セキュリティはもはや単なる機能ではなく、必要不可欠なものとなっています

組織がハイブリッドワークモデルを導入し、クラウドサービスと連携し、より厳格な規制要件の下で事業を展開するにつれ、このギャップはより顕著になってきています。 

ドキュメントのワークフローは、もはや単に情報をある場所から別の場所へ移動させるだけのものではありません。それは、情報の保護、追跡可能性、およびコンプライアンスを、あらゆる段階で確実に維持するためのものです。 

デバイスへのアクセスが、必ずしも本人認証に基づくとは限らない

多くの環境において、プリンターや複合機は、強力かつ一貫性のある認証なしにアクセス可能なままになっています。

ユーザーは、明確な本人確認なしにデバイスに近づき、操作できる可能性があります。場合によっては、認証手段が存在しても、場所やユーザーグループによって一貫して適用されていないことがあります。

これにより、ユーザーの身元とデバイスの利用状況との間に乖離が生じます。

組織が堅牢なID管理システムを導入していても、そのシステムが必ずしも文書ワークフローと完全に統合されているとは限りません。その結果、印刷やスキャンといった操作が、認証済みのユーザーと直接紐付けられていない場合があります。

文書は最終段階で脆弱になる

印刷した書類を放置しておくと、誤って他人が持ち去ったり、共有スペースで第三者に閲覧されたりする恐れがあります。これは、オフィス、教育機関、医療現場、および一般客が訪れる場所などでよく見られる問題です。 

この段階では、デジタル保護機能はもはや適用されません。文書は表示可能かつアクセス可能であり、外部に漏洩する恐れがあります。

これは、ドキュメントのワークフローにおけるセキュリティが、ドキュメントが印刷に送られた時点で完了するわけではないという重要な問題を浮き彫りにしています。最終段階は、往々にして最も管理が行き届いていない部分なのです。

文書の利用状況に関する可視性は、往々にして限られている

組織に対しては、自社のシステム内で情報がどのように流通しているかを把握することが、ますます求められている。

しかし、多くの印刷・スキャン環境では、可視性は依然として限定的です。誰が文書を印刷またはスキャンしたのか、どこでその操作が行われたのか、あるいはそれが承認されたものなのかを、常に明確に追跡できるとは限りません。

詳細な監査証跡がなければ、インシデントの調査は困難になります。コンプライアンスの証明はさらに難しくなります。規制の厳しい環境において、こうした可視性の欠如はビジネスリスクとなります。

ハイブリッドワークの進展に、セキュリティモデルが追いついていない

ユーザーはもはや、単一の場所やデバイスだけで業務を行うわけではありません。従業員はオフィス、自宅、共有スペースの間を移動します。彼らはさまざまなネットワークを介して接続し、管理対象のデバイスと非管理対象のデバイスを併用しています。

従来の印刷セキュリティモデルは、静的なオンプレミス環境向けに設計されていました。同じモデルを分散環境に適用すると、複雑さが増します。

セキュリティポリシーが一貫して適用されない可能性があります。認証方法は異なる場合があります。可視性が断片化されている可能性があります。

組織の分散化が進むにつれ、ドキュメントのワークフロー全体で一貫したセキュリティを維持することがますます困難になっています。

スキャンには信頼の問題が伴う

スキャンは、単に文書をデジタル化する単純なプロセスだと見なされがちですが、そこには信頼性と完全性に関する重要な問題が伴います。

文書をスキャンする際、組織は以下の点を確認する必要があります： 

• この文書をスキャンしたのは誰ですか 
• その文書が改ざんされているかどうか 
• その文書が送られた先 
• そのプロセスを追跡できるかどうか

多くの環境では、これらの側面が十分に管理されていない。スキャンされた文書がユーザーの身元に紐付けられていない場合や、送信先への配信が十分に管理されていない場合がある。

クラウドへの接続は複雑さを増す

組織がクラウドベースのストレージやワークフローへと移行するにつれ、文書システムはクラウドプラットフォームと安全に連携する必要があり、新たな課題が生じています。

認証フローは安全に処理されなければなりません。認証情報は保護されなければなりません。データは漏洩することなく転送されなければなりません。システム間のアクセスは適切に制御されなければなりません。

こうした連携は技術的に複雑であり、入念な設計が必要です。実装が不適切だと、リスクを軽減するどころか、新たなリスクを生み出すことになりかねません。

コンプライアンス要件は増え続けている

組織は、規制やコンプライアンス要件を満たすよう、ますます強い圧力にさらされている。

こうした要件は、多くの場合、基幹システムにとどまらず、文書ワークフローにも及ぶ。組織は、以下の点を証明できなければならない： 

• 誰が文書にアクセスしたか 
• この文書はどのように処理されたか 
• 送信先 
• アクセスが許可されていたかどうか

体系的な管理体制と明確な監査可能性がなければ、これらの要件を満たすことは困難になります。

セキュリティ対策は、ワークフロー全体で断片化されがちです

ドキュメントのワークフローは、認証から印刷、スキャン、配送に至るまで、複数の段階で構成されています。

多くの環境では、これらの各段階は個別に管理されています。管理措置が導入されている領域もあれば、そうでない領域もあります。

これにより、文書が外部にさらされたり、保護が不十分になったりするリスクが生じます。

セキュリティ対策は、個別の段階ごとに実施すべきではありません。ドキュメントのライフサイクル全体を通じて一貫して実施されるべきです。

ドキュメントのワークフローにおけるセキュリティには、異なるアプローチが必要である

文書のワークフローは日常業務の一部であると同時に、組織のセキュリティ体制の一部でもあります。

これらは、ユーザー、デバイス、ネットワーク、クラウドサービスが関与しています。機密情報を扱っています。コンプライアンス要件の対象となっています。そして、ますます複雑化する環境下で運用されています。

セキュリティを単なる一つの機能やチェックポイントとして扱うだけでは、もはや不十分です。

ドキュメントワークフローにおけるセキュリティは、以下の要件を満たす必要があります： 

• IDベースの 
• 追跡可能 
• あらゆる環境で一貫している 
• クラウドシステムと連携 
• 継続的に検証されている

これらの課題を理解することが、機能的であるだけでなく、設計段階からセキュリティが確保されたドキュメントワークフローを構築するための第一歩となります。