今日の企業が直面するデジタル化

住所、金額、連絡先をエクセルのスプレッドシートに延々とコピーしたり、さまざまな会計システムに何百桁もの数字を入力したり、といった具合だ。これを経験したことがある人なら、私たちが何を言っているかわかるだろう。ほんの一握りの書類に関することであれば、指先のちょっとしたストレッチとして見ることができる。しかし、処理すべき書類の山が増えれば増えるほど、手根骨の負担は比例して増えるだけでなく、従業員にとってはやる気を失わせる単調 な作業となり、ミスの余地が増え、もっと有意義に使えるはずの時間が奪われてしまう。

紙からシステムへ

情報満載の文書の好例が請求書である。ほとんどの企業では、請求書を何らかの社内システムに取り込む必要があるため、データをデジタル化することは当然の要件だ。例えば契約書も同様で、商社であれ銀行であれ、内容をさらに加工する必要がある。もちろん、このような文書のほとんどはスキャンされるが、物理的な文書をスキャンして電子コピーを作成するだけでは、現代のデジタル化に関しては問題解決にはならない。

数年前、光学文字認識（OCR）技術が手作業による文字起こしの助けとなり、スキャンした文書からテキスト情報を抽出して、編集可能な形式に変換できるようになりました。 こうして現在では、会計担当者は封筒から請求書を取り出し、スキャンするだけで、OCR 紙上の情報をDOCXやPDF形式にOCR 、その後、 コンピュータ上で作業を続けることが可能になりました。会計担当者はこれで少しほっと一息つくかもしれませんが、それでもなお、多くのクリック操作や手作業が待ち受けています。

あらゆる設備を備えたデジタル化

紙のデータを電子形式に変換する作業は、さらに洗練された方法で実行可能です。MyQ主な使命は、ユーザーが自身の得意分野に集中できるよう支援することであり、そのため、文書処理において最新のデジタル化と自動化ソリューションを提供しています。MyQ の 最上位モデル「Ultimate」 を使えば、従業員はプリンタ ボタンを1つ押すだけで、紙の文書から取得したデータを、クラウドストレージ 、必要な場所に正確に保存することができます。

MyQ 、文書をスキャンして高度なOCRを行い、抽出されたデータをデータベースや表などの関連フィールドに直接送信します。 本システムは、単なるテキストにとどまらず、スキャンおよび変換 が必要な領域を 認識することが可能です。スタンプ、署名、チェックボックス、バーコード、さらにはQRコードまでも認識します。請求書やフォーム、手紙、その他の標準化された文書を処理するMyQ Ultimateの機能は、政府機関、銀行、あらゆる種類のサービスデスクから高く評価されることでしょう。

デジタルケーキの上のアイシングは、ソフトウェアがドキュメントの種類を認識できるため、従業員が何も仕分ける必要がないことだ。従業員はすべての書類をフィーダーにセットするだけで、MyQ 自動的に目的のバーチャル宛先まで安全に搬送してくれる。これこそ、21世紀の真の文書のデジタル化である。

バインダーからアイコンへ

デジタル空間へのシフトがますます加速する中、従来のオフィスの定番であった、フォルダーやバインダーでいっぱいの巨大な戸棚も姿を消しつつある。契約書や請求書、手紙などを保管する段ボール箱は、徐々に、しかし確実に、バーチャルなフォルダーカバーへと姿を変えつつある。領収書や出張費などの紙資料は、もはやプラスチック製のバインダーのポケットを埋める必要はない。ここで、従業員はそれらを自分で保管し、他の同僚が利用できる ようにすることができる。

もちろん、ネットワークファイル共有自体は目新しいことではありません。しかし、従業員がオフィスとリモートを交互に利用するという、いわゆる「ハイブリッドワーク」という新しい働き方に合わせて、この仕組みも刷新し、適応させる必要があります。信頼性が不安定だったり運用コストが高かったりするリモートアクセスやVPNは、理想的な解決策とは言い難いでしょう。その結果、インターネット接続環境さえあればどこからでも企業データに確実にアクセスできるクラウド技術が、ますます普及しつつあります。 クラウドサービスに安全にログインするだけで、たとえ同僚が300km離れた場所にいても、シームレスな共同作業が可能になります。

携帯電話から便利にプリント/スキャン 

働き方の変化は、文書の処理にも影響を及ぼしている。これまでは、オフィスにコピー機が物理的に存在するかどうかに依存していたが、在宅勤務の人々にとっては障害となりうる。ここでも、クラウドは柔軟性と利便性を提供できる。文字通り、オフィス全体をポケットに入れ、どこからでも、携帯電話から直接文書を管理することが可能になる。クラウド MyQ Rogerモバイルアプリケーションを使えば、スキャンや印刷のニーズを携帯電話から便利に処理することができます。 

例えば、取引先との打ち合わせでサインしたばかりの注文書や納品書を携帯電話のカメラで直接スキャンして、社内のOneDrive上の共有フォルダに送信し、そこから物流や他の部署に引き継ぐことができる。あるいは、上司からのサインが必要な書類がホームオフィスにたまっているかもしれない。MyQ Roger アプリケーションを使えば、リビングルームにいながらにして、ワーククラウドで すぐに見つけて、印刷キュー 送ることができます。オフィスに到着したら、携帯電話でMyQ Roger 稼働しているプリンタ ログインし、キューから書類を安全に取り出します。プリンタ仕事を続けたいときは、携帯電話からプリンタに指示するだけです。

スマート・デジタル・ワークプレース・アシスタントとして、MyQ Roger 完全にパブリック・クラウド上で動作するため、どこにいても手元に置いておくことができます。さらに、MyQ Rogerはオープンなプラットフォームであり、常に拡張を続け、新しいtools 実装し、デジタル環境に移行するためのスペースをユーザーに提供しています。

MyQ 、数回のクリックで文書の真のデジタル化と管理を実現します。オフィスでは、MyQ X Ultimateが正確なデジタル化と適切なシステムドロワーへのデータの自動分類を行います。また、同僚とのクラウド協力に新たな次元を与えたい場合は、MyQ Roger あなたの携帯電話に対応します。

デジタル化をスタートさせたい