セキュア印刷が機密性の高いビジネス情報をどのように保護するか

セキュアプリント のワークフローでは、ドキュメントの公開前にユーザーがデバイスで認証を行う必要がある場合があります。また、暗号化により、転送中および保存中のデータが保護されます。監査ログとアクセス制御により、アクティビティの可視性が確保され、組織が内部ガバナンスや規制要件への対応を支援します。 

セキュア印刷は、機密性の高いビジネス情報をどのように保護するのでしょうか？

印刷ジョブ は、本来のユーザーがデバイスにアクセスする前に放出されると、セキュリティ上のリスクとなる可能性があります。これは、多くの従業員が複合機を共有している場合に特に当てはまります。

MyQ ユーザーがデバイスで認証を行うまで、文書を安全に保管します。サポートされている認証方法には、環境や設定に応じて、IDカード、PIN、ユーザー名とパスワード、二要素認証 、およびモバイル認証が含まれます。

これにより、その文書は出力トレイに放置されて周囲の誰でも持ち去れる状態になるのではなく、認証済みのユーザーの管理下で配布されることになります。

セキュリティは、物理的な範囲を超えても適用されますプリンタ 。MyQ は、印刷ジョブやデータベースなど、転送中および保存中のデータの暗号化をサポートしており、セキュアな通信機能により、印刷環境の各コンポーネント間でやり取りされるデータを保護します。

MyQ また、監査ログ機能やロールベースのアクセス制御も備えており、管理者はシステム上のアクティビティを可視化し、管理権限を管理することができます。その結果、ドキュメントへのアクセスが認証済みユーザーに紐付けられ、システム全体を通じてアクティビティを追跡できる印刷ワークフローが実現されます。

プリント管理はコンプライアンスをどのように支援するのでしょうか？

プリント管理を導入したからといって、組織が自動的に特定の規制に準拠するわけではありません。プリント管理が果たせる役割は、組織が独自のセキュリティ、プライバシー、および監査要件を実施するのを支援する技術的な管理手段を提供することです。

MyQ これらのコントロールのいくつかを用意しています

• 監査追跡性： MyQ 印刷、コピー、スキャン、およびFAXの操作履歴を記録し、ユーザー、デバイス、ジョブの処理時間、ジョブパラメータなどの情報を含みます。管理操作や認証の試行も記録可能です。

• アクセス制御： ロールベースの権限設定により、組織はどのユーザーが機能や管理画面にアクセスできるかを制御できます。

• 暗号化： MyQ 転送中のデータおよび保存中のデータの暗号化に対応しており、これには印刷ジョブやデータベースも含まれます。

• ドキュメントのプライバシー： プライベートキューでは、印刷ジョブがリリースされた後に自動的に削除されるほか、プライバシー機能により印刷ジョブ 情報の表示範囲を制限することができます。 

医療：印刷の現場における患者情報の保護 

医療機関では、臨床現場や管理部門を問わず、患者の機密情報が記載された文書を扱っています。セキュアプリント のワークフローでは、こうした文書が誤って不適切な人物に開示されるのを防ぐと同時に、文書の利用状況について適切な可視性を確保する必要があります。

MyQ 認証付き印刷リリースをサポートしているため、許可されたユーザーがデバイスに到着するまで、文書を安全なキューに保持しておくことができます。また、デバイス認証により、コピーやスキャンなどの機能へのアクセスも制御できます。

MyQ同社のコンプライアンス文書には、HIPAA環境に関連する管理措置が記載されており、これには、保存中および転送中の保護対象医療情報の暗号化、監査ログの記録、役割ベースのアクセス制御、および安全なバックアップと復旧の手順などが含まれます。

実際の例としては、Tri-County Careで、ニューヨークの複数の拠点で事業を展開しています。

MyQ の導入後、患者記録を含む印刷ジョブは、リリース前に特定の認可 による承認が必要となり、これにより組織は患者の機密保持を強化することができました。また、この導入には、支店と本社間の接続問題に対処するためのフォールバックオプションも含まれていました。

結果： 機密性の高い患者文書は、認証を経た後にのみ開示され、機密性と説明責任の強化を支える管理措置が講じられています。

金融サービス：機密文書のアクセス管理

金融機関では、不正アクセスが発生した場合、業務上および規制上の深刻な影響を及ぼす可能性のある文書を取り扱っています。したがって、セキュア印刷においては、物理的な文書の配布管理と、操作履歴の追跡機能の両方に対応する必要があります。

MyQ 認証に基づく印刷許可、暗号化、役割ベースのアクセス制御、および詳細な監査証跡を提供します。『MyQ 』のドキュメントでは、財務文書の処理および印刷に関する監査証跡、アクセス制御、安全なアーカイブ機能、ならびに役割ベースの権限設定や承認ワークフローによる職務分掌など、SOXに関連する統制措置が具体的に明記されています。

共有デバイス全体で同じ制御を適用できるため、ユーザーはセキュリティ対策が施されていない出力トレイに頼るのではなく、機密文書を取り出す前に認証を行うことができます。

MyQ また、詳細なジョブ課金 およびレポート機能も提供しており、組織は印刷活動をユーザー、デバイス、プロジェクト、コストセンター、およびその他の追跡対象パラメータごとに紐付けることができます。 

成果： 財務文書のワークフローは、アクセス制御と、内部ガバナンスや規制環境において求められる監査可能性および説明責任を両立させることができます。

公共部門：複数の事業所における一貫したセキュリティ対策

公共部門の組織では、多くの場合、複数の部署や拠点にまたがる文書を管理しつつ、アクセスや文書の利用状況に対して一貫した管理を行う必要があります。

MyQ 機密文書の印刷実行前に認証を義務付けつつ、印刷管理を一元化することができます。また、管理者は、管理対象環境全体にわたって権限を設定したり、アクティビティを監視したりすることも可能です。 

County of Fresno がその一例です。同郡では、部署や場所を問わず機密文書を保護する必要がありました。MyQ を導入することで、ユーザーは機密文書を安全に印刷し、プリンタ での認証を経て初めて印刷物を引き取ることができるようになりました。また、この導入により、印刷ジョブを異なる場所に振り分けることも可能になりました。 

もう一つの例として、チェコ共和国内務省が挙げられます。同省では、省内およびその他の政府機関全体で「MyQ 」が導入されました。このプロジェクトにより、印刷環境全体にわたる一元的な管理とセキュリティが実現されました。

成果：複数の拠点で事業を展開する組織は、個々のデバイス単位の制御に依存するのではなく、文書へのアクセスや印刷管理に対して一貫したアプローチを適用できるようになります。

MyQ 実戦中

チェコ共和国内務省：MyQ が同省およびその他の政府機関全体に導入された。このプロジェクトの報告によると 印刷コストの60％削減、内部クライアントプロセスの95％削減、および推定総額 25万ユーロの総節約額が見込まれている。

Bryan County Schools: MyQ IT部門が個々のジョブボックスを継続的に管理したり、個々のドライバーをカスタマイズしたりする必要がなくなりました。同組織によると、IT部門の作業時間が月あたり15時間削減されたほか、印刷物の取得もより迅速かつ安全になりました。

これらの事例は、セキュアプリント の管理が単に文書を保護することだけにとどまらないことを示しています。認証、一元管理、監査が同一の環境に統合されることで、セキュリティ対策によってITチームが担う業務の負担も軽減される可能性があります。

セキュア印刷は、文書セキュリティチェーンの一環です

機密情報は、保護されたネットワーク に保存されているからといって、それだけで安全になるわけではありません。印刷、スキャン、転送されたり、共有端末に放置されたりすると、依然として漏洩する恐れがあります。

MyQ 文書ワークフロー全体にわたるセキュリティ対策として、認証、暗号化、セキュアリリース 、アクセス制御、監査機能、および文書のプライバシー保護を組み合わせています。

患者情報、財務書類、行政記録、その他の機密情報を扱う組織にとって、これらの管理措置は、印刷環境をセキュリティ戦略の枠外に置き去りにするのではなく、その一環として組み込む手段となります。