當今企業的數位化面貌

這意味著無止盡地將地址、金額和聯絡人複製到Excel試算表，將數百個數字輸入各種會計系統等等。若您曾歷經此過程，便深知箇中滋味。 當文件數量尚少時，或許還能視作手指的伸展運動。但隨著待處理的文件堆積如山，不僅手腕的負擔隨之增加，員工面對枯燥乏味的重複性工作 時，挫敗感與倦怠感也隨之加劇——這不僅增加了出錯機率，更剝奪了他們本可投入更有意義事務的時間。

脫離紙本，進入系統

資訊密集型文件的典型範例便是發票。幾乎所有企業都需要將發票導入某種內部系統，因此將數據轉錄為數位形式顯然是必要需求。 同樣的情況也適用於合約文件——無論在商業公司或銀行機構，合約內容都需要進一步處理。當然，這類文件多數會被掃描，但單純將實體文件掃描成電子副本，在現代數位化進程中絕非最終目標。

數年前，光學字元辨識（OCR）技術開始輔助人工轉錄工作，使人們能夠從掃描文件中提取文字資訊，並將其轉換為可編輯格式。 如今，會計師從信封取出發票，掃描後OCR技術便將紙張資訊「處理」成DOCX或PDF格式，隨後即可 在電腦中繼續處理。儘管會計師的指尖因此稍獲喘息，但仍有諸多點擊與手動操作等待著他們。

數位化，盡享所有便利設施

將實體資料轉化為電子形式的過程，如今能以更優雅的方式實現。MyQ使命是協助使用者專注於自身最擅長的領域，因此在文件處理方面提供現代化的數位化與自動化解決方案。MyQ 最先進的Ultimate版本， 員工只需在印表機面板按下單一按鈕，紙本文件的資料便能精準送達指定位置——無論是雲端儲存空間或ECM/DMS系統皆能完美對接。

MyQ 將掃描文件，透過先進的 OCR 技術處理後，直接將提取的數據發送至相關欄位，例如資料庫或表格。 該系統不僅能識別需掃描轉換的 區域 （遠超單純文字辨識），更能辨識印章、簽名、支票欄位、條碼乃至QR碼。MyQ Ultimate處理發票、表單、信函及其他標準化文件的功能，將深受政府機關、銀行機構及各類服務櫃檯的青睞。

數位化進程的畫龍點睛之處在於，該軟體能自動辨識文件類型，員工無需進行任何分類作業。只需將所有文件放入進MyQ 目標虛擬目的地。這正是21世紀文件數位化的真諦。

從活頁夾到圖標

隨著數位化進程日益加速，傳統辦公室的標配裝潢也正逐漸消失——那些塞滿文件夾與活頁夾的巨型櫥櫃。這些守護合約、發票與信函的紙板守衛者，正緩慢卻堅定地轉化為虛擬文件夾封面。 收據或差旅報銷單等紙本文件，不再需要塞滿塑膠活頁夾的文件袋；它們只需上傳至電子儲存空間的虛擬文件夾即可。在此處，員工可自行存放文件，並讓 其他同事也能取用 。

當然，在區域網路中進行檔案共享並非新鮮事。然而，即使這項功能也需要革新，以適應所謂的混合型工作場所——員工在辦公室與遠端工作之間交替進行。遠端存取與VPN技術往往存在可靠性波動或營運成本高昂的問題，難以成為理想解決方案。因此，雲端技術正逐漸普及，只要具備網路連線，便能隨時隨地可靠地存取企業資料。 您只需安全登入雲端服務，即使同事遠在三百公里之外，也能立即展開無縫協作。

輕鬆透過手機列印/掃描 

工作方式的改變也影響了文件處理流程——過去這類作業仰賴辦公室實體影印機的存在，對居家辦公者而言實為障礙。在此領域，雲端技術同樣能提供靈活性與便利性。它讓您真正將整個辦公室裝進口袋，透過手機隨時隨地管理文件，無論是掃描或準備列印文件皆可直接操作。 MyQ Roger 行動應用程式讓您能透過手機輕鬆處理掃描與列印需求。 

例如，您可以在與合作夥伴開會時，直接用手機相機掃描剛簽署的訂單或送貨單，並將其傳送至OneDrive共享資料夾，供物流等部門取用。又或者，您家中辦公室可能堆積著需要簽署的上司文件。 無需手動MyQ Roger ，您能 立即於工作雲端 找到這些文件，並在客廳舒適地將其發送至列印佇列。抵達辦公室後Roger 手機登入MyQ Roger 的印表機，即可安全地從佇列釋出文件。當您需要繼續使用印表機時，只需透過手機指令告知它該為您執行哪些任務。

作為一款真正的智慧數位工作場所助理MyQ Roger 完全Roger 公有雲端，讓您隨時隨地都能輕鬆使用。此外，它更是一個持續擴展的開放平台，不斷導入新工具，為使用者開闢更多邁向數位環境的空間。

MyQ 文件的真正數位化與管理僅需幾次點擊MyQ 。在辦公室MyQ Ultimate將負責精準的數位化處理，並自動將資料分類至正確的系統檔案夾；若您想為與同事的雲端協作增添新維度MyQ Roger 為您的手機Roger 。

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