défi consiste à trouver une approche adaptée à l'environnement sans ajouter de complexité inutile à chaque appareil.

Ces défis sont déjà en train de faire évoluer le débat sur l'imprimé

Windows L'architecture d'impression évolue. La numérisation des documents s'intègre désormais dans des processus numériques plus larges. Les projets de numérisation exigent de plus en plus de contrôle et de transparence.

Les entreprises recherchent des solutions plus simples pour proposer des services d'impression sans avoir à mettre en place une infrastructure superflue.

Pour les équipes informatiques, la priorité immédiate n'est pas nécessairement de tout changer. Il s'agit plutôt de déterminer lesquels de ces changements pourraient avoir un impact sur leur environnement et de commencer à se préparer à ce qui va suivre.

Restez connectés sur MyQ : nous continuerons à analyser les implications de ces changements pour l'avenir de l'impression et de la gestion documentaire.