Ne laissez pas l'impression devenir votre point faible : six étapes pour sécuriser chaque page imprimée

Avec « MyQ », ce parcours peut être géré en six étapes interconnectées, chacune étant conçue pour garantir la protection et la traçabilité des documents tout au long du processus d'impression. 

Un document peut être protégé lorsqu'il est stocké sous forme numérique, mais dès qu'il est envoyé à une imprimante, il peut constituer un risque pour la sécurité. Si n'importe qui peut l'imprimer sans être identifié, un document confidentiel peut quitter l'entreprise sous forme papier sans qu'il soit possible de savoir qui l'a imprimé, ni quand, ni où. 

1. Authentification : savoir qui imprime 

Chaque opération de « Impression sécurisée » commence par une vérification d’identité. MyQ vérifie l’identité de l’ Utilisateur et s’il est autorisé à imprimer ; ainsi, aucune impression n’est jamais anonyme. 

Cette seule étape détermine tout ce qui va suivre. Une fois que chaque tâche est associée à une personne, il est possible d'appliquer des règles, de suivre l'activité, et aucun document ne sort du bac de l'imprimante sans qu'un nom y soit associé. 

 2. Soumettre : garder le contrôle sur le projet 

Une fois l’ Utilisateur e identifié, MyQ prend en charge ce qu’il imprime. Lorsque Utilisateur clique sur « Imprimer », la tâche n’est pas directement envoyée à une imprimante. Elle entre plutôt dans l’environnement MyQ et y reste jusqu’à ce que l’ Utilisateur e soit prêt à la récupérer. 

Pour les utilisateurs, rien ne change. Pour l'entreprise, cela signifie la fin des « file d'impression s » non gérées et la fin des bacs de sortie remplis de documents que personne ne vient récupérer. 

3. Appliquer les règles : refléter le fonctionnement de votre organisation 

Comme chaque tâche d'impression est d'abord mise en attente plutôt que d'être directement envoyée à une imprimante, MyQ permet de déterminer les modalités d'impression. Chaque équipe a besoin de règles spécifiques et, en fonction des règles définies par l'Administrateur ,MyQ les applique aux tâches d'impression concernées travaux. Les quotas, Crédit les limites, les politiques d'impression, les restrictions et les règles de script permettent aux organisations d'adapter l'impression à leur mode de fonctionnement. 

Le service financier, par exemple, peut se limiter à l'impression en noir et blanc afin de maîtriser les coûts, tandis que le service marketing imprime en couleur les supports destinés aux clients. L'accès aux documents des ressources humaines peut être restreint à un périphérique sécurisé spécifique, et les établissements scolaires et universitaires peuvent attribuer à chaque étudiant un crédit d'impression quota ou Crédit valable pour le trimestre. 

Grâce à l'intégration de ces règles dans le flux de travail, la sécurité et la gestion de l'impression ne constituent plus deux travaux distincts. 

4. Protéger : crypter l'tâche d’impression s jusqu'à ce qu'elles soient nécessaires 

Même lorsque les règles appropriées sont appliquées, le travail doit rester sécurisé jusqu’à ce que quelqu’un vienne le récupérer. En attendant sa mise à disposition, MyQ le crypte et le conserve en toute sécurité au sein de l’environnement MyQ de l’organisation. 

Cela signifie que les contenus sensibles ne sont jamais stockés sur un appareil file d'impression, et que la page physique n'existe tout simplement pas tant que son propriétaire n'est pas prêt à y accéder. 

5. Diffusion : le bon document, la bonne personne, le bon appareil 

Le travail crypté reste verrouillé jusqu'à ce que la personne qui l'a envoyé soit prête à le déverrouiller. Devant l'imprimante, l'Utilisateur e à nouveau son identité à l'aide d'un badge, d'un code PIN ou de son téléphone portable, puis valide l'impression de ses documents. Ce n'est qu'à ce moment-là que le travail s'imprime, en présence de son propriétaire venu le récupérer. 

C'en est fini des documents imprimés oubliés : les informations confidentielles passent directement de l'appareil aux mains de la personne qui les a envoyées. 

6. Enregistrer ou supprimer : soyez toujours prêt pour un audit 

Une fois le document remis entre de bonnes mains, « MyQ » prend en charge tout ce qui reste, car la sécurité ne s'arrête pas une fois la page imprimée. « MyQ » enregistre l'activité d'impression, offrant ainsi aux organisations un historique clair indiquant qui a imprimé quoi, quand et où, afin de faciliter les audits et la conformité. 

La tâche est ensuite supprimée ou conservée conformément à la politique de l'entreprise, de sorte que les données d'impression ne restent jamais plus longtemps que nécessaire. 

Avec MyQ, la sécurité est intégrée 

Six étapes, un processus de travail intégré et un contrôle total du document, du premier clic à la réception. 

Cela s'inscrit dans le cadre d'un engagement plus large en matière de sécurité. MyQ repose sur les principes du « Zero Trust » et du « privilège minimal », et la sécurité des produits est testée tout au long de leur développement, de leur mise en production et de leur maintenance. Le système de gestion de la sécurité de l'information de MyQest également certifié ISO/IEC 27001. 

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