5 Dinge, von denen Sie nicht wissen, dass sie an Ihrem Arbeitsplatz passieren
11/08/2020
Sagen Sie mir, ob Ihnen das bekannt vorkommt: Sie gehen in den Kopierraum, und weil schon zwei Leute dort sind, beschließen Sie, sich zu entspannen und sich dem Gespräch anzuschließen oder sich zumindest die Zeit zu vertreiben, ohne darüber nachzudenken, was Sie eigentlich tun sollten.
Oder vielleicht gibt es in Ihrem Gebäudeteil, auf Ihrer Etage oder auf Ihrem Campus einen Gemeinschaftsprinter/Kopierer/Scanner (wir nennen diese Geräte Multifunktionsdrucker oder kurz MFPs), und schon unzählige Male mussten Sie den Stapel vondruckaufträge durchwühlen,druckaufträge im Papierausgabeschacht liegt, um Ihr Dokument zu finden.
Oder das, was Sie gedruckt haben, ist weg, und Sie müssen zurück an Ihren Schreibtisch gehen und den Auftrag erneut senden, wobei Sie wie ein Verrückter zurück zum MFD sprinten müssen, bevor jemand anderes dort ankommt.
Diese Multifunktionsgeräte, Drucker, Scanner, Kopierer - sie alle sind Teil des Managed Print Service (MPS ) Ihres Unternehmens, Ihrer Schule oder Ihres Büros, und zukunftsorientierte Organisationen verwenden eine Softwarelösung, die all dies vereinfacht und optimiert.
1. Jedes Gerät dir
Stellen Sie sich vor, Sie haben keine Zeit, über Ihre Pläne für das kommende Wochenende zu sprechen, und Sie müssen Ihrem Chef ein Dokument vorlegen, damit er einen wichtigen Vertrag abschließen kann. Sie werfen einen Blick in den Kopierraum und sehen dieselben zwei Leute, die sich lässig unterhalten, während die Maschine vor sich hin surrt, also gehen Sie den Flur entlang zu dem weniger genutzten Gerät. Sie melden sich am Gerät an und drucken das Dokument rechtzeitig aus, um es Ihrem Chef zur Besprechung zu geben.
Mit den Softwarelösungen von MPS steht Ihnen jedes Gerät Ihrem Büro zur Verfügung, und Sie müssen nicht in der Warteschlange stehen, um Ihre Arbeit zu erledigen – und das schnell.
2. Gesamt Dokumentensicherheit
Mit pull printing haben Sie nicht nur Zugriff auf jedes Multifunktionsgerät, sondern behalten Ihre Dokumente auch in Ihren Händen. Drücken Sie einfach Strg+P und lehnen Sie sich zurück (Sie müssen nicht mehr den Flur entlang rennen, um an das vertrauliche Dokument zu gelangen). Bei MPS-Lösungen drücken Sie „Strg+P“, der Druckauftrag wird über Ihr Netzwerk den Server gesendet und verbleibt dort, bis Sie physisch zum Drucker gehen und den Auftrag auf das Multifunktionsgerät Ihrer Wahl „abrufen“. Sie melden sich einfach mit Ihrer ID-Karte, Ihrer PIN oder Gerät an, und das Gerät ruft den Auftrag vom Server ab und übergibt ihn sicher in Ihre Hände.
Jetzt können Sie jeden Drucker, Kopierer oder Scanner in Ihrem Netzwerk nutzen und haben damit eines der kleinen Ärgernisse beseitigt, die einen guten Tag verderben können – und dabei Zeit und Geld gespart.
3. Maßgeschneidert für Sie
Erinnern Sie sich noch an den unbekannten Drucker, zu dem Sie gehen mussten, weil im Kopierraum eine lange Schlange stand? Sie benutzen diesen Drucker nicht sehr oft, und wenn Sie sich ihm nähern, überkommt Sie ein mulmiges Gefühl, denn das winzige Bedienfeld des Geräts sieht ganz anders aus als das große im Kopierraum. Jeder Drucker, Scanner und Kopierer hat ein anderes kleines "Bedienfeld" (besser bekannt als Benutzeroberfläche oder UI). Wie oft mussten Sie schon die Farbe oder die Größe auf einer neuen Benutzeroberfläche einstellen und vier oder fünf Kopien ausprobieren, bevor Sie es endlich richtig hinbekamen? Mit einer MPS-Lösung wird das kleine Bedienfeld jedes MFP-Geräts zu einer tabletgroßen Benutzeroberfläche, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Wenn Sie Kunstlehrer sind und die Möglichkeit benötigen, in Farbe oder in verschiedenen Größen und Formaten zu drucken, bietet Ihnen eine MPS-Lösung diese Funktionen über eine benutzerfreundliche Oberfläche (ähnlich wie bei Point-and-Click-Apps). Es gibt keine Verwirrung, und jedes Gerät, unabhängig von Modell und Marke, verhält sich stets gleich – ganz nach Ihren Bedürfnissen.
4. Scannen, nicht einklemmen
Der Chef braucht dieses Dokument … aber er ist auf der anderen Seite des Campus, auf einer anderen Etage oder in einem anderen Land in Ihrer Außenstelle … kein Problem. Mit den MPS-Lösungen können Sie zum Multifunktionsgerät gehen, Ihr Dokument ausdrucken, unterschreiben und an Ihren Chef in der Niederlassung in Singapur scannen (Sie befinden sich in Barcelona), und er kann es in Vollfarbe ausdrucken. Oder Sie haben alle Ihre Urlaubsfotos auf Ihrem USB-Stick und da Sie keine Unternehmensressourcen zum Ausdrucken nutzen dürfen, schließen Sie ihn einfach an und senden die Fotos in Ihren Urlaubsmappe auf Google Drive. Noch besser: Sie sind Lehrer und müssen Ihren Naturwissenschaftsschülern einen Studienleitfaden zur Verfügung stellen… scannen Sie ihn ein und legen Sie eine Kopie davon in Netzwerk ihrer Schule – und leisten Sie Ihren Beitrag – und den Ihrer Schule – zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks.
Die Funktionen der MPS-Softwarelösungen zum Scannen in E-Mail, in die Cloud und Netzwerk können Ihre Sichtweise auf die Verbreitung von Informationen grundlegend verändern.
5. Fahren Sie "fahrerlos"
Ist es dir schon mal passiert, dass du an deinem Arbeitsplatz, Schreibtisch oder im Büro „Strg+P“ drückst, zum Drucker gehst, um den Ausdruck zu holen, und er nicht da ist? Du weißt, dass du auf „Enter“ gedrückt hast. Im Papierkorb ist nichts zu sehen, niemand ist in der Nähe, er kann ja nicht von selbst weggegangen sein. Also kehren Sie an Ihren Schreibtisch zurück, um den Ausdruck erneut zu starten, und stellen fest, dass Ihre Drucker verschwunden sind. Diese Druckernamen sind alle über Treiber verbunden, und nun brauchen Sie einen IT-Mitarbeiter, der kommt und sie neu installiert, aber alle sind bereits nach Hause gegangen. Mit dem treiberlosen Drucken können Sie Ihre Druckaufträge an eine bestimmte E-Mail-Adresse auf dem Server senden und dann zum Drucker gehen und den Ausdruck abholen.
Fahrerloses, mobiles und Gastdrucken bedeutet, dass Sie sich nie wieder Gedanken über die Durchführung von Routineaufgaben an Ihrem MPS machen müssen.
Zum Mitnehmen
Ihr Unternehmen verfügt wahrscheinlich über ein MPS oder zumindest über einNetzwerk Druckern, Scannern und Kopierern, doch die meisten nutzen diese Geräte nicht optimal, optimieren sie nicht und schöpfen ihr Potenzial nicht voll aus. Eine Lösung wie MyQ tut genau das. Tatsächlich wissen 90 % der Unternehmen nicht, wie viel sie für Drucken und Kopieren ausgeben, IT-Abteilungen verbringen bis zu 20 % ihrer Zeit mit der Verwaltung ihres MPS, und 65 % der gedruckten Dokumente landen im Papierkorb.
Vorausschauende Unternehmen wissen, dass die Optimierung von Arbeitsabläufen den Gewinn steigert, die Mitarbeiter zufriedener macht und die ohnehin schon stressigen Aufgaben der IT-Abteilungen erleichtert. Sie wissen, dass es die Details sind, die den Unterschied ausmachen und ihnen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen.