Les défis de la gestion documentaire à venir pour les équipes informatiques

Les périphériques ont changé, les systèmes d'exploitation ont évolué et les flux documentaires se sont numérisés, mais l'infrastructure d'impression sous-jacente est restée la même.

Cela devient de plus en plus difficile à maintenir.

L'impression sous Windows évolue vers une architecture différente. Les entreprises digitalisent davantage de processus. Les exigences de conformité renforcent les attentes concernant la capture et le contrôle des documents. Parallèlement, les utilisateurs recherchent de plus en plus des expériences simples en libre-service, nécessitant moins d'intervention de la part des équipes informatiques.

Aucun de ces changements ne doit être résolu du jour au lendemain. Mais ils soulèvent des questions que les équipes informatiques devraient se poser dès maintenant.

Votre environnement d'impression est-il prêt pour la prochaine étape de l'impression « Windows » ? 

Microsoft fait évoluer le système d'impression de Windows en s'éloignant des pilotes d'impression tiers traditionnels pour adopter une architecture fondée sur des normes, articulée autour du protocole d’impression Internet (IPP), de Windows Protected Print (WPP) et des applications de prise en charge de l'impression (Print Support Apps).

À compter de juillet 2026, les nouvelles installations d’imprimantes prises en charge adopteront par défaut le modèle « Windows Ready Print ». Pour les équipes informatiques, le défi ne se résume pas simplement à savoir si l’impression fonctionne aujourd’hui.

La question fondamentale est de savoir si le secteur de l'impression tel qu'il se présente aujourd'hui est prêt à faire face à l'évolution de l'impression Windows .

Les entreprises qui reposent largement sur des modèles de déploiement traditionnels basés sur des pilotes devront comprendre ce que cette transition implique pour leurs périphériques, leurs workflows d'impression et leur infrastructure globale.

Et cette question ne concerne plus uniquement un petit groupe de spécialistes techniques. Plus de 60 % des décideurs européens du secteur de l'impression connaissent déjà la technologie « Windows Protected Print ».

Vos documents sont-ils vraiment passés au format numérique ? 

La numérisation d'un document ne signifie pas nécessairement que le processus lié à ce document soit désormais numérique.

Un document peut être numérisé au format PDF tout en nécessitant qu'une personne : 

• Sépare les documents manuellement 
• Renomme les fichiers
• Extraie des informations
• Saisisse à nouveau les informations dans un autre système
• Convertisse des documents dans un autre format
• Choisisse l'emplacement où le document doit être enregistré

Il en résulte un écart bien connu entre la numérisation des documents et la numérisation des processus documentaires.

Cet aspect revêt une importance particulière à mesure que le traitement des documents s'intègre davantage aux initiatives plus larges de transformation numérique. 89 % des décideurs informatiques jugent les services d'impression gérés (MPS) importants pour leurs projets de transformation numérique, tandis que l'automatisation des flux de travail et la numérisation figurent parmi les principales priorités pour les futurs environnements d'impression.

Votre processus de numérisation est-il capable de résister à un examen plus approfondi ?

La numérisation d'un document est une chose. Pouvoir se fier au document numérique ainsi obtenu en est une autre.

Pour les documents présentant une importance juridique, financière, réglementaire ou opérationnelle, le simple fait de les numériser et de les enregistrer peut ne pas offrir un contrôle suffisant.

Les organisations pourraient devoir prendre en compte les éléments suivants : 

• Comment les documents sont-ils examinés ? 
• Qui est chargé de les vérifier ?
• Si le processus est vérifiable
• Comment garantir l'intégrité d'un document numérisé

Cela revêt une importance croissante à mesure que les entreprises transfèrent de plus en plus d'informations stratégiques du support papier vers des systèmes numériques.

61 % des processus de traitement des documents font encore appel au papier, alors même que les entreprises continuent de moderniser la gestion de leurs documents.

Chaque imprimante doit-elle disposer de son propre terminal ?

Toutes les imprimantes ne disposent pas d'une interface embarquée, mais les entreprises peuvent néanmoins souhaiter que les utilisateurs valident leurs travaux d'impression directement sur le périphérique. 

Cela s'avère particulièrement pertinent dans les environnements où plusieurs imprimantes sont regroupées. Une salle du personnel, par exemple, peut disposer de plusieurs imprimantes sans pour autant nécessiter un terminal dédié pour chaque appareil.

Pour les équipes informatiques, le défi consiste à trouver une approche adaptée à l'environnement sans ajouter de complexité inutile à chaque périphérique.

Ces défis modifient déjà le discours autour de l'impression

L'architecture d'impression de Windows évolue. La capture de documents s'intègre à des processus numériques plus vastes. Les projets de numérisation exigent de plus en plus un contrôle accru et une plus grande responsabilisation.

Les entreprises recherchent des solutions plus simples pour proposer des services d'impression sans avoir à mettre en place une infrastructure superflue.

Pour les équipes informatiques, la priorité immédiate n'est pas nécessairement de tout changer. Il s'agit plutôt de déterminer lesquels de ces changements pourraient avoir un impact sur leur environnement et de commencer à se préparer à ce qui va suivre.

Restez à l'affût des actualités MyQ: Nous continuons à explorer les implications de ces changements pour l'avenir de l'impression et de la gestion documentaire.