你不知道的職場五件事正在發生

或者，在您所在的建築物、樓層或校園區域，設有共享的印表機/影印機/掃描器（我們稱之為多功能印表機，簡稱MFP），而您不知多少次得翻遍回收紙匣裡堆積如山的列印任務，只為找出自己的文件。

或者你印出來的東西全沒了，必須跑回辦公桌重新發送任務，這次得像瘋子似的衝回多功能事務機，生怕被別人搶先一步。

這些多功能事務機、印表機、掃描器、影印機，皆屬於貴公司、學校或辦公室的印表管理服務（MPS）體系。具前瞻性的組織會採用軟體解決方案，藉此簡化並優化所有設備運作。

1. 每台裝置都屬於您

現在，假設你沒有時間閒聊週末計畫，必須趕在會議前將文件送交主管以促成重大合約簽署。你窺見影印室裡那兩個人仍在閒聊，機器持續運轉，於是轉往走廊另一端較少使用的設備。你登入系統及時列印文件，趕在會議開始前將文件遞交給主管。

透過MPS軟體解決方案，辦公室內每台設備皆可隨時使用，無需排隊等候即可快速完成工作。

2. 文件全面安全防護

透過拉式列印技術，您不僅能存取所有多功能事務機，文件更始終掌握在您手中。按下Ctrl+P後即可安心等待（無需衝到走廊去取機密文件）。採用MPS解決方案時，當您執行「Ctrl+P」操作，列印任務會經由網路傳送至伺服器暫存，直至您親臨任一多功能事務機「拉取」該任務為止。 您只需使用身份證、密碼或行動裝置登入，設備便會從伺服器提取列印任務，安全地將文件交付至您手中。

現在您已能自信地使用MPS網路中的任何印表機、影印機或掃描器，不僅消除了那些可能讓美好一天變糟的小麻煩，更在過程中節省了時間與金錢。

3. 專為您量身訂製

還記得那台冷門的印表機嗎？每次影印室大排長龍時，你總得繞去用它。雖然很少使用，但每次靠近時總會湧現一絲不安——因為這台機器上那小小的操作面板，和影印室裡的大面板完全不同。 每台印表機、掃描器和影印機都配備著各不相同的小型「面板」（更廣為人知的名稱是使用者介面或UI）。你曾多少次在新介面上調整色彩或尺寸，卻得反覆試印四五張才終於調對？採用MPS解決方案後，每台多功能機的小面板都將轉變為平板尺寸的UI，並能根據你的特定需求進行個人化設定。

若您身為美術教師，需要具備彩色列印或多種尺寸與格式列印的能力，那麼MPS解決方案能透過簡易操作介面（類似點擊式應用程式）提供這些功能。操作毫不費神，且所有裝置——無論型號與品牌——皆能根據您的需求，始終如一地運作。

4. 掃描它，別塞住它

老闆需要那份文件⋯⋯但他們可能在校園另一端、不同樓層，甚至遠在海外分公司的辦公室⋯⋯別擔心。透過MPS解決方案，您只需走到多功能事務機前，列印文件、簽署後掃描傳送給新加坡辦公室的老闆（此刻您身在巴塞隆納），對方就能以全彩列印出來。 又或者，你的假期照片全存於隨身碟，由於公司資源禁止列印，只需插入裝置，將檔案傳送至Google雲端硬碟的「假期相簿」資料夾即可。 更棒的是，身為教師的您需要向科學課學生發放學習指南...掃描後將副本存入學校網路資料夾，既完成教學任務，也為學校減少碳足跡盡了一份心力。

MPS 軟體解決方案的 掃描至電子郵件、雲端及網路資料夾功能，將徹底改變您對資訊分發方式的認知。