การทำงานแบบไฮบริดได้เปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการเอกสารพิมพ์อย่างไร

การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ใช่เพียงเพื่อให้พนักงานสามารถพิมพ์เอกสารจากบ้านได้เท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการจัดการกระบวนการพิมพ์และเอกสารในสำนักงานต่าง ๆ ผู้ใช้ระยะไกล บริการบนคลาวด์ และสภาพแวดล้อม IT ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยไม่เพิ่มความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นให้กับทีม IT 

สิ่งที่รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานได้เปิดเผยเกี่ยวกับระบบพิมพ์แบบเดิม

สภาพแวดล้อมการพิมพ์แบบดั้งเดิมมักถูกออกแบบมาตามโครงสร้างที่คาดการณ์ได้ค่อนข้างชัดเจน: ผู้ใช้ทำงานในสำนักงาน; เซิร์ฟเวอร์การพิมพ์ถูกติดตั้งภายในสถานที่ และอุปกรณ์ถูกจัดการภายในพื้นที่ที่กำหนดไว้ การทำงานแบบไฮบริดได้ทำให้รูปแบบดังกล่าวถูกเปลี่ยนแปลงไป

ปัจจุบันพนักงานทำงานทั้งในสำนักงาน ที่บ้าน และสถานที่อื่น ๆ องค์กรต่าง ๆ ดำเนินการบริหารจัดการสถานที่ที่กระจายอยู่หลายแห่ง ย้ายสำนักงาน รวมสถานที่เข้าด้วยกัน และพึ่งพาบริการคลาวด์มากขึ้นเรื่อย ๆ ในขณะเดียวกัน ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยก็มีความเข้มงวดมากขึ้น และทีมไอทีต้องจัดการโครงสร้างพื้นฐานที่มากขึ้นด้วยกระบวนการทำงานด้วยมือที่น้อยลง 

สภาพแวดล้อมการพิมพ์ที่พึ่งพาโครงสร้างพื้นฐานที่คงที่และการจัดการตามสถานที่อย่างหนัก อาจทำให้ยากต่อการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสม

ผลลัพธ์ไม่ได้หมายความว่าวิธีการพิมพ์แบบดั้งเดิมจะหยุดทำงานไปโดยสิ้นเชิง ปัญหาอยู่ที่โครงสร้างพื้นฐานอาจต้องการการบริหารจัดการมากขึ้น การแทรกแซงมากขึ้น และวิธีการแก้ไขชั่วคราวมากขึ้น เมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลง

โครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ได้เปลี่ยนแปลงการจัดการการพิมพ์อย่างไร?

โครงสร้างพื้นฐานบนคลาวด์ได้ทำให้การจัดการการพิมพ์สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องสมมติว่าทุกส่วนของระบบจำเป็นต้องตั้งอยู่ภายในสถานที่เดียวกัน

องค์กรสามารถเลือกแบบการติดตั้งต่าง ๆ ได้ตามโครงสร้างพื้นฐานและความต้องการของตนเองMyQ Xรองรับสภาพแวดล้อมในสถานที่และคลาวด์ส่วนตัว รวมถึงการติดตั้งบนโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ เช่นMicrosoft Azure ส่วน MyQ Roger ยังเสนอแนวทางคลาวด์สาธารณะและ SaaS ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับสถานที่ทำงานบนคลาวด์ อุปกรณ์มือถือ การทำงานจากระยะไกล และสถานที่ทำงานแบบไฮบริด

การเชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ยังเปลี่ยนแปลงวิธีที่ผู้ใช้โต้ตอบกับเอกสารด้วย การผสานรวมระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและพิมพ์เอกสารจากบริการต่าง ๆ เช่นOneDrive, Google Drive และ SharePoint ได้ ส่วนการสแกนเอกสารสามารถส่งเอกสารไปยังระบบคลาวด์ได้โดยตรง

สำหรับทีม IT การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญคือความยืดหยุ่น ระบบโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์ไม่จำเป็นต้องถูกออกแบบขึ้นเฉพาะสำหรับสำนักงานทางกายภาพแห่งเดียวหรือสภาพแวดล้อมเซิร์ฟเวอร์ท้องถิ่นอีกต่อไป 

ความปลอดภัยในการพิมพ์ได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างไรสำหรับทีมแบบไฮบริด?

การทำงานแบบไฮบริดได้ขยายจำนวนสถานที่ อุปกรณ์ เครือข่าย และบริการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานของเอกสาร ซึ่งทำให้ความปลอดภัยกลายเป็นปัจจัยที่ต้องพิจารณาในกระบวนการทำงานทั้งหมด แทนที่จะเพิ่มเป็นชั้นความปลอดภัยแยกต่างหากรอบเครื่องพิมพ์

การตรวจสอบความถูกต้อง การปล่อยงานพิมพ์อย่างปลอดภัย การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการส่งเอกสารอย่างปลอดภัย ล้วนกลายเป็นปัจจัยสำคัญเมื่อผู้ใช้และอุปกรณ์กระจายตัวอยู่หลายแห่ง

MyQ Roger, ตัวอย่างเช่น ใช้สถาปัตยกรรมคลาวด์สาธารณะที่มีคุณสมบัติความปลอดภัย เช่น TLS 1.3 การเข้ารหัสงานแบบ end-to-end การควบคุมการเข้าถึง การยืนยันตัวตนสองขั้นตอน และวิธีการยืนยันตัวตนที่สามารถปรับแต่งได้

MyQ ยังอธิบายถึงระบบความปลอดภัยว่าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการออกแบบระบบพิมพ์ของบริษัท ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนการยืนยันตัวตน การพิมพ์ การสแกน ไปจนถึงการส่งมอบและจัดเก็บ ระบบความปลอดภัยของบริษัทนี้รวมถึงการทดสอบการเจาะระบบและการประเมินจุดอ่อนอย่างสม่ำเสมอ

สำหรับสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด เป้าหมายนั้นชัดเจน: ผู้ใช้จำเป็นต้องสามารถเข้าถึงกระบวนการพิมพ์และจัดการเอกสารได้ โดยไม่ก่อให้เกิดช่องว่างด้านความปลอดภัยที่ไม่จำเป็นระหว่างสำนักงาน คลาวด์ และสถานที่ทำงานระยะไกล

ทำไมความยืดหยุ่นของอุปกรณ์จึงมีความสำคัญมากขึ้นในการทำงานแบบไฮบริด?

สำนักงานต่าง ๆ อาจใช้อุปกรณ์ที่แตกต่างกัน การซื้อเพิ่มอาจทำให้มีกลุ่มอุปกรณ์ใหม่เข้ามา อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์อาจถูกเปลี่ยนในเวลาที่ต่างกันในแต่ละภูมิภาค การย้ายสำนักงานและการรวมสำนักงานยังอาจส่งผลให้อุปกรณ์ที่มีอยู่แต่ละสถานที่เปลี่ยนแปลงได้

สิ่งนี้ทำให้ความยืดหยุ่นระหว่างผู้ผลิตอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ

แพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์แบบรวมศูนย์ควรสามารถรักษาการจัดการให้เป็นไปอย่างสม่ำเสมอในทุกอุปกรณ์ที่ได้รับการสนับสนุน แทนที่จะต้องให้แต่ละสถานที่ใช้วิธีการที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง

MyQ X และMyQ Roger เป็นโซลูชันที่รองรับหลายผู้ผลิต ซึ่งสนับสนุนเครื่องพิมพ์และเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) จากผู้ผลิตหลากหลายแบรนด์MyQ ตัวอย่างเช่น Xได้ขยายการรองรับอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์โดยเพิ่มอุปกรณ์จากBrother ในปี 2026 ซึ่งช่วยเสริมความสามารถในการรองรับหลายผู้ผลิตให้กว้างขวางยิ่งขึ้น

สำหรับองค์กรที่บริหารจัดการกองยานพาหนะแบบกระจายตัว ความยืดหยุ่นนี้สามารถช่วยให้การจัดการความเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องทำให้ทุกการตัดสินใจเกี่ยวกับอุปกรณ์กลายเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการการพิมพ์

พนักงานคาดหวังว่าจะพิมพ์เอกสารในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดอย่างไร?

พนักงานแบบไฮบริดไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องพิมพ์จากสถานที่เดียวกันหรือด้วยวิธีเดียวกันทุกวัน

ผู้ใช้สามารถเตรียมเอกสารที่บ้าน ทำงานจากสำนักงานในวันถัดไป และเรียกดูเอกสารจากอุปกรณ์หรือสถานที่อื่นได้ ซึ่งทำให้ความสะดวกในการพิมพ์แบบเคลื่อนที่ที่ปลอดภัยและการโต้ตอบกับผู้ใช้ที่เรียบง่ายมีความสำคัญมากกว่ากระบวนการทำงานที่จัดตั้งขึ้นรอบสถานีงานเดียวที่คงที่ 

MyQ สนับสนุนวิธีการต่าง ๆ สำหรับการพิมพ์แบบเคลื่อนที่MyQ Desktop Client มีคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น การระบุตัวตนผู้ใช้ การเข้ารหัสงานพิมพ์ การบันทึกค่าใช้จ่ายงานพิมพ์ การจัดเตรียมเครื่องพิมพ์อัตโนมัติ การจัดเก็บงานพิมพ์บนเครื่องลูกข่าย และการพิมพ์สำรอง

MyQ Roger ขยายโมเดลนี้ไปยังคลาวด์สาธารณะ ด้วยคุณสมบัติการพิมพ์ผ่านมือถือ การเข้าถึงเอกสารบนคลาวด์ การยืนยันตัวตนอุปกรณ์อย่างปลอดภัย และกระบวนการจัดการเอกสารที่ออกแบบมาสำหรับสถานที่ทำงานแบบกระจายตัว

ความคาดหวังกำลังเปลี่ยนจาก “ส่งเอกสารไปยังเครื่องพิมพ์นี้” เป็น “ให้ฉันมีวิธีที่ปลอดภัยและสะดวกสบายเพื่อดำเนินการกับเอกสารนี้ไม่ว่าฉันจะทำงานอยู่ที่ไหน”

MyQ กำลังตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงนี้อย่างไร?

การพัฒนาของกลุ่มผลิตภัณฑ์MyQสะท้อนให้เห็นถึงวิธีการต่าง ๆ ที่องค์กรต่าง ๆ ใช้ในการจัดการกับสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดและคลาวด์

MyQ X: ความยืดหยุ่นในการใช้งานทั้งในสถานที่และบนคลาวด์ส่วนตัว

MyQ X ได้รับการออกแบบมาสำหรับองค์กรที่ต้องการระบบจัดการการพิมพ์ในสภาพแวดล้อมภายในองค์กร (on-premises), คลาวด์ส่วนตัว (private cloud) หรือสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด (hybrid) สามารถติดตั้งในโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ได้ รวมถึงAzure โดยยังคงรักษาการเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ภายในองค์กรและทรัพยากรท้องถิ่นอื่น ๆMyQ X ยังสนับสนุนMicrosoft Universal Print ซึ่งให้การเชื่อมต่อคลาวด์ระหว่างMyQ X กับอุปกรณ์ของผู้ใช้ปลายทาง

วิธีการนี้ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานให้ทันสมัยได้ โดยไม่ต้องสมมติว่าทุกส่วนของสภาพแวดล้อมการพิมพ์จำเป็นต้องย้ายไปยังคลาวด์สาธารณะทั้งหมดในคราวเดียว

MyQ Roger: cloud by design

MyQ Roger ใช้แนวทางสถาปัตยกรรมที่แตกต่างออกไป เป็นแพลตฟอร์ม SaaS แบบมัลติเทนแนนท์บนคลาวด์สาธารณะ ที่ออกแบบมาสำหรับสถานที่ทำงานที่ให้ความสำคัญกับคลาวด์เป็นอันดับแรก การทำงานจากระยะไกล และรูปแบบไฮบริด สถาปัตยกรรมของแพลตฟอร์มนี้ช่วยขจัดความจำเป็นในการใช้เซิร์ฟเวอร์พิมพ์แบบท้องถิ่น และรวมถึงการจัดการผ่านเว็บแบบรวมศูนย์ กระบวนการทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ การบูรณาการกับคลาวด์ และระบบควบคุมความปลอดภัย

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ เพราะการนำระบบคลาวด์มาใช้ไม่เหมือนกันสำหรับทุกองค์กร บางองค์กรต้องการควบคุมโครงสร้างพื้นฐานของตนเองและใช้รูปแบบการปรับใช้แบบไฮบริด ส่วนองค์กรอื่น ๆ ต้องการบริการที่โฮสต์บนคลาวด์อย่างเต็มรูปแบบ

การสนับสนุนหลายผู้จำหน่าย

สภาพแวดล้อมด้านฮาร์ดแวร์เป็นส่วนหนึ่งของความยืดหยุ่นนั้นด้วย

MyQ โซลูชันนี้รองรับแบรนด์เครื่องพิมพ์หลักๆ รวมถึง Brother, Canon, Epson, Fujifilm, HP, Katun, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler, UTAX, และ Xerox. 

สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการจัดการกลุ่มเครื่องพิมพ์ที่หลากหลาย พร้อมทั้งยังคงรักษาระบบการจัดการการพิมพ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

การลงทุนด้านคลาวด์และความปลอดภัย 

การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบการจัดการการพิมพ์บนคลาวด์ยังสะท้อนให้เห็นในสถาปัตยกรรมของMyQ Roger ด้วย แพลตฟอร์มนี้ทำงานในรูปแบบบริการคลาวด์สาธารณะ และรวมถึงกระบวนการทำงานของเอกสารบนคลาวด์ การเข้าถึงผ่านอุปกรณ์มือถือ การจัดการแบบรวมศูนย์ การส่งข้อมูลที่เข้ารหัส การเข้ารหัสงานพิมพ์แบบ end-to-end การยืนยันตัวตนสองขั้นตอน และการควบคุมการเข้าถึงอย่างละเอียด

ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่คำนิยามเดียวของสถานที่ทำงานแบบไฮบริด แต่เป็นชุดโซลูชันที่ให้องค์กรมีตัวเลือกการนำไปใช้ที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับความเปลี่ยนแปลงของโครงสร้างพื้นฐาน ความต้องการด้านความปลอดภัย และสภาพแวดล้อมการทำงานขององค์กร 

สิ่งนี้มีความหมายอย่างไรต่อองค์กรที่กำลังวางแผนสภาพแวดล้อมการพิมพ์ในอนาคต? 

คำถามในปัจจุบันไม่ใช่เพียงว่าองค์กรสามารถจัดการเครื่องพิมพ์จากระยะไกลได้หรือไม่ แต่ทีมไอทีต้องพิจารณาว่าโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์เชื่อมต่อกับบริการคลาวด์อย่างไร ผู้ใช้ยืนยันตัวตนและเข้าถึงเอกสารอย่างไรความปลอดภัยถูกรักษาไว้อย่างไรในสภาพแวดล้อมที่กระจายตัว และแพลตฟอร์มสามารถปรับตัวได้ง่ายเพียงใดเมื่อสำนักงาน อุปกรณ์ และรูปแบบการทำงานเปลี่ยนแปลงไป

สถาปัตยกรรมที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับองค์กร แต่ละสภาพแวดล้อมอาจยังคงต้องการโครงสร้างพื้นฐานแบบภายในองค์กรหรือแบบไฮบริด ในขณะที่สภาพแวดล้อมอื่น ๆ อาจได้รับประโยชน์จากแนวทางคลาวด์สาธารณะ

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปคือความคาดหวังว่าระบบการจัดการการพิมพ์ควรสามารถปรับตัวให้เข้ากับทั้งเทคโนโลยีและสภาพแวดล้อมการทำงานรอบตัวได้

การทำงานแบบผสมผสานไม่ได้ทำให้การพิมพ์หายไป แต่ได้เปลี่ยนแปลงสถานที่ วิธีการ และเงื่อนไขที่การพิมพ์ต้องดำเนินการ