Comment l'impression sécurisée protège les informations professionnelles sensibles

Un workflow «Impression sécurisée » peut exiger que les utilisateurs s'authentifient sur l'appareil avant la validation d'un document, tandis que le chiffrement protège les données en transit et au repos. Les journaux d'audit et les contrôles d'accès offrent une visibilité sur l'activité et aident les organisations à respecter les exigences de gouvernance interne et les obligations réglementaires. 

Comment l'impression sécurisée protège-t-elle les informations professionnelles sensibles ?

Un «tâche d’impression » peut constituer un risque pour la sécurité s'il est publié avant que l'Utilisateur on prévue n'atteigne l'appareil. Cela est particulièrement vrai lorsque des « périphériques » multifonctions sont partagées par de nombreux employés.

MyQ conserve les documents en toute sécurité jusqu’à ce que l’ Utilisateur e s’authentifie sur l’appareil. Les méthodes d’ Authentification prises en charge comprennent les cartes d’identité, les codes PIN, le nom d’utilisateur et le mot de passe, l’ Authentification à deux facteurs et l’ Authentification via mobile, en fonction de l’environnement et de la configuration.

Le document est alors remis à l'utilisateur authentifié Utilisateur , au lieu d'être laissé dans un bac de sortie où n'importe qui à proximité pourrait le récupérer.

La sécurité ne se limite pas à l'imprimante physique. La solution « MyQ » prend en charge le chiffrement des données en transit et au repos, y compris les travaux s d'impression et les bases de données, tandis que des communications sécurisées protègent les données circulant entre les différents composants de l'environnement d'impression.

MyQ Il offre également une journalisation des audits et des contrôles d'accès basés sur les rôles, ce qui permet aux administrateurs de disposer d'une visibilité sur l'activité et de contrôler les autorisations administratives. Il en résulte un flux de travail d'impression dans lequel l'accès aux documents est lié à une Utilisateur authentifiée, et où l'activité peut être suivie tout au long du système.

En quoi la gestion de l'impression favorise-t-elle la conformité ?

La gestion de l'impression ne garantit pas automatiquement la conformité d'une organisation à une réglementation particulière. Elle permet toutefois de mettre en place des contrôles techniques qui aident les organisations à respecter leurs propres exigences en matière de sécurité, de confidentialité et d'audit.

MyQ propose plusieurs de ces commandes

• Traçabilité : MyQ enregistre les activités d’impression, de copie, de numérisation et de télécopie, y compris des informations telles que les utilisateurs, l’ périphériques, la durée des tâches et leurs paramètres. Les actions administratives et les tentatives d’ Authentification peuvent également être enregistrées.

• Contrôle d'accès : Les autorisations basées sur les rôles permettent aux organisations de contrôler quels utilisateurs peuvent accéder aux fonctions et aux zones d'administration.

• Chiffrement : MyQ prend en charge le chiffrement des données en transit et au repos, y compris les fichiers d'travaux s d'impression et les bases de données.

• Confidentialité des documents : Les files d’attente privées peuvent supprimer automatiquement l’ travaux s d’impression après leur validation, tandis que les fonctionnalités de confidentialité permettent de restreindre la visibilité des informations d’ tâche d’impression . 

Santé : protéger les informations des patients au moment de l'impression 

Les établissements de santé traitent des documents contenant des informations sensibles sur les patients, tant dans les environnements cliniques qu’administratifs. Un processus de gestion des documents (Impression sécurisée ) doit empêcher que ces documents ne soient communiqués à la mauvaise personne, tout en offrant une visibilité adéquate sur les opérations liées à ces documents.

MyQ prend en charge la validation d'impression authentifiée, ce qui permet de conserver les documents dans une « file d'impression » sécurisée jusqu'à ce que l'Utilisateur ation autorisée parvienne à l'appareil. L'Authentification de l'appareil permet également de contrôler l'accès à certaines fonctions, telles que la copie et la numérisation.

MyQLa documentation relative à la conformité de [nom] décrit les contrôles applicables aux environnements HIPAA, notamment le chiffrement des informations de santé protégées au repos et en transit, la journalisation des audits, les contrôles d’accès basés sur les rôles, ainsi que les procédures sécurisées de sauvegarde et de restauration.

Un exemple concret est celui de Tri-County Care, qui opère sur plusieurs sites à New York.

Après la mise en œuvre d'MyQ, l'impression de documents travaux contenant les dossiers des patients a nécessité une « Autorisation » spécifique avant leur diffusion, ce qui a permis à l'organisation de renforcer la confidentialité des données des patients. Le déploiement comprenait également des solutions de secours pour pallier les problèmes de connectivité entre les succursales et le siège social.

Résultat : Les documents sensibles relatifs aux patients ne sont communiqués qu'après Authentification, grâce à des contrôles garantissant une confidentialité et une responsabilité accrues.

Services financiers : contrôle de l'accès aux documents sensibles

Les établissements financiers traitent des documents pour lesquels tout accès non autorisé peut avoir de graves conséquences sur le plan opérationnel et réglementaire. L'impression sécurisée doit donc porter à la fois sur la remise physique des documents et sur la possibilité de retracer les activités.

MyQ offre une autorisation d'impression authentifiée, un chiffrement, des contrôles d'accès basés sur les rôles et des pistes d'audit détaillées. La documentation relative à MyQ identifie spécifiquement les contrôles liés à la loi SOX, notamment les pistes d'audit pour le traitement et l'impression des documents financiers, les contrôles d'accès, les capacités d'archivage sécurisées et la séparation des tâches grâce à des autorisations basées sur les rôles et des workflows d'approbation.

Ces mêmes contrôles peuvent être appliqués à l'ensemble des imprimantes partagées périphériques, ce qui permet aux utilisateurs de s'authentifier avant de récupérer des documents sensibles, plutôt que de recourir à un bac de sortie non sécurisé.

MyQ fournit également des Comptabilité des tâches s détaillées et des rapports, permettant aux organisations d'attribuer les activités d'impression aux utilisateurs, aux périphériques, aux projets, aux centres de coûts et à d'autres paramètres suivis. 

Résultat : Les flux de travail relatifs aux documents financiers peuvent associer un accès contrôlé à l'auditabilité et à la responsabilité requises pour la gouvernance interne et les environnements réglementés.

Secteur public : une sécurité homogène dans plusieurs sites

Les organismes du secteur public gèrent souvent des documents répartis entre plusieurs services et sites, tout en devant exercer un contrôle cohérent sur les accès et les opérations liées à ces documents.

MyQ permet de centraliser la gestion de l'impression tout en exigeant une « Authentification » avant la validation des documents sensibles. Les administrateurs peuvent également attribuer des autorisations et surveiller l'activité dans l'ensemble de l'environnement géré. 

L’ County of Fresno, en est un bon exemple. Le comté devait assurer la protection des documents confidentiels dans l’ensemble de ses services et de ses sites. Grâce à MyQ, les utilisateurs pouvaient imprimer en toute sécurité des documents confidentiels et ne les récupérer qu’après s’être Authentification devant l’imprimante. Ce déploiement a également permis d’acheminer les travaux d’impression vers différents sites. 

Un autre exemple est celui du ministère de l'Intérieur de la République tchèque, où la solution « MyQ » a été déployée à l'échelle du ministère et d'autres organismes publics. Ce projet a permis d'assurer un contrôle et une sécurité centralisés dans l'ensemble de l'environnement d'impression.

Résultat: les organisations disposant de plusieurs sites peuvent adopter une approche cohérente en matière d'accès aux documents et de gestion de l'impression, plutôt que de s'en remettre à des contrôles isolés au niveau des périphériques.

MyQ en action

Ministère de l'Intérieur de la République tchèque : la solution « MyQ » a été déployée à l'échelle du ministère et d'autres organismes gouvernementaux. Le projet fait état de une économie de 60 % sur les coûts d’impression, une réduction de 95 % des processus internes destinés aux clients, ainsi qu’une de 250 000 €.

Bryan County Schools: MyQ le service informatique n’a plus besoin de gérer en permanence les boîtes de tâches individuelles ni de personnaliser les pilotes au cas par cas. L’entreprise fait état d’un gain de 15 heures par mois pour son service informatique, tandis que la récupération des impressions est devenue plus rapide et plus sécurisée.

Ces études de cas montrent que la gestion de l'Impression sécurisée , ne se limite pas à la protection des documents. Lorsque l'Authentification, la gestion centralisée et l'audit sont intégrés au sein d'un même environnement, les contrôles de sécurité peuvent également avoir une incidence sur la charge de travail des équipes informatiques.

L'impression sécurisée fait partie intégrante de la chaîne de sécurité des documents

Les informations sensibles ne sont pas automatiquement protégées simplement parce qu'elles sont stockées sur un site protégé réseau. Elles peuvent toujours être exposées lorsqu'elles sont imprimées, numérisées, transférées ou laissées sans surveillance sur un appareil partagé.

MyQ aborde la sécurité à toutes les étapes du flux de travail documentaire, en combinant l'Authentification, le chiffrement, l'Libération sécurisée, les contrôles d'accès, la traçabilité et la confidentialité des documents.

Pour les organisations qui traitent des informations relatives aux patients, des documents financiers, des dossiers administratifs ou d'autres données sensibles, ces mesures de contrôle permettent d'intégrer l'environnement d'impression à la stratégie globale de sécurité, plutôt que de le laisser en marge de celle-ci.