Dokumente im Jahr 2021 digitalisieren: Berührungslos arbeiten

In den Archiven geht der Trend weg vom Karton hin zu digitalen Ordnern, auch wenn es immer Abteilungen geben wird, die auf gedruckte Dokumente angewiesen sind. Aber es ist eine Sache, ein offizielles Papierexemplar zu haben, und eine andere, mit den im Dokument enthaltenen Informationen zu arbeiten. Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel - das Scannen und andere Prozesse, bei denen die Daten elektronisch übertragen werden. Es ist nicht mehr nötig, die Posten einer Rechnung manuell in den Computer einzugeben. Wir haben uns an automatisierte Prozesse gewöhnt und müssen nicht mehr so oft manuell eingreifen wie früher. Das ist eine gute Sache. Lassen Sie die Technik die schwere Arbeit machen - das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Sofortige digitale Transformation

 EinMultifunktionsdrucker bei der Automatisierung sehr hilfreich sein. MyQ schon immer zum Ziel gesetzt, den Nutzern das Leben zu erleichtern – wo man früher zwischen drei Dokumentaktionen wählen musste (Drucken, Scannen, Faxen), kann man heute mehrere Aktionen in einem Arbeitsablauf kombinieren. Nach dem Drücken einer Taste am Terminal scannt die Drucklösung das Dokument nicht nur ein, sondern wandelt es auch in ein bearbeitbares Format um und sendet es an einen ausgewählten Ordner, per E-Mail oder in einenCloud-Speicher , je nach WunschCloud-Speicher Benutzers. 

Diese Kette von Aktionen wird gewöhnlich als Dokumenten-Workflow. Der beschriebene Prozess kann unter der Funktion Easy Scan in MyQ X Enterprise Edition eingestellt werden, aber die Scanoptionen von MyQenden hier nicht.

MyQ X Ultimate bietet fortschrittliche Scan-Workflows, die Anbindung an 25 verschiedene Dokumentenmanagementsysteme (ECM, ERP, etc.) und die Integration einer Vielzahl von Funktionen, die eine nahtlose Verarbeitung von Dokumenten mit einem Klick ermöglichen: OCR, Unterteilung in Abschnitte, Datenextraktion, Eingabe von Daten in relevante Datenbanken und vieles mehr. Der Digitalisierungsprozess erfolgt vollautomatisch.

Praktische Scan-Workflows

Ein IT-Spezialist kann problemlos Arbeitsabläufe vorbereiten, die seinen Kollegen zur Verfügung stehen. Für Bankangestellte ist es zum Beispiel sehr nützlich, eine Checkliste mit allen Dokumenten zu haben , die mit einem Hypothekenantrag eingereicht werden müssen: Personalausweis, Einkommensbescheinigung, Bestätigung der Schuldenfreiheit, Kaufvertragsvorschlag und der Antrag selbst. MyQ X Ultimate weiß, dass all diese Dokumente in den Ordner des Antragstellers gescannt und an die Compliance-Abteilung geschickt werden müssen. Auf dem Terminal des Druckers werden sie Punkt für Punkt angezeigt und während des Scannens angekreuzt, was dem Bankangestellten die Arbeit erleichtert und Fehler und Auslassungen verhindert.

MyQ Ultimate ist ein unschätzbarer Assistent für die Digitalisierung. Allerdings muss es nach wie vor auf einem Server installiert werden, der mit Netzwerk lokalen Netzwerk verbunden ist, Netzwerk in einer sogenannten privaten Cloud, was es zu einer On-Premise- (lokalen) oder privaten Cloud-Lösung macht, die vor allem für größere Organisationen sinnvoll ist.

Endlich, echte Cloud 

Im vergangenen Jahr stellte die ganze Welt auf Homeoffice um, und dieser Trend führte zu einer Nachfrage nach einerflexiblen Drucklösung, die von überall aus genutzt werden kann. MyQ reagierte umgehend darauf MyQ entwickelte ein Produkt der nächsten Generation – MyQ Roger. Es funktioniert ausschließlich in der öffentlichen Cloud, was bedeutet, dass unsere Kunden weder einen physischen Server unterhalten noch eine VPN-Verbindung oder spezielle Datensicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter einrichten müssen, die von außerhalb des Büros arbeiten. Alles, was ein Unternehmen benötigt, sind kompatible Multifunktionsdrucker und Smartphones, die die Endnutzer ohnehin in der Tasche haben.

MyQ Roger ist ein intelligenter digitaler Arbeitsplatz-Assistent - ein virtueller Sekretär, der den größten Teil der Arbeit beim Drucken, Scannen und Dokumentenmanagement übernimmt. Er ermöglicht die berührungslose Druckersteuerung über eine mobile App, das Scannen in beliebte Dienste (wie OneDrive) und die Ausführung von Standard-Workflows. Der Benutzer kann seine Roger an seine Bedürfnisse und Arbeitsgewohnheiten anpassen. 

Der Trend des Jahres 2020 wird sich höchstwahrscheinlich auch in diesem Jahr fortsetzen. In unserem Arbeitsleben werden wir die Flexibilität brauchen, so viele Aufgaben wie möglich von mobilen Geräten aus zu erledigen. MyQ weiß das und bietet den Nutzern Werkzeuge für eine schnelle und effektive Digitalisierung, bei der alles mit nur einem oder zwei Klicks verfügbar ist. Auf diese Weise müssen sie ihre Zeit nicht mit banalen Tätigkeiten vergeuden und können sich auf kreativere Aufgaben konzentrieren, bei denen Maschinen und KI (noch) versagen. 

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