ต้นทุนแฝงของการติดตั้งเครื่องพิมพ์ในวงกว้าง

เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น เปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริด และกระจายตัวไปตามสถานที่ต่างๆ การติดตั้งเครื่องพิมพ์จึงไม่ใช่แค่ภารกิจการดำเนินงานเล็กๆ อีกต่อไป แต่กลับกลายเป็นแหล่งที่มาของปัญหาและความสิ้นเปลืองที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาจมองข้ามไปได้ง่าย จากการศึกษาของ IDC พบว่า 41% ขององค์กรระบุว่าค่าใช้จ่ายสูงในการบำรุงรักษาระบบเก่าเป็นปัญหาหลัก  

วิธีการจัดการการติดตั้งเครื่องพิมพ์ในปัจจุบัน

ในหลายสภาพแวดล้อม การติดตั้งเครื่องพิมพ์ยังคงอาศัยวิธีการที่คุ้นเคย เช่น นโยบายกลุ่ม การติดตั้งด้วยตนเอง และสคริปต์ที่กำหนดเอง วิธีการเหล่านี้ใช้กันอย่างแพร่หลายและเข้าใจได้ง่าย แต่ก็มีข้อจำกัดเช่นเดียวกัน คือ ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรองรับการขยายขนาดอย่างราบรื่น

นโยบายกลุ่มจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบและอัปเดตบ่อยครั้ง สคริปต์มักจะแก้ปัญหาได้ทีละอย่าง แล้วค่อยๆ ใช้การไม่ได้เมื่อระบบปฏิบัติการเปลี่ยนแปลงหรือสภาพแวดล้อมพัฒนาขึ้น การติดตั้งด้วยตนเองยังคงเป็นทางเลือกสุดท้าย ซึ่งมักต้องมีคนเข้ามาควบคุมจากระยะไกลหรืออยู่ประจำที่จริง ๆ  

ทุกอย่างดำเนินไปได้ด้วยดีจนกระทั่งมันหยุดทำงาน และเมื่อมันหยุดทำงาน ความพยายามที่จำเป็นในการทำให้ทุกอย่างดำเนินต่อไปก็จะเพิ่มขึ้นอย่างไม่สมส่วน

ขนาดของปัญหาจะเปลี่ยนแปลงลักษณะของปัญหา

เมื่อองค์กรดำเนินงานครอบคลุมหลายอาคาร หลายวิทยาเขต หรือหลายประเทศ การติดตั้งเครื่องพิมพ์ก็จะคาดเดาได้ยากขึ้น ผู้ใช้ย้ายไปมาระหว่างสถานที่ต่างๆ บทบาทเปลี่ยนไป อุปกรณ์พกพาไปมา และแล็ปท็อปและสมาร์ทโฟนส่วนตัวก็เข้ามาอยู่ในสภาพแวดล้อมขององค์กรผ่านนโยบาย BYOD (Bring Your Own Device)

การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งนำมาซึ่งข้อยกเว้นใหม่ กฎใหม่ และวิธีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าใหม่ 

พนักงานใหม่เข้ามาทำงานแล้วได้สิทธิ์การเข้าถึงเครื่องพิมพ์ผิดเครื่อง แผนกหนึ่งย้ายที่ตั้ง ทำให้คิวการพิมพ์ครึ่งหนึ่งไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลต้องการสิทธิ์ในการพิมพ์ แต่ข้อจำกัดด้านความปลอดภัยทำให้การตั้งค่ายุ่งยาก ผู้บริหารเดินทางและพบว่าเอกสารลับถูกพิมพ์บนอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน 

สถานการณ์เหล่านี้ไม่ใช่เรื่องผิดปกติแต่อย่างใด เป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นในองค์กรสมัยใหม่

ภาระงานด้านปฏิบัติการของทีมไอที

ผู้จัดการฝ่ายไอทีแบกรับภาระส่วนใหญ่เหล่านี้ ทีมไอทีต้องดูแลรักษาสคริปต์ที่ต้องได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง พวกเขาต้องสร้างนโยบายใหม่สำหรับแต่ละสถานที่ พวกเขาต้องตอบสนองต่อคำร้องเรียนที่แม้จะดูง่ายแต่ก็ซ้ำซาก

การแก้ไขปัญหาหลายอย่างยังคงต้องดำเนินการในสถานที่จริง ต้องมีคนเข้าไปแก้ไขด้วยตนเองเพื่อแก้ไขปัญหาที่แท้จริงแล้วเป็นปัญหาในการติดตั้งใช้งาน เมื่อเวลาผ่านไป การทำเช่นนี้จะกินเวลาหลายชั่วโมงซึ่งอาจนำไปใช้กับโครงการที่มีผลกระทบมากกว่าได้

การติดตั้งเครื่องพิมพ์กลายเป็นจุดอ่อนที่เห็นได้ชัด ไม่ใช่เพราะทีมงานล้มเหลว แต่เพราะเครื่องมือและแบบจำลองที่พวกเขาใช้ไม่สอดคล้องกับวิธีการทำงานจริงขององค์กรอีกต่อไป

ผลกระทบทางการเงินค่อยๆ เพิ่มขึ้นอย่างเงียบๆ

จากมุมมองด้านการเงิน ต้นทุนของการติดตั้งเครื่องพิมพ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพมักไม่ปรากฏให้เห็นชัดเจนนัก แต่จะปรากฏในรูปแบบของค่าแรงด้านไอที ค่าใช้จ่ายในการสนับสนุน การเปิดใช้งานสำนักงานที่ล่าช้า และระยะเวลาโครงการที่ยาวนานขึ้น 

สำนักงานใหม่ทุกแห่งล้วนต้องการความพยายามเพิ่มเติม การเปลี่ยนแปลงทุกอย่างก่อให้เกิดความเสี่ยง และขั้นตอนการทำงานด้วยมือทุกขั้นตอนเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจดูเหมือนจัดการได้ในแต่ละกรณี แต่เมื่อเวลาผ่านไป ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะเพิ่มพูนขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่หรือองค์กรที่มีสาขากระจายอยู่หลายแห่ง การติดตั้งเครื่องพิมพ์จะกลายเป็นภาระเงียบที่บั่นทอนประสิทธิภาพการดำเนินงาน 

การควบคุมความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวนั้นยากกว่าที่ควรจะเป็น

สำหรับทีมผู้บริหาร ความเสี่ยงที่น่ากังวลที่สุดมักเป็นความเสี่ยงที่มองไม่เห็นได้ชัดเจนที่สุด 

การใช้คิวร่วมกันบางครั้งอาจทำให้เครื่องพิมพ์ผิดเครื่องอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง การตั้งค่าที่ไม่ถูกต้องอาจส่งเอกสารสำคัญไปยังอุปกรณ์ที่ไม่ถูกต้อง อุปกรณ์ส่วนบุคคลทำให้เส้นแบ่งระหว่างเครือข่ายองค์กรที่น่าเชื่อถือและสภาพแวดล้อมที่ไม่ได้รับการจัดการนั้นไม่ชัดเจน

ผู้บริหารต้องเผชิญกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร พวกเขาทำงานในหลายสถานที่และจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งไม่สามารถยอมรับความผิดพลาดได้ แต่แนวทางการใช้งานส่วนใหญ่กลับปฏิบัติต่อพวกเขาเหมือนผู้ใช้ทั่วไป โดยอาศัยข้อตกลงร่วมกันมากกว่าการรับประกัน

เมื่อเกิดความผิดพลาด ผลกระทบจะไม่ได้จำกัดอยู่แค่ความไม่สะดวกสบายเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความไว้วางใจ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และชื่อเสียงอีกด้วย

การนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ในการทำงาน (BYOD) และการทำงานแบบไฮบริดเผยให้เห็นช่องว่างต่างๆ

สภาพแวดล้อม BYOD โดยเฉพาะในมหาวิทยาลัย วิทยาเขต และองค์กรขนาดใหญ่ ยิ่งทำให้ปัญหาเหล่านี้ปรากฏชัดเจนยิ่งขึ้น ผู้ใช้งานหลายพันคน เครื่องพิมพ์หลายร้อยเครื่อง ความอดทนต่อแรงเสียดทานจึงมีน้อยมาก

ผู้ใช้คาดหวังว่าจะติดตั้งและพิมพ์ได้อย่างรวดเร็ว ทีมไอทีต้องมั่นใจในความปลอดภัย การแยกส่วน และความสม่ำเสมอ ผลลัพธ์ที่ได้มักจะเป็นการผสมผสานของโปรแกรมติดตั้ง คำแนะนำ และข้อยกเว้นต่างๆ ที่ใช้งานได้ก็ต่อเมื่อมีคนคอยดูแลรักษาอยู่ตลอดเวลา

การทำงานแบบไฮบริดเพิ่มความซับซ้อนอีกระดับ การพิมพ์ไม่ได้ผูกติดอยู่กับเครือข่ายหรืออาคารแห่งเดียวอีกต่อไป การเข้าถึงต้องติดตามผู้ใช้ ในขณะที่การควบคุมต้องยังคงอยู่ที่ส่วนกลาง 

IDC ระบุว่า ลูกค้า 48% รายงานว่า ความท้าทายอันดับต้นๆ คือ พนักงานไม่สามารถพิมพ์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่บ้าน 

เหตุใดปัญหาเหล่านี้จึงยังคงอยู่?

ปัญหาเหล่านี้ยังคงอยู่ ไม่ใช่เพราะขาดความพยายาม แต่เป็นเพราะการติดตั้งเครื่องพิมพ์ยังคงถูกมองว่าเป็นเพียงการตั้งค่าครั้งเดียว

องค์กรสมัยใหม่ต้องการสิ่งใหม่ที่แตกต่างออกไป รูปแบบที่ปรับให้เข้ากับผู้ใช้ บทบาท และสถานที่ รูปแบบที่ลดการแทรกแซงด้วยตนเอง แทนที่จะโยกย้ายการแทรกแซงไปมา

หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น ทีมไอทีก็จะทำได้เพียงปรับปรุงประสิทธิภาพภายใต้ข้อจำกัดที่มีอยู่ พวกเขาสามารถทำให้สิ่งต่างๆ เร็วขึ้นหรือปลอดภัยขึ้นได้ แต่ไม่สามารถทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นโดยพื้นฐานได้ 

การเปลี่ยนแปลงกำลังจะเกิดขึ้น 

ในภาพรวมของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที มีแนวโน้มที่ชัดเจนไปสู่ระบบอัตโนมัติและการกำหนดมาตรฐาน การจัดการงานพิมพ์ก็เริ่มที่จะก้าวไปในทิศทางเดียวกันนี้เช่นกัน 

ที่ MyQ เราได้ใช้เวลาพอสมควรในการทำงานร่วมกับองค์กรต่างๆ ที่เผชิญกับความท้าทายเหล่านี้โดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรระดับโลก วิทยาเขตขนาดใหญ่ หรือสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดที่รูปแบบการใช้งานแบบดั้งเดิมไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป 

สิ่งที่เรากำลังเตรียมอยู่นี้จะแก้ไขปัญหาเหล่านี้ที่ต้นเหตุ ไม่ใช่ด้วยการเพิ่มความซับซ้อน แต่ด้วยการกำจัดสิ่งต่างๆ ที่ทำให้การติดตั้งเครื่องพิมพ์ในปัจจุบันมีความเปราะบางออกไป 

ระบบนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อลดเวลาในการติดตั้ง ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และเสริมสร้างความปลอดภัยโดยไม่เพิ่มอุปสรรคใดๆ และสะท้อนให้เห็นถึงวิธีการทำงานขององค์กรสมัยใหม่ได้อย่างแท้จริง 

รายละเอียดเพิ่มเติมจะแจ้งให้ทราบในเร็วๆ นี้

สำหรับตอนนี้ ขอกล่าวเพียงเท่านี้: ปัญหาที่กล่าวถึงในที่นี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริง แพร่หลาย และสมควรได้รับการแก้ไขที่ดีกว่านี้มานานแล้ว และทางออกนั้นอยู่ใกล้กว่าที่คุณคาดคิด