官公庁における効率的で安全な印刷

データを処理する大企業（多国籍企業）が世界中に多数存在するのは事実だが、物理的・デジタル的な情報の取り扱いを考える上で、国家機能にとって不可欠な広範な部門、すなわち国家・行政を無視することはできない。

国家と文書処理

情報を扱うことは、無数の官庁にとって基本的かつ日常的なプロセスである。省庁や当局は、毎日何千もの文書に目を通し、体系的な記録を残しながら、それらをさらに処理しなければならない。文書管理システム（DMS）と増え続けるデジタル 化は、これを支援することができる。ピンク、青、緑の古典的な書式に別れを告げるのはまだ当分先のことだろうが、それでも行政はそのプロセス全体のデジタル化にますます力を入れている。その好例が、行政プロセスを簡素化し、市民と当局との電子コミュニケーションを強化することを目的とした電子政府プロジェクトである。個人データの保護については、チェコだけでなく欧州の法律も適用される。

文書を扱う作業を組織化する場合、共有プロセスで作業する個々の職場のさまざまな場所も重要な役割を果たす。その円滑な運用のためには、印刷およびスキャンプロセスの適切な設定と調和させながら、指示され、パーソナライズされ、制御可能で、特にサイバーセキュアな文書管理を実施することが事実上必要です。信頼性の高いブランケット印刷ソリューションは、これらの要件をすべてカバーすることができます。

安全で機能的な印刷管理

MyQは15年以上にわたって印刷管理システムを開発し、その革新的なソリューションによって、行政のみならず、多国籍企業を含む数多くの企業において、印刷プロセスの合理化と安全性の確保に貢献してきた。

チェコ共和国の内務省は、データセキュリティが絶対必要であるため、複合機にもMyQソリューションを導入した。このソリューションは、印刷ジョブに第一級の保護を提供するだけでなく、印刷コストも60％削減した。さらに、印刷とスキャンのプロセスを一元管理することで、同省はIT負担の大部分を軽減することができました。

地方公共団体でも、信頼性の高い統一された印刷システムが喜ばれている。ここでも、すべてのプリンターを一元管理することが役立っている。例えば、MyQ Xソフトウェアを導入した後、チャースラフ市の役所では印刷の設定に問題がなくなり、職員は特別に設定されたスキャンプロファイルのおかげではるかに効率的にスキャンできるようになりました。さらに、印刷ジョブはプリンターへの暗証番号によるログインによって保護されています。

フランスのロリアンの自治体では、「1つの管理ダッシュボードですべてを管理」することで、印刷の障害も取り除かれました。MyQサービスモジュールの助けを借りて、ITスタッフはプリントフリートがどのような状態にあるかを完全に把握 することができます。MyQを搭載した複合機のメンテナンスが必要になると、いつでも自動通知を受け取ることができます。さらに、プルプリント機能により、この自治体の300人の全職員にとって、より柔軟で安全な印刷が可能になりました。

デジタル）一歩先

アルティメットMyQ Xシリーズの最新版は、政府機関やその他の場所で、ドキュメントのデジタル化に不可欠なヘルパーとなります。強力な光学式文字認識（OCR）ツールのおかげで、組織は、例えば、紙文書から社内システムやストレージへのデータ転送を大幅に促進する高度なスキャンプロセスを設定することができます。もちろん、DMSシステムと同期させることも可能だ。リモートワークが増加の一途をたどっている現在、企業はリモート/ホームワーク用のMyQデスクトップクライアント（無料）を活用することもできる。

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