Erschwingliches Druckmanagement für KMU

Auch wenn Text auf Papier langsam an Beliebtheit verliert, schätzt die IDC-Marktforschung, dass bis zum Jahr 2025 weltweit immer noch bis zu 4,4 Millionen Seiten pro Minute gedruckt werden. Unabhängig davon, ob es sich um einen großen Konzern oder ein kleineres Unternehmen handelt, werden die Menschen auch weiterhin auf Drucker zurückgreifen, um ihre Notizen und Buchhaltungsunterlagen zu erstellen.

Was die Umsetzung angeht, haben kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die nicht in teure IT-Infrastruktur investieren möchten, nun die Möglichkeit, ihre Sicherheit und ihr Drucken einer flexiblen Cloud-Lösung anzuvertrauen. Hinzu kommt die Frage nach dem Standort, da mobile und hybride Mitarbeiter die Grenzen des traditionellen Büronetzwerks ausreizen.

Bringen Sie die Drucker unter Kontrolle

Wenn ein Unternehmen die Kontrolle über seine Druckvorgänge behalten möchte, überträgt es die Verwaltung der Druckaufträge häufig einerDrucklösung. Diese Software sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Dokumentenverarbeitung auf (Multifunktions-)Druckern, vereinfacht deren Steuerung, sichert Druckaufträge und hilft bei der Kosten- und Wartungsabrechnung. Diese lokalen Drucklösungen erfordern oft Investitionen in einen Druckserver und eine robustere IT-Infrastruktur. Dies kann KMU zögern lassen, ob sich die Investition in ein solches System lohnt.

Ein Ad-hoc-Ansatz beim Drucken kann jedoch zu erheblichen weiteren Kosten führen. Diese können in Form von Datenlecks bei unsicheren Druckern oder in Form von verlorenen Arbeitsstunden anfallen, die die Nutzer mit der mühsamen Einrichtung von Druck- und Scanparametern verbringen, anstatt produktiveren Tätigkeiten nachzugehen. Die Antwort auf eine kostengünstige, sichere und flexible Dokumentenverarbeitung liegt in Cloud-Technologien (nicht nur) für kleinere Unternehmen.

Mobile Bewegung in die Wolke!

Die Popularität der Cloud nimmt weiter zu - kein Wunder. Sie ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsprozesse und Daten auf die Server eines anderen Unternehmens zu übertragen, was ihnen Kopfschmerzen und Kosten in der IT-Abteilung erspart. Mit der Cloud-Migration entfallen einige der Kosten für die Druckinfrastruktur, und sie können das Druckmanagement als Dienstleistung abonnieren. Und da hybride Arbeitsformen - mit Mitarbeitern, die sowohl im Büro als auch außerhalb arbeiten - immer häufiger werden, ist es einfacher, die Logik eines digitalen Büros zu verstehen, in dem man sein Büro "auspacken" und sofort mit Kollegen zusammenarbeiten kann. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung.

Hier kommt MyQ Roger ins Spiel, der intelligente digitale Arbeitsplatzassistent. Es handelt sich um eineSaaS-Lösung ( Software as a Service), die Ihr Mobilgerät als Plattform nutzt. Als intuitive App für Mobilgeräte und Drucker-Dashboards bietet sie Nutzern flexible Druck- und Scanfunktionen, ohne dass eine lokale Infrastruktur oder Server erforderlich sind. Sie läuft zu 100 % in der öffentlichen Cloud und lässt sich direkt mit Ihrem Cloud-Speicher verbinden.

Es ist mobil und nahtlos 

Wie könnte also ein Cloud-basierter Prozess für die Dokumentenbearbeitung in einem KMU aussehen?

Stellen Sie sich einen kleinen Konsumgüterhersteller mit täglichen Abholungen vor. Das Backoffice erstellt am Nachmittag die erforderlichen Lieferscheine, die der Fahrer am nächsten Morgen auf dem Drucker im Lager ausdruckt. Der Fahrer übergibt die Ware an den Kunden, der den Lieferschein quittiert. Normalerweise würde der Fahrer diesen irgendwo in einem Ordner aufbewahren und am Nachmittag alles im Büro abgeben. Doch jetzt kann er dieRoger öffnen, mit einem Klick eine voreingestellte Scan-Aktion auslösen, das Dokument mit seinem Mobiltelefon erfassen und es in einem bestimmten Online-Ordner speichern, zum Beispiel imOneDrive des Unternehmens. Von dort erhält die Buchhaltung eine automatische Benachrichtigung (die sich ganz einfach mit Power Automate einrichten lässt) über die neue Datei und kann diese sofort bearbeiten.

Das ist erst der Anfang. Der Hersteller kann MyQ Roger auch nutzenRoger die Rechnung eines Lieferanten beim WareneingangRoger scannen. Die optische Zeichenerkennung (OCR) der App wandelt den Text in ein durchsuchbares PDF um und speichert es in einem Cloud-Ordner. Die Buchhaltung kann die Informationen dann einfach aus dem PDF in das Buchhaltungssystem kopieren. Vertriebsmitarbeiter können außerdem gescannte Papierdokumente (Quittungen oder bestätigte Bestellungen) während einer Geschäftsreise an den Cloud-Speicher des Unternehmens senden. Es ist sogar möglich, nach einem bestimmten Begriff in der gescannten Datei, im Cloud-Speicher oder direkt in der mobilen App zu suchen.

Auch das Drucken ist kein Problem. Nutzer können Dokumente direkt über MyQ Roger in die Druckwarteschlange stellenRoger sei es Dateien von einem Computer oder sogar direkt aus der Cloud, z. B. Google Drive – und sie an den Drucker senden. Sie können wählen, ob die Dateien direkt gedruckt werden sollen oder ob sie sie sicher per Pull-Printing abholen möchten, indem sie sich über die App am Drucker anmelden. Die Integration ist ein wesentlicher Bestandteil des Pakets, da MyQ Roger sowohl mit kostenpflichtigen Dienste Microsoft als auch mit kostenlosen Diensten wie Google Drive oder DropboxRoger .

MyQ Roger stellt eine völlig neue und flexible Möglichkeit dar, Dokumente von jedem Ort aus zu bearbeiten - und zwar ohne dass eine Infrastruktur erforderlich ist oder regelmäßige Unterstützung durch IT-Experten benötigt wird. Die mobile App ist kostenlos und es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Nutzer oder angeschlossenen Geräte. Es fallen lediglich Kosten für die genutzten Daten und eine monatliche Abonnementgebühr für jeden angeschlossenen Drucker an. Digitalisierung oder Druck, Sie haben die Wahl.

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