Prosseguir com um parque de impressoras de vários fornecedores

No mundo ideal, os representantes de vendas de equipamento de escritório ficariam mais satisfeitos se fizessem uma substituição completa de toda a frota de impressoras multifuncionais do seu cliente - e da solução de gestão de impressão - tudo a partir de um único fornecedor ou OEM. Pelo menos no papel, esta seria a solução mais simples e mais limpa. E, de acordo com os analistas, é isto que tanto as empresas como os fornecedores de soluções de gestão de impressão preferem fazer. 

Mas muitas vezes isso não acontece. Vivemos num mundo sub-ótimo em que as restrições orçamentais e a disponibilidade limitada de hardware moldam as escolhas e a infraestrutura de TI - e isto inclui as impressoras multifunções (MFPs) e o respetivo software de gestão.  

Vamos falar sobre as impressoras multifunções

Embora muitas organizações tenham uma frota mista de MFPs, não se sabe exatamente quão comuns são estas frotas de vários fornecedores. Cálculos de bastidores colocam o número em cerca de 40% - e pode ser muito, muito mais elevado.

Grande parte desta mistura é atribuída à forma como os parques de impressoras são constituídos ao longo do tempo. " A maioria das organizações evolui organicamente e, consequentemente, um parque típico inclui impressoras e MFPs provenientes de vários fornecedores", afirmou Sharon McNee, Diretora de Investigação da IDC Europe. "Esse hardware foi adquirido através de vários métodos e com contratos de diferentes períodos, resultando na coexistência de dispositivos antigos e novos."

Além disso, a escassez mundial de chips semicondutores também afectou a indústria gráfica. Os fabricantes viram-se obrigados a repartir a sua oferta limitada pelas linhas de produtos, os modelos específicos não estavam disponíveis e os preços aumentaram globalmente. " Foi uma oportunidade inesperada para criar um ambiente de frota misto com base na disponibilidade de dispositivos de diferentes fabricantes", afirmou Louella Fernandes, diretora da consultora Quocirca.

Não é que as empresas ou os fornecedores estejam a tentar criar diversidade nas suas frotas de impressoras. " Estão a tentar racionalizar as frotas reduzindo o número total de marcas e modelos, mas mesmo depois desse exercício, a maioria das frotas continuará a incluir hardware de pelo menos dois fornecedores", acrescentou McNee. "Se juntarmos a isso o facto de nenhum fornecedor de impressão poder fornecer todos os tipos de hardware necessários, chegamos a uma situação em que um parque completamente homogéneo é algo muito raro."

Os problemas da frota mista vão para além do hardware

Ter um parque de impressoras diversificado é mais do que uma mistura de hardware. " Um ambiente de parque misto requer frequentemente uma manta de retalhos de software e controladores de várias marcas e dispositivos - e não esquecer os desafios de administração de TI, as vulnerabilidades de segurança, os consumíveis e o maior impacto ambiental", explicou Fernandes da Quocirca. Há também forças sociais que as empresas têm de enfrentar. " A mudança para o trabalho remoto e uma força de trabalho distribuída está a criar mais desafios na gestão de uma infraestrutura de impressão de vários fornecedores", afirmou.  

Em termos numéricos, um inquérito da Quocirca revelou que a maioria (61%) das empresas inquiridas tinha uma configuração de impressão unitária - um parque de impressoras normalizado com uma solução de impressão gerida de forma única. No entanto, (31%) das empresas tinham um parque de impressoras de vários fornecedores com uma única solução de impressão. Além disso, uma pequena parte das empresas (8%) tinha uma mistura operacional de mais de um fornecedor de soluções de impressão. 

Independentemente de ser fornecida diretamente pelo OEM ou de ser uma solução independente e independente da marca - uma solução de gestão de impressão tem de ser eficaz para lidar com pelo menos duas ou mais marcas de impressoras. " O objetivo aqui é atenuar a diversidade de hardware com uma plataforma de gestão de impressão central que possa suportar um ambiente de vários fornecedores com uma experiência de utilizador consistente, independentemente do dispositivo ou da marca", afirmou Fernandes.

Problemas do dia a dia com uma frota de vários fornecedores

Em muitos casos, o aparecimento de uma frota de vários fornecedores é normalmente um resultado ad hoc, não planeado estrategicamente, da realidade económica e empresarial. Dito isto, a exploração de uma frota de vários fornecedores tem o seu próprio conjunto específico de desafios que podem ser caracterizados como benefícios, custos e impactos.  

Do lado positivo, há três vantagens principais apontadas por Fernandes. Pode poupar despesas, uma vez que pode ser simplesmente demasiado dispendioso para uma empresa mudar para uma única marca OEM. Alguns dispositivos especializados de impressão e digitalização podem não estar disponíveis no fornecedor principal de uma empresa. Em terceiro lugar, a diversidade de marcas pode evitar que uma empresa fique demasiado ligada a um único fornecedor. 

Embora a maioria destes benefícios - planeados ou não - sejam financeiros, muitos dos custos operacionais recaem diretamente sobre os administradores de sistemas. Estes custos podem ser devidos a cargas de trabalho adicionais ou a orçamentos de manutenção mais elevados, uma vez que fazem malabarismos com as exigências concorrentes dos utilizadores finais e de hardware diverso. Do ponto de vista contabilístico, estes custos são relativamente muito mais fáceis de contabilizar. Alguns dos impactos mais importantes - e difíceis de calcular - de uma frota de vários fornecedores são as limitações na forma como uma organização e os seus colaboradores podem criar fluxos de trabalho eficazes com os seus documentos impressos e digitalizados.

Eis as principais áreas problemáticas identificadas pelos analistas e especialistas técnicos da MyQ:

Dispositivos e controladores incompatíveis - Conseguir que as impressoras de vários OEM comuniquem entre si numa única rede da empresa é o maior desafio. A resposta requer frequentemente a experimentação de tentativa e erro com vários controladores de impressão universais. Os tipos específicos de controladores também podem variar de acordo com a combinação específica de OEMs no parque de impressoras. " A implementação de um controlador de impressão universal e de um mecanismo de lançamento pode contornar os problemas de compatibilidade e administração relacionados com a existência de diferentes níveis de segurança em várias configurações de controladores", explicou McNee da IDC.  

Experiência de utilizador confusa - O processo de início de sessão e de fluxo de trabalho pode variar significativamente entre dispositivos. Cada OEM tem uma interface de visualização MFP e uma sequência operacional únicas para acções de cópia, impressão, fax e digitalização devido às suas plataformas operativas proprietárias. Isto pode dificultar ou impossibilitar a automatização e sincronização de fluxos de trabalho entre MFPs. "A utilização de dispositivos numa frota mista pode ser uma experiência muito confusa, uma vez que os funcionários têm frequentemente de aprender a compreender e a interagir com mais do que uma interface de utilizador única. Saber qual o dispositivo a utilizar para diferentes tipos de trabalhos de impressão é também uma curva de aprendizagem acentuada que requer orientação inicial e contínua", acrescentou McNee.

Gestão prática necessária - Uma mistura de OEMs pode resultar na necessidade de os administradores de sistemas terem acesso direto aos MFPs individuais para instalar controladores, calcular a utilização de consumíveis e fornecer a manutenção necessária. "A integração pode ser complicada. Pode haver facilmente uma falta de controlo, a menos que exista um sistema de relatórios centralizado", salientou Fernandes da Quocirca.

Mobilidade limitada do utilizador final - A força de trabalho móvel e híbrida de hoje espera trabalhar sem estar ligada à secretária do escritório e ao MFP - e utilizar uma solução simplificada e segura nos seus smartphones. As diferentes capacidades de MFP entre OEMs tornam as opções de mobilidade limitadas e inconsistentes quando uma organização tem frotas de vários fornecedores. 

Aumento dos riscos de segurança - A manutenção da segurança do sistema é mais difícil quando existe um maior número de actualizações e correcções. Além disso, a instalação de centenas de controladores de impressora individuais aumenta a probabilidade de os administradores de sistemas utilizarem incorretamente o Spooler de impressão da Microsoft para trocar controladores e criar uma situação de PrintNightmare. 

As frotas de vários fornecedores têm uma solução com o MyQ X 

O objetivo final num ambiente de vários fornecedores é assegurar uma experiência de utilizador sem falhas que permaneça consistente em todos os dispositivos e marcas, independentemente de quaisquer variações ou diferenças. É aqui que o MyQ tem crescido no seu papel como uma solução de gestão de impressão independente de primeira linha. A mais recente versão do MyQ X traz uma série de benefícios que são especialmente valiosos para aqueles com um portfólio de impressoras misto ou legado - e estes benefícios acumulam-se em todo o espetro para revendedores, administradores de TI, gestão e utilizadores finais. Aqui estão algumas das vantagens do MyQ:  

• Instalação flexível e rápida - A deteção automática de impressoras facilita a instalação do MyQ X num parque de fornecedores mistos. Também é eficiente e seguro. O MyQ não requer que os administradores instalem centenas de controladores de impressora individuais. 
• Ponto único de gestão - Obtenha supervisão sobre todos os MFPs ligados - funcionamento diário, manutenção proactiva, utilização de consumíveis e contas de utilizador - a partir de uma única IU para os administradores do sistema. Isto poupa tempo, reduz o tempo de inatividade do equipamento e diminui os custos. 
• Experiência de utilizador unificada - O MyQ X serve como uma solução unificadora que permite aos utilizadores realizar tarefas diárias com facilidade, independentemente da marca ou modelo do seu MFP. Com uma interface única e de fácil utilização, os utilizadores podem navegar numa vasta gama de MFPs de vários fornecedores sem qualquer dificuldade.
• Automatização e digitalização do fluxo de trabalho - Livre-se de tarefas repetitivas com os fluxos de trabalho personalizados e automatizados do MyQ X. Os administradores podem facilmente criar fluxos de trabalho personalizados para tarefas diárias de cópia, fax e digitalização, tais como guardar automaticamente as digitalizações em destinos predefinidos. Isto liberta tempo e reduz a necessidade de introdução manual no MFP.
• Acesso fácil e impressão segura - Arranque mais rápido. O MyQ X permite uma autenticação rápida e conveniente através de PIN, palavra-passe, cartão e login por código QR através de um smartphone. Não só os utilizadores finais têm um início de sessão e uma experiência de utilização simplificados, como também a sua segurança é reforçada graças à impressão pull. 
• Impressão móvel para todos - O cliente móvel MyQ X permite que os utilizadores alterem trabalhos de impressão, definições e tenham uma impressão pull segura nos seus próprios smartphones enquanto estão longe da sua secretária ou do MFP - mesmo para impressoras sem um terminal incorporado.
• Veja antes de imprimir - A função de pré-visualização de impressão poupa papel e evita confusões, oferecendo aos utilizadores uma pré-visualização no terminal incorporado no MFP ou nos seus smartphones.
• Planeamento avançado de desastres - Não se preocupe com períodos de inatividade que perturbem os processos de impressão, cópia e contabilidade. O Desktop Client do MyQ X e a funcionalidade de spooling do dispositivo - combinados com a análise de trabalhos locais, impressão de recurso e início de sessão offline - para manter as operações em movimento durante interrupções de rede não planeadas.   
• Experiência de impressão universal MS melhorada - Obtenha uma experiência de impressão remota e segura graças à integração entre o serviço de Impressão Universal da Microsoft e o Conector de Impressão Universal MyQ X. A integração permite uma impressão pull segura juntamente com capacidades de impressão remota a partir de qualquer local, mesmo em redes Zero Trust - uma grande vantagem para impressoras antigas que não suportam nativamente a MS Universal Print.

Para obter mais informações sobre como a sua frota de vários fornecedores pode funcionar melhor com o MyQ X, basta contactar-nos!

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