Risques sous-estimés de l'impression: six étapes pour sécuriser chaque page imprimée

Avec MyQ, ce parcours peut être géré en six étapes interconnectées, chacune étant conçue pour garantir la protection et la traçabilité des documents tout au long du processus d'impression. 

Un document peut être protégé lorsqu'il est stocké sous forme numérique, mais dès qu'il est envoyé à une imprimante, il peut constituer un risque pour la sécurité. Si n'importe qui peut l'imprimer sans être identifié, un document confidentiel peut quitter l'entreprise sous forme papier sans qu'il soit possible de savoir qui l'a imprimé, ni quand, ni où. 

1. Authentification : savoir qui imprime 

Chaque opération d'impression sécurisée commence par une vérification d’identité. MyQ vérifie l’identité de l’utilisateur et s’il est autorisé à imprimer pour qu'aucune impression ne soit jamais anonyme. 

Cette seule étape détermine tout ce qui va suivre. Une fois que chaque travail est associée à une personne, il est possible d'appliquer des règles, de suivre l'activité, et aucun document ne sort du bac de l'imprimante sans qu'un nom y soit associé. 

 2. Soumettre : garder le contrôle sur le document 

Une fois l’utilisateur identifié, MyQ prend en charge ce qu’il imprime. Lorsque l'utilisateur clique sur « Imprimer », le travail n’est pas directement envoyé à une imprimante. Il entre plutôt dans l’environnement MyQ et y reste jusqu’à ce que l’utilisateur soit prêt à le récupérer. 

Pour les utilisateurs, rien ne change. Pour l'entreprise, cela signifie la fin des files d'impression non gérées et la fin des bacs de sortie remplis de documents que personne ne vient récupérer. 

3. Appliquer les règles : refléter le fonctionnement de votre entreprise 

Comme chaque travail d'impression est d'abord mise en attente plutôt que d'être directement envoyée à une imprimante, MyQ permet de déterminer les modalités d'impression. Chaque équipe a besoin de règles spécifiques et, en fonction des règles définies par l'administrateur, MyQ les applique aux travaux d'impression concernés. Les quotas, les limites de crédit, les politiques d'impression, les restrictions et les règles de script permettent aux entreprises d'adapter l'impression à leur mode de fonctionnement. 

La Compta, par exemple, peut se limiter à l'impression en noir et blanc afin de maîtriser les coûts, tandis que le service marketing imprime en couleur les supports destinés aux clients. L'accès aux documents des RH peut être restreint à un périphérique sécurisé spécifique, et les écoles et les profs peuvent attribuer à chaque étudiant un crédit ou un quota d'impression valable pour le trimestre, semestre, année... 

Grâce à l'intégration de ces règles dans le workflow, la sécurité et la gestion de l'impression ne constituent plus deux travaux distincts. 

4. Protéger : chiffrer le travail d’impression jusqu'à ce que ce soit nécessaire 

Même lorsque les règles appropriées sont appliquées, le travail doit rester sécurisé jusqu’à ce que quelqu’un vienne le récupérer. En attendant sa mise à disposition, MyQ le chiffre et le conserve en toute sécurité au sein de l’environnement MyQ de l'entreprise. 

Cela signifie que les contenus sensibles ne sont jamais stockés sur une file d'impression d'un périphérique, et que la page physique n'existe tout simplement pas tant que son propriétaire n'est pas prêt à y accéder. 

5. Libération : le bon document pour la bonne personne sur le bon copieur 

Le travail chiffré reste verrouillé jusqu'à ce que la personne qui l'a envoyé soit prête à le déverrouiller. Devant l'imprimante, l'utilisateur s'identifie à nouveau à l'aide d'un badge, d'un code PIN ou de son téléphone portable, puis valide l'impression de ses documents. Ce n'est qu'à ce moment-là que le travail s'imprime, en présence de son propriétaire venu le récupérer. 

C'en est fini des documents imprimés oubliés : les informations confidentielles passent directement du périphérique aux mains de la personne qui les a envoyées. 

6. Enregistrer ou supprimer : soyez toujours prêt pour un audit 

Une fois le document remis entre de bonnes mains, MyQ prend en charge tout ce qui reste, car la sécurité ne s'arrête pas une fois la page imprimée. MyQ enregistre l'activité d'impression, offrant ainsi aux entreprises un historique clair indiquant qui a imprimé quoi, quand et où, afin de faciliter les audits et la conformité. 

Le travail est ensuite supprimé ou conservé conformément à la politique de l'entreprise, de sorte que les données d'impression ne restent jamais plus longtemps que nécessaire. 

Avec MyQ, la sécurité est intégrée 

Six étapes, un workflow complet et un contrôle total du document, du premier clic à la libération. 

Cela s'inscrit dans le cadre d'un engagement plus large en matière de sécurité. MyQ repose sur les principes du Zero Trust et du privilège minimal, et la sécurité des produits est testée tout au long de leur développement, de leur mise en production et de leur maintenance. Le système de gestion de la sécurité de l'information de MyQ est également certifié ISO/IEC 27001. 

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