OGH 透過MyQ取得控制權、提升安全性，並提升營運效率

挑戰 

作為一家專業建築與工程公司，Orion Group Holdings的員工人數會根據專案需求在 1,000 至 2,500 人之間波動，因此在管理橫跨多個據點的列印環境方面面臨日益嚴峻的挑戰。 

IT 團隊耗費大量時間處理與列印問題相關的服務台工單、追蹤印表機耗材，以及管理分散式的列印基礎架構。  

與此同時，該組織需要加強文件安全措施，特別是針對那些可能被遺留在共用印表機上、無人看管的敏感財務報告及專案相關文件。 

該公司同時也希望更清楚地掌握與列印相關的成本，並尋求一種高效的方式來分流、處理及將紙本資訊數位化。現有的印表機管理工具缺乏支援該組織營運目標所需的集中式控制、自動化及智慧功能。 

解決方案 

OGH 選用MyQ 集中管理列印作業、強化文件安全性，並提升對列印成本及設備運作狀況的可視性。 

該專案Kyocera （Kyocera America）負責執行，該公司身為MyQ 頂級MyQ ，在列印基礎架構、工作流程自動化及列印管理服務方面擁有深厚的專業知識。透過Kyocera MyQ Kyocera緊密合作，OGH 受益於一種結合業界最佳實踐與先進列印管理技術的部署方案。Kyocera MyQ 之間長期的策略性合作夥伴關係MyQ 交付團隊MyQ 運用廣泛的技術知識、經過驗證的方法論以及實務經驗，從而確保專案順利實施，並與 OGH 的業務目標高度契合。 

隨著MyQ Ultimate 版的導入，整個組織範圍內實施了安全的「拉取式列印」機制，要求員工在釋出文件前，必須使用其帳戶憑證、鑰匙圈、身分證或個人識別碼進行驗證。此舉不僅杜絕了無人看管的列印情況，同時也讓使用者能夠從任何經授權的裝置上安全地領取文件。 

MyQ 還提供了一個集中式控制台，用於管理該公司的多功能印表機機隊。自動化印表機配置簡化了部署與維護流程，而主動式電子郵件通知則會在印表機問題或碳粉量過低影響營運之前，預先提醒管理員。 

為加強財務監督，OGH 導入了基於規則的列印功能及專案會計功能。如今，列印、影印及掃描的成本可精確地歸屬於特定專案、工作或會計代碼，不僅提升了透明度，也有助於改善未來的專案預算估算。 

此外，該公司開始運用MyQ 智慧型文件工作流程來自動化掃描程序。員工能夠安全地擷取、處理文件，並將其傳送至預先設定的目的地，藉此減少人工處理，並將溝通失誤的風險降至最低。 

結果 

此次部署的效果立竿見影，從第一天起便開始展現效益，預計在前 90 天內將全面提升營運效能。 

預計導入安全的「拉取式列印」功能後，將使紙張和碳粉的浪費減少超過 30%，不僅有助於降低營運成本，同時也有助於實現永續發展目標。  

與此同時，該組織透過確保敏感的合約、財務報告及專案文件僅會提供給經授權的使用者，從而大幅強化了文件安全性。 

對 IT 部門而言，集中化管理大幅減輕了行政負擔。透過自動化印表機配置、主動式監控以及集中式裝置管理，預計每月可節省約 20 至 25 小時，這些時間原本需用於排除問題、管理驅動程式以及執行手動設定。 

各部門的使用者也確實從中獲益良多。會計團隊可透過基於 OCR 技術的工作流程，自動分類並轉發發票；高階主管能以極少的人工干預，安全地將敏感文件數位化；而專案經理則可將文件直接掃描至專案專屬的工作流程中，該流程會自動擷取資訊，並將檔案轉發至正確的收件處。 

透過將文件安全、列印管理、成本控制及工作流程自動化整合至單一平台，Orion Group Holdings 已將列印從一項營運上的挑戰，轉變為可控且高效的商業流程。 

該專案的成功凸顯了將創新技術與經驗豐富的專業服務相結合的價值。透過整合MyQ先進列印管理平台與Kyocera實施專業知識，OGH 得以加速系統採用、早日實現營運改善，並為長期優化奠定基礎。這項合作帶來的不僅僅是技術本身，更提供了將戰略目標轉化為可量化商業成果所需的人才、流程與洞見。