A face da digitalização
nas empresas actuais

Significa copiar aparentemente sem fim endereços, montantes e contactos para uma folha de cálculo Excel, introduzir centenas de dígitos em vários sistemas de contabilidade e assim por diante. Se já passou por isto, sabe do que estamos a falar. Quando se trata apenas de uma mão-cheia de documentos, pode ser encarado como um exercício de alongamento para os seus dedos. Mas à medida que as pilhas de papéis a processar aumentam, não só a carga carpal aumenta proporcionalmente, como também o tédio de um trabalho desmotivante e monótono para os empregados, dando mais espaço para erros e privando-os de tempo que poderiam gastar de forma mais significativa.

Fora do papel e dentro do sistema

Um bom exemplo de um documento repleto de informações é uma fatura. Quase todas as empresas precisam de introduzir as facturas em algum tipo de sistema interno, o que torna a transcrição dos dados para formato digital um requisito óbvio. O mesmo se aplica, por exemplo, aos contratos, em que o conteúdo precisa de ser trabalhado posteriormente, quer seja numa empresa comercial ou num banco. É claro que a maioria destes documentos é digitalizada, mas a simples digitalização de um documento físico e a criação de uma cópia eletrónica do mesmo não é certamente o fim da questão quando se trata de digitalização moderna.

Há alguns anos, a tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) veio em auxílio da transcrição manual, permitindo a extração de informação textual de um documento digitalizado e a sua conversão em formato editável. Assim, agora, o contabilista tira a fatura do envelope, digitaliza-a, o OCR "tritura" a informação do papel para o formato DOCX ou PDF, e depois é possível continuar a trabalhar com ela no computador. Embora os dedos dos contabilistas possam respirar um pouco de alívio com este facto, muitos cliques e operações manuais ainda os esperam.

Digitalização com todas as comodidades

O processamento de dados físicos em formato eletrónico pode ser realizado com uma elegância ainda maior. A principal missão do MyQ é ajudar os seus utilizadores a concentrarem-se naquilo que fazem melhor, e é por isso que lhes proporciona uma digitalização e automatização modernas quando se trata de trabalhar com documentos. Com a versão mais avançada do Ultimate da família MyQ X, tudo o que um funcionário tem de fazer é simplesmente premir um único botão no painel da impressora e os dados do documento em papel vão parar exatamente onde devem - quer o alvo seja o armazenamento na nuvem ou um sistema ECM/DMS.

O MyQ X digitaliza o documento, passa-o por um OCR avançado e envia os dados extraídos diretamente para os campos relevantes, como numa base de dados ou numa tabela. O sistema é capaz de reconhecer zonas que devem ser digitalizadas e convertidas - indo muito para além do texto - reconhecendo carimbos, assinaturas, campos de verificação, códigos de barras e até Códigos QR. Esta funcionalidade do MyQ X Ultimate no processamento de facturas, bem como de formulários, cartas e outros documentos normalizados, será apreciada por agências governamentais, bancos e todos os tipos de balcões de atendimento.

A cereja no topo do bolo digital é o facto de o software poder reconhecer o tipo de documento, pelo que o funcionário não tem de separar nada. Ele ou ela simplesmente coloca todos os documentos no alimentador e o MyQ transporta-os em segurança para o destino virtual de destino por si próprio. Esta é a verdadeira digitalização de documentos para o século XXI.

Do fichário ao ícone

Com a mudança cada vez mais rápida para o espaço digital, estão também a desaparecer os adereços padrão de todos os escritórios tradicionais - armários gigantes cheios de pastas e dossiers. Estes guardiões de papelão de contratos, facturas e cartas estão lenta mas seguramente a tomar a forma de capas de pastas virtuais. Os materiais em papel, como recibos ou formulários de despesas de viagem, já não têm de encher os bolsos de plástico das pastas; podem simplesmente ser carregados para pastas virtuais em armazenamento eletrónico. Aqui, os empregados podem guardá-los eles próprios e disponibilizá-los a outros colegas.

É claro que não há nada de novo na partilha de ficheiros na rede local. No entanto, mesmo isto precisa de ser revitalizado e adaptado aos novos locais de trabalho, os chamados locais de trabalho híbridos, onde os funcionários trabalham alternadamente no escritório e à distância. É improvável que o acesso remoto e as VPNs com níveis flutuantes de fiabilidade ou custos operacionais elevados sejam a solução ideal. Consequentemente, as tecnologias de nuvem estão a ganhar terreno, permitindo um acesso fiável aos dados da empresa onde quer que exista uma ligação à Internet. Basta iniciar sessão de forma segura no serviço de nuvem para que a colaboração com os colegas seja perfeita, mesmo que estejam a 300 km de distância.

Imprima/digitalize comodamente a partir do seu telemóvel 

As mudanças na forma como trabalhamos também afectaram o processamento de documentos, que até agora dependia da presença física de uma fotocopiadora no escritório, algo que pode ser um obstáculo para as pessoas que trabalham a partir de casa. Também aqui, a nuvem pode oferecer flexibilidade e comodidade. Torna possível colocar literalmente todo o escritório no seu bolso e gerir documentos a partir de qualquer lugar, diretamente de um telemóvel - quer se trate de digitalizar ou preparar documentos para impressão. A aplicação móvel MyQ Roger dá-lhe a opção de tratar das suas necessidades de digitalização e impressão comodamente a partir do seu telemóvel. 

Por exemplo, pode digitalizar uma nota de encomenda ou de entrega que acabou de assinar numa reunião com um parceiro diretamente com a câmara do seu telemóvel e enviá-la para uma pasta partilhada no OneDrive da empresa, a partir da qual pode ser utilizada pela logística e por outros departamentos. Ou talvez haja documentos do seu superior hierárquico que precisa de assinar empilhados no escritório em casa. Não tem de os anotar em lado nenhum - na aplicação MyQ Roger, pode encontrá-los imediatamente na nuvem de trabalho e enviá-los para a fila de impressão a partir do conforto da sua sala de estar. Quando chega ao escritório, inicia sessão numa impressora com o MyQ Roger com o seu telemóvel e liberta os documentos da fila de espera em segurança. Quando quiser continuar a trabalhar com a impressora, basta dizer-lhe o que ela pode fazer por si a partir do seu telemóvel.

Como um verdadeiro Assistente de Local de Trabalho Digital Inteligente, o MyQ Roger funciona inteiramente na nuvem pública, para que o tenha à mão onde quer que vá. Além disso, é uma plataforma aberta que está em constante expansão, implementando novas ferramentas e dando aos seus utilizadores cada vez mais espaço para se deslocarem para o ambiente digital.

O MyQ torna a verdadeira digitalização e gestão de documentos numa questão de alguns cliques. No escritório, o MyQ X Ultimate encarrega-se da digitalização precisa e da classificação automática dos dados nas gavetas corretas do sistema, e se quiser dar uma nova dimensão à cooperação na nuvem com os colegas, o MyQ Roger está aqui para o seu telefone.

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