印刷を弱点にしないために：印刷物1枚1枚を安全に守る6つのステップ

MyQ を利用すれば、そのプロセスを6つの連携したステップを通じて管理することができ、各ステップは、印刷プロセス全体を通じて文書を保護し、追跡可能にするよう設計されています。 

文書はデジタルで保存されている間は保護されていますが、プリンタ に送信された瞬間、セキュリティ上のリスクとなる可能性があります。身元が特定されないまま誰でも印刷できる場合、機密文書は、誰が、いつ、どこで印刷したかの記録が残らないまま、紙の形で組織外に持ち出されてしまう恐れがあります。 

1. 認証：誰が印刷しているかを確認する 

セキュアプリント でのすべてのプロセスは、本人確認から始まります。MyQ は、ユーザーが誰であるか、および印刷が許可されているかどうかを確認するため、匿名での印刷は一切行われません。 

そのたった一歩が、その後のすべてを形作ります。すべての業務が担当者に紐付けられると、ポリシーを適用したり、活動を追跡したりできるようになり、プリンタ のトレイからは、名前が明記されていないものは一切出て行かなくなります。 

 2. 提出：業務をしっかりと管理する 

ユーザーが特定されると、MyQ が印刷処理を管理します。ユーザーが「印刷」をクリックしても、そのジョブは直接プリンタ には送信されません。代わりに、MyQ 環境に入り、ユーザーが印刷物を受け取る準備ができるまで、その環境に留まります。 

ユーザーにとっては、何も変わらないように感じられます。組織にとっては、管理されていないキューがなくなり、誰も受け取りに来ない書類でいっぱいの出力トレイもなくなることを意味します。 

3. ルールを適用する：組織の運営方法に沿って印刷する 

すべての印刷ジョブは、プリンタ に直接送信されるのではなく、まず保留されるため、MyQ はその印刷方法を決定することができます。チームごとに異なるルールが必要ですが、管理者が設定したルールに基づき、MyQ が必要な印刷ジョブにそれらを適用します。クォータ、クレジット残高 制限、印刷ポリシー、制限事項、およびスクリプトルールにより、組織は自社の業務スタイルに合わせて印刷環境を最適化することができます。 

例えば、財務部門ではコストを抑えるためにモノクロ印刷に限定し、一方、マーケティング部門では顧客向け資料をカラー印刷することができます。人事関連の文書は特定のセキュリティ対策が施された端末でのみ印刷できるように制限でき、学校や大学では、各学生に学期ごとの印刷残高をクォータ またはクレジット残高 で割り当てることができます。 

これらのルールをワークフローに組み込むことで、セキュリティと印刷管理はもはや別々の業務ではなくなります。 

4. 保護：印刷ジョブ は、必要になるまで暗号化しておく 

適切なルールが適用されていたとしても、そのジョブは誰かが受け取るまで安全に保たれなければなりません。リリースされるまで、MyQ はそのジョブを暗号化し、組織のMyQ 環境内で安全に保管します。 

つまり、機密性の高いコンテンツはデバイスのキューに留まることは決してなく、その所有者が閲覧する準備が整うまでは、物理的なページは存在しないことになります。 

5. 公開：適切な文書、適切な担当者、適切な端末 

暗号化されたジョブは、送信者がロックを解除する準備が整うまでロックされたままになります。ユーザーは「プリンタ 」の前に立ち、バッジ、PIN 、または携帯電話を使って再度認証を行い、ドキュメントのロックを解除します。そうして初めてジョブが印刷され、所有者がその場で受け取ることができます。 

これで、置き忘れられたプリントアウトの話は終わりです。機密情報は、デバイスから直接、送信者の手に渡ります。 

6. 記録または削除：監査対応態勢を維持する 

文書が適切な担当者の手に渡った後も、MyQ が残された処理を確実に管理します。なぜなら、セキュリティはページが印刷された時点で終わるわけではないからです。MyQ は印刷履歴を記録し、誰が、何を、いつ、どこで印刷したかという明確な記録を組織に提供することで、監査やコンプライアンス対応を支援します。 

その後、そのジョブは組織の方針に従って削除または保持されるため、印刷データが本来あるべき期間を超えて残されることはありません。 

MyQ では、セキュリティ機能が標準で組み込まれています 

6つのステップ、1つの連携されたワークフロー、そしてクリックから受け取りまでのドキュメント管理を完全に掌握。 

また、これはより広範なセキュリティへの取り組みの一環でもあります。MyQ は、ゼロトラストおよび最小権限の原則に基づいて構築されており、製品セキュリティは開発、リリース、保守の全段階を通じて検証されています。MyQの情報セキュリティマネジメントシステムは、ISO/IEC 27001の認証も取得しています。 

ドキュメントのワークフローを確実に整備する準備はできていますか？ 

セキュアプリント の管理機能が貴社の組織にどのように適合するか、ぜひご確認ください。MyQ のパートナーにご相談いただくか、弊社までご連絡の上、デモをご予約ください。 

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