Ottimizzare l'efficienza con un Parco stampanti multifornitore

In un mondo ottimale, i rappresentanti delle vendite di apparecchiature per ufficio sarebbero più contenti di sostituire completamente l'intero parco stampanti multifunzione dei loro clienti - e la soluzione di gestione della stampa - con un unico fornitore o OEM preferito. Almeno sulla carta, questa sarebbe la soluzione più semplice e pulita. E, secondo gli analisti, questo è ciò che preferirebbero fare sia le aziende che i fornitori di soluzioni di gestione della stampa. 

Ma spesso questo non accade. Viviamo in un mondo non ottimale, dove i vincoli di budget e la limitata disponibilità di hardware condizionano le scelte e l'infrastruttura IT, comprese le stampanti multifunzione (MFP) e il relativo software di gestione.  

Parliamo di queste stampanti multifunzione

Sebbene molte aziende dispongano di una flotta mista di dispositivi multifunzione, non è chiaro quanto siano comuni queste flotte multivendor. Secondo calcoli approssimativi, la percentuale si aggira intorno al 40%, ma potrebbe essere molto più alta.

Gran parte di questa varietà è dovuta al modo in cui i parchi stampanti si sono formati nel corso del tempo. «La maggior parte delle organizzazioni si evolve in modo organico e, di conseguenza, un parco stampanti tipico comprende stampanti e dispositivi multifunzione provenienti da diversi fornitori», ha affermato Sharon McNee, responsabile della ricerca presso IDC Europe. «Tale hardware è stato acquistato con modalità diverse e con contratti di durata variabile, il che ha portato alla coesistenza di dispositivi legacy e nuovi». 

Inoltre, la carenza globale di chip semiconduttori ha scosso anche il settore delle stampanti. I produttori sono stati costretti a ripartire le loro scorte limitate tra le diverse linee di prodotti, alcuni modelli specifici non erano disponibili e i prezzi hanno subito un aumento generalizzato. «È stata un’occasione inaspettata per creare un ambiente con un parco macchine eterogeneo basato sulla Dispositivo di diversi produttori», ha affermato Louella Fernandes, direttrice della società di consulenza Quocirca.

Non è che le aziende o i fornitori stiano cercando di creare diversità all’interno dei propri parchi stampanti. «Stanno cercando di razionalizzare i parchi riducendo il numero complessivo di marche e modelli, ma anche dopo questa operazione la maggior parte dei parchi continuerà a comprendere apparecchiature di almeno due fornitori», ha aggiunto McNee. «Se a questo aggiungiamo il fatto che nessun singolo fornitore di servizi di stampa è in grado di fornire tutti i tipi di hardware richiesti, si ottiene una situazione in cui un parco macchine completamente omogeneo è una cosa molto rara».

I problemi della flotta mista vanno oltre l'hardware

Disporre di un Parco stampanti eterogeneo Parco stampanti ben più di un semplice insieme eterogeneo di hardware. «Un ambiente con un parco macchine eterogeneo richiede spesso un mosaico di software e driver che coprano diverse marche e dispositivi – senza dimenticare le sfide legate all’amministrazione IT, le vulnerabilità di sicurezza, i materiali di consumo e il maggiore impatto ambientale», ha spiegato Fernandes di Quocirca. Ci sono inoltre fattori sociali con cui le aziende devono fare i conti. "Il passaggio al lavoro da remoto e a una forza lavoro distribuita sta creando ulteriori sfide nella gestione di un'infrastruttura di stampa multivendor", ha affermato.  

Secondo i dati emersi da un sondaggio condotto da Quocirca, la maggioranza (61%) delle aziende intervistate disponeva di un sistema di stampa unificato, ovvero un parco macchine standardizzatogestito da un’unica soluzione di gestione della stampa. Tuttavia, il 31% delle aziende possedeva un Parco stampanti multivendor Parco stampanti un’unica soluzione di stampa. Inoltre, una piccola percentuale di aziende (8%) presentava un mix disordinato di più di un fornitore di soluzioni di stampa. 

Che provenga direttamente dal produttore originale (OEM) o che si tratti di una soluzione indipendente e indipendente dal marchio, una soluzione di gestione della stampa deve essere in grado di gestire efficacemente almeno due o più marche di stampanti. «L'obiettivo è quello di ridurre la diversità dell'hardware grazie a una piattaforma centrale di gestione della stampa in grado di supportare un ambiente multivendor, garantendo un'esperienza utente coerente indipendentemente dal Dispositivo dal marchio», ha affermato Fernandes.

Problemi quotidiani con una flotta multivendor

In molti casi, l'emergere di una flotta multivendor è solitamente un risultato ad hoc, non strategicamente pianificato, della realtà economica e commerciale. Detto questo, la gestione di una flotta multivendor presenta una serie di sfide specifiche che possono essere caratterizzate da benefici, costi e impatti.  

I vantaggi principali evidenziati da Fernandes sono tre. Si possono risparmiare le spese, poiché per un'azienda potrebbe essere troppo costoso passare a un unico marchio OEM. Alcuni dispositivi di stampa e scansione specializzati potrebbero non essere disponibili presso il fornitore principale dell'azienda. In terzo luogo, la diversità dei marchi può evitare che un'azienda sia eccessivamente legata a un unico fornitore. 

Sebbene la maggior parte di questi vantaggi – pianificati o meno – sia di natura finanziaria, molti dei costi operativi ricadono direttamente sugli amministratori di sistema. Tali costi possono tradursi in carichi di lavoro aggiuntivi o in budget di manutenzione più elevati, poiché gli amministratori devono destreggiarsi tra le esigenze contrastanti degli utenti finali e l’eterogeneità dell’hardware. Dal Contabilizzazione , questi costi sono relativamente più facili da quantificare. Alcuni degli impatti più importanti – e difficili da calcolare – derivanti da un parco macchine multivendor sono le limitazioni nel modo in cui un'organizzazione e il suo personale possono creare flussi di lavoro efficaci con i propri documenti cartacei e digitalizzati.

Ecco le principali aree problematiche identificate dagli analisti e dagli esperti tecnici MyQ :

Dispositivi e driver incompatibili – Far comunicare tra loro stampanti di diversi produttori all’interno di una singola rete aziendale rete la sfida principale. La soluzione richiede spesso una fase di sperimentazione basata su tentativi ed errori con diversi driver di stampa universali. I tipi specifici di driver possono inoltre variare a seconda della composizione specifica dei produttori presenti nel Parco stampanti.  “L’implementazione di un Driver di stampa universale Driver di un meccanismo di rilascio può aggirare i problemi di compatibilità e amministrazione legati all’esistenza di livelli di sicurezza diversi tra Driver diverse Driver ”, ha spiegato McNee di IDC.  

Esperienza utente confusa – Il processo di accesso e il flusso di lavoro possono variare notevolmente da un dispositivo all’altro. Ogni produttore dispone di un’interfaccia utente e di una sequenza operativa specifiche per le funzioni di copia, stampa, fax e scansione, a causa delle piattaforme operative proprietarie. Ciò può rendere difficile o impossibile automatizzare e sincronizzare i flussi di lavoro tra le stampanti multifunzione. “Utilizzare dispositivi in un parco macchine eterogeneo può essere un’esperienza molto confusa, poiché i dipendenti spesso devono imparare a comprendere e interagire con più di una singola interfaccia utente. Sapere quale Dispositivo per diversi tipi di Lavori di Stampa inoltre una curva di apprendimento ripida che richiede una guida iniziale e continua”, ha aggiunto McNee.

Gestione pratica necessaria - Un mix di OEM può richiedere agli amministratori di sistema di accedere direttamente ai singoli dispositivi multifunzione per installare i driver, calcolare l'utilizzo dei materiali di consumo e provvedere alla manutenzione necessaria. "L'integrazione può essere complicata. È facile che si verifichi una mancanza di controllo, a meno che non si disponga di un sistema di reporting centralizzato", ha sottolineato Fernandes di Quocirca.

Mobilità limitata degli utenti finali – La forza lavoro mobile e ibrida di oggi si aspetta di poter lavorare senza essere vincolata alla scrivania dell'ufficio e al dispositivo multifunzione (MFP), utilizzando una soluzione semplificata e sicura sui propri smartphone. Le differenze nelle funzionalità dei dispositivi MFP tra i vari produttori rendono le opzioni di mobilità limitate e incoerenti quando un'organizzazione dispone di parchi dispositivi multivendor. 

Maggiori rischi per la sicurezza – Garantire la sicurezza del sistema diventa più difficile quando il numero di aggiornamenti e patch aumenta. Inoltre, l'installazione di centinaia di driver di stampa separati aumenta il rischio che gli amministratori di sistema utilizzino in modo improprio lo spooler di stampa Microsoft per scambiare i driver, creando una situazionesimile a quella di PrintNightmare. 

Le flotte multivendor hanno una soluzione con MyQ X 

L'obiettivo finale in un ambiente multivendor è garantire un'esperienza utente fluida e coerente su tutti i dispositivi e le marche, indipendentemente da eventuali variazioni o differenze. È proprio in questo ambito che MyQ affermata comesoluzione indipendente di punta per la gestione della stampa. L'ultima versione di MyQ offre una serie di vantaggi particolarmente preziosi per chi dispone di unparco stampanti eterogeneo o legacy – e questi vantaggi si estendono a rivenditori, amministratori IT, dirigenti e utenti finali. Ecco alcuni dei MyQ offerti MyQ :  

• Installazione flessibile e rapida – Il rilevamento automatico delle stampanti semplifica l'installazione MyQ su un parco macchine composto da dispositivi di diversi produttori. È inoltre efficiente e sicuro. MyQ agli amministratori di dover installare centinaia di driver di stampa singoli. 
• Un unico punto di gestione: i vostri amministratori di sistema potranno supervisionare tutte le stampanti multifunzione collegate – operazioni quotidiane, manutenzione proattiva, consumo dei materiali di consumo e account utente – da un'unica interfaccia utente. Ciò consente di risparmiare tempo, ridurre i tempi di inattività delle apparecchiature e abbassare i costi. 
• Esperienza utente unificata –MyQ funge da soluzione unificante che consente agli utenti di svolgere le attività quotidiane con facilità, indipendentemente dalla marca o dal modello della loro stampante multifunzione. Grazie a un'unica interfaccia intuitiva, gli utenti possono gestire senza alcuna difficoltà un'ampia gamma di stampanti multifunzione di diversi produttori.
• Automazione e digitalizzazione dei flussi di lavoro - Eliminate le attività ripetitive grazie ai flussi di lavoro personalizzati e automatizzati di MyQ X. Gli amministratori possono creare facilmente flussi di lavoro personalizzati per le attività quotidiane di copia, fax e scansione, come il salvataggio automatico delle scansioni in destinazioni predefinite. In questo modo si libera tempo e si riduce la necessità di inserire manualmente i documenti presso l'MFP.
• Accesso facile e stampa sicura: avvio più rapido.MyQ consente Autenticazione rapida e comoda Autenticazione PIN, password, tessera e codice QR tramite smartphone. Gli utenti finali non solo beneficiano di una procedura di accesso e di un'esperienza utente semplificate, ma anche di una maggiore sicurezza grazie alla Stampa su richiesta. 
• Stampa mobile per tutti – MyQ Mobile Client consente agli utenti di modificare Lavori di Stampa e le impostazioni, nonché di usufruire di Stampa su richiesta sicura Stampa su richiesta proprio smartphone quando non sono alla propria scrivania o lontano dal dispositivo multifunzione, anche nel caso di stampanti prive di Terminale integrato.
• Controlla prima di stampare: la funzione di anteprima di stampa consente di risparmiare carta ed evita malintesi, offrendo agli utenti un'anteprima sul Terminale integrato della stampante multifunzione Terminale integrato sul proprio smartphone.
• Pianificazione avanzata in caso di emergenza – Non preoccuparti che i tempi di inattività possano compromettere i Contabilizzazione di stampa, copia e Contabilizzazione . Desktop Client eSpooling Dispositivo MyQ , insieme all’analisi locale dei lavori, Stampa di fallback e all’accesso offline, garantiscono la continuità operativa anche in caso di rete impreviste.   
• Esperienza di stampa MS Universal Print ottimizzata – Approfitta di un'esperienza di stampa remota e sicura grazie all'integrazione tra il servizio Universal Print Microsofte il MyQ Universal Print Connector. L'integrazione consente Stampa su richiesta in modo sicuro, Stampa su richiesta a funzionalità di stampa remota da qualsiasi luogo, anche in reti Zero Trust: un vantaggio fondamentale per le stampanti legacy che non supportano nativamente MS Universal Print.

Per ulteriori informazioni su come la vostra flotta multivendor può funzionare più agevolmente con MyQ X, contattateci!

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