當單純掃描文件已不足夠：可信賴數位紀錄的挑戰
2026年9月8日
對許多組織而言，數位化意味著將紙本文件掃描、建立 PDF 檔案，並將其儲存於文件管理系統或檔案庫中。對於日常文件而言，這樣或許就足夠了。
然而，對於須遵守保存、稽核、監管或法律要求的紀錄而言，僅僅擁有數位副本，未必能解答更關鍵的問題。
該文件是否已正確掃描？是由誰進行掃描的？該組織能否證明數位副本與原件完全一致？在銷毀紙本原件之前，是否已對該文件進行過審閱？
多年之後，該組織能否提供證據，說明該紀錄是如何建立並獲得批准的？
隨著組織逐漸以數位紀錄取代紙本流程，這些問題變得越來越重要。
掃描與可信數位化之間的差距
將文件進行數位化與將由此產生的數位副本視為正式紀錄之間，存在著一項重要的區別。
標準的掃描流程通常著重於建立數位檔案。掃描完成後，該檔案可能會儲存至資料夾、文件管理系統、雲端儲存平台或檔案庫中。
問題在於，最終生成的檔案未必包含其生成過程的相關證據。
PDF 檔案可以顯示文件的內容，但可能無法顯示：
- 誰進行了這項掃描？
- 使用了哪種裝置
- 該文件的掃描方式
- 是否已檢查該掃描檔的品質與完整性
- 誰審閱了最終產出的數位副本
- 該文件是否在正本被銷毀之前已獲批准
- 該數位紀錄是否受到保護，以防止其被事後修改
對於需要證明其數位紀錄可靠性的組織而言，儲存檔案僅是問題的一部分。檔案背後的處理流程同樣至關重要。
歐洲的法規要求正愈發重視數位信任
在整個歐洲，各組織的運作皆處於一個重視數位資訊完整性、安全性、問責制及證據價值的環境中。
例如，歐盟《一般資料保護條例》（GDPR）要求在處理個人資料時須採取適當的安全措施，包括防止未經授權或非法的處理，以及意外遺失、毀損或損害。該條例亦確立了問責機制，要求組織能夠證明其符合相關原則。
《歐洲電子身分識別與信任服務框架》亦認可，建立電子資訊完整性與來源來源的機制至關重要。根據《eIDAS》，法律實體可使用電子印章來確保資料與文件的來源及完整性，而電子時間戳則能證明資料的存在時間，並佐證該資料的完整性。
這並不表示每份掃描文件都需要採取相同的管控措施。
這確實意味著，組織需要了解對於其正在數位化的文件而言，何種保證等級是適當的，以及日後可能需要提供哪些證據。
儲存一份文件不等同於維護其證據價值
假設有一份經掃描並以數位形式儲存的文件。如果紙本正本仍被保留，便仍有實體的參考依據；若紙本正本被銷毀，數位版本的重要性便會大幅提升。
該組織隨後可能需要證明，該數位副本是原始文件的可靠再現，且用於製作該副本的流程已受到適當管控。
這對那些將掃描視為單純「擷取與儲存」活動的組織而言，構成了一項挑戰。一個數位檔案庫可能包含數千或數百萬份文件，但檔案庫本身並不一定能說明每份文件是如何進入系統的。
若缺乏適當的管控措施，組織最終可能會累積大量數位檔案，卻缺乏關於其背後處理流程的清晰且可驗證的紀錄。
替換式掃描技術樹立了新標竿
德國透過「TR-RESISCAN」——即德國聯邦資訊安全局針對替換式掃描所制定的技術指南——為此項挑戰提供了特別鮮明的範例。
本指引針對紙本文件經數位化後，其正本可能隨後被銷毀的情況。該指引採用生命週期觀點來處理此流程，而非將掃描視為一項孤立的技術性操作。
這包括文件準備、掃描、後處理、完整性保證、組織控制、人員及技術保障等領域。
其基本原則是：如果數位副本要取代紙本，該組織就必須對產生該數位副本的流程抱有信心。
為何掃描過程本身如此重要
一個受控的數位化流程，不僅需關注影像品質，還須考量相關人員、所使用的設備、文件本身、審查流程，以及關於整個過程的留存證據。
舉例來說，組織可能需要建立：
- 是誰擷取了這份文件？
當組織能夠將數位紀錄與負責擷取該紀錄的人員或流程建立關聯時，該紀錄便會更具實用價值。
- 它是如何被掃描的？
在說明數位副本是如何製作時，關於掃描設備及掃描條件的資訊可能具有參考價值。
- 結果有經過檢查嗎？
掃描檔可能包含缺頁、解析度過低、色彩設定不正確，或其他僅憑 PDF 檔案本身可能無法明顯察覺的問題。
- 誰接受了該數位副本？
製作掃描檔與正式接受該掃描檔作為數位紀錄之間，存在著顯著的差異。
對於保護要求較高的文件，將負責執行掃描的人員與負責核准的人員分開，可提供額外的管控措施。
- 能否證明該記錄的完整性？
數位簽章、數位印章、時間戳記及其他機制，可根據具體流程與要求，就電子資訊的完整性或來源提供證據。歐洲的信任服務法規為這些機制提供了框架。
- 是否有關於此事發生經過的證據？
僅有一份最終文件可能還不夠。組織可能還需要能顯示該文件如何經歷數位化流程的紀錄。
將每張掃描圖像一視同仁所造成的問題
一份例行性的內部文件，與一份可用於法律、財務、醫療、政府或監管用途的紀錄，其要求未必相同。
因此，挑戰在於不要讓每個掃描流程變得不必要地複雜。
其目的是釐清在哪些情況下，不可靠的數位紀錄所造成的後果較為嚴重，並針對該等文件建立適當的管控措施。
這點對於那些在銷毀紙本原始文件之前先將檔案數位化的組織而言，尤為重要。
公共部門組織、金融服務與保險公司、醫療保健提供者、法律機構及其他受監管的環境中，可能存在此類紀錄：即使在文件最初被掃描後的很長時間後，能否證明其真實性、完整性及處理歷程仍至關重要。
當紙張消失後，還會留下什麼證據呢？
存放在檔案庫中的檔案，可能能告訴您該文件的內容。經過規範管理的數位化流程，也能提供該文件如何轉化為數位紀錄的相關證據。
隨著組織逐漸擺脫紙本，並越來越依賴數位檔案，這項區別變得愈發重要。其目標並非僅僅是掃描更多文件，或是更有效率地儲存文件。
其目的是建立可信賴、可管理且能長期追蹤的數位紀錄。
為採取更為審慎的數位化策略做好準備
當數位文件預期將取代紙本正本、支援受監管的流程，或須經得起審計或法律審查時，掃描流程應與最終文件所儲存的檔案庫同樣受到重視。
這意味著要針對資料的擷取、審閱、核准、完整性、保存及證據等面向，提出切實可行的問題。
因為一旦原始文件不復存在，數位紀錄的可信度不僅取決於文件本身，還取決於該組織能否證明該紀錄是如何產生的。
文件數位化的未來，不僅僅是將紙本轉移至數位儲存空間，更在於能夠信任整個過程中所發生的每一步驟。
MyQ 已開發出一種方法來彌補這項缺口
我們將在即將舉行的線上研討會中介紹這項內容，屆時將探討「受控掃描工作流程」如何協助那些需要對所建立的數位紀錄獲得更高保障的組織。
歡迎參加 2026年9月17日的線上研討會 ，了解 MyQ 如何處理值得信賴的文件數位化，以及這對您的掃描流程有何意義。請點此報名上午場次，或點此報名下午場次。